Após a implementação na plataforma, a empresa diminuiu em mais de 80% o tempo destinado a prestação de contas das viagens corporativas

Com o objetivo de melhorar a eficiência das atividades administrativas, a SMAR APD,  empresa que desenvolve soluções para a gestão pública e para processos de cobrança digital, tem apostado na expertise do VExpenses para aumentar a produtividade durante o processo de gestão e prestação de contas das despesas corporativas.

Durante quatro anos, a empresa diminuiu em mais de 80% o tempo dedicado a executar todo o processo de prestação de contas das viagens corporativas. Atuando em diversos estados brasileiros, a Smar tem muitos colaboradores que precisam realizar visitas à clientes em viagens que duram vários dias.

Devido a grande quantidade de despesas com cartões corporativos, hotéis e passagens  geradas durante essas viagens, a SMAR APD  sentiu a necessidade de investir em soluções mais tecnológicas para otimizar seu processo de prestação de contas, através da automação  do registro de despesas e elaboração dos relatórios de viagens.  

“Essa prestação de contas levava pelo menos meio período. Quando a gente viajava durante a semana, a segunda de manhã era praticamente só para fazer a prestação de contas. Juntar todas as notas, somar para ver se os valores batiam e verificar quanto que a gente realmente precisava devolver ou não, ia pelo menos meio período.” Conta Jayny Cunha, analista de implantação da SMAR APD. 

Mas, os resultados para a SMAR APD foram além da eliminação dos problemas com erros de preenchimento das informações e da economia de mais de 90% do tempo gasto na produção dos relatórios de viagens. A digitalização do processo e dos comprovantes fiscais também representou um grande ganho de eficiência para a gestão financeira da empresa. 

“Antes a gente tinha que ir em um arquivo buscar todos os relatórios, que eram físicos, para ter essas informações. Então se alguém perguntasse para a gente quanto foi gasto em determinado projeto, a gente não tinha informação de forma rápida.” Relata Juliana Teles, analista administrativo da SMAR APD. 

Assim, fora as facilidades para a área financeira, os colaboradores de outros departamentos também puderam usufruir dos benefícios do novo processo, pois evitaria erros de cálculos, uma vez que com o próprio celular no aplicativo do VExpenses, o colaborar fotografa a nota, classifica os gastos por tipo de despesa e o sistema realiza toda a conta de forma automática.  

“Quando recebemos o interesse da companhia de utilizar a nossa tecnologia, fizemos contato com os responsáveis e após algumas análises identificamos os principais gargalos e dores da área financeira da SMAR APD. Posteriormente a isso disponibilizamos algumas funcionalidades para que eles pudessem testar gratuitamente e experimentar as vantagens de centralizar todas as informações em uma única plataforma completa de gestão de despesas, como é o VExpenses. A economia de tempo, a fácil obtenção dos dados contidos nos relatórios, não só tem um impacto na produtividade de todos os colaboradores envolvidos no processo, como também na lucratividade da empresa.”, finaliza Thiago Campaz, CEO e co-fundador do VExpenses. 

Foto: Jayny Cunha, analista de implantação da SMAR APD