ERP é muito mais que sistemas de gestão empresarial, é um conceito da administração moderna que remete a organização e gerir os recursos da empresa.

Esclarecer os principais pontos necessários para você entender o que é software ERP que cada vez se torna mais necessário.

1. A História do ERP e como tudo começou?

A história nos conta que no fim dos aos 50 já existia um modelo de software de gestão, que demandava tempo e muito dinheiro, porque todo o trabalho ainda era realizado de forma manual.

Quando chegamos aos anos 70, já existia um conceito de MRP (Material Requirement Planning, ou planejamento de recursos de manufatura), que nos anos 80 se transformou em MRP II, ferramenta responsável por controlar outros sistemas do processo de fabricação.

Mas o que de fato significa um sistema de gestão ERP? 

Na prática ele é um software corporativo, que tem como principal finalidade oferecer um suporte para que as empresas possam ter controle total de suas informações. Com ele o usuário pode integrar e gerenciar dados, recursos e processos para que desse modo, as empresas tenham maior assertividade na tomada de decisão e sucesso nos negócios.

O software foi pensado para tornar mais simples os processos operacionais de uma empresa. Ele é capaz de agregar inteligência, segurança e qualidade para as informações, integrando diferentes departamentos. Desse modo, a partir de determinada necessidade, é possível poupar tempo já que a ferramenta consegue realizar a automatização das atividades. 

Para o setor de varejo, por exemplo, o software pode garantir o controle de estoque, de custos, de prazos, e inclusive o controle de pessoal, que pode ser utilizado em qualquer área de negócio independentemente do tamanho da empresa.

Com o avanço das tecnologias, as formas de gerir também foram sofrendo alterações e tiveram que se adaptar a um novo cenário. Atualmente existem diversos tipos de ERP disponíveis no mercado. Embora conhecer os tipos seja importante para que a empresa saiba qual escolher, inicialmente é preciso de fato olhar para dentro da instituição e compreender quais são as demandas de maior importância, para que a partir daí, a busca se torne mais efetiva.

2. O que é ERP (Enterprise Resource Planning)?

ERP, é uma sigla em Inglês que significa Enterprise Resource Planning , que nada mais é, em português que; Planejamento dos Recursos da Empresa e também conhecido como sistema integrado de gestão..

Então com base em toda a explicação acima, podemos entender que o software de gestão é um sistema de informática responsável por cuidar de todas as operações diárias de uma empresa, desde o Faturamento até o balanço contábil, de Compras a fluxo de caixa, recursos humanos, vendas, finanças, geração de nota fiscal, de apuração de impostos a Administração de Pessoal, de inventário de estoque às contas a receber, do ponto dos funcionários a controle do maquinário da fábrica, enfim, todo o trabalho administrativo e operacional feito numa empresa.

Que permita entender melhor a gestão da empresa, com todas as informações estratégicas que permitem aumentar a eficiência tornando em tempo real a tomada de decisão assertiva.

Veja aqui o fluxo macro-processo de um ERP

3. Como é dividido um software ERP?

De forma simples, um software ERP em sua maioria é dividido em 3 camadas; Aplicação (o sistema propriamente dito), Configuração/Painel de controle e Framework de desenvolvimento.

• Aplicação: Nesta camada temos o software ERP com as suas funcionalidades, processos, cadastros (formulários divido em campos) e demais dados necessários para a operação da empresa. Os dados gerados na camada Aplicação devem ser armazenados de forma lógica no Banco de Dados (Possivelmente algum software ERP tenha que acessar o Banco de Dados por um mecanismo de conexão, não sendo uma conexão nativa);

• Configuração/Painel de controle: Todo software ERP deve ter uma camada onde é possível configurar/parametrizar o sistema e também customizar/personalizar o ERP, para isso é necessário uma camada de construção de novo código-fonte e sua compilação, para que assim, estas novas funcionalidades desenvolvidas, fora do ERP padrão, estejam disponíveis na aplicação;

• Framework de desenvolvimento: Onde temos os códigos-fontes, tabela de banco de dados e onde é possível desenvolver novas rotinas, aplicar atualizações e gerenciar o código personalizável, tudo que foi desenvolvido fora do padrão.

Não estamos tratando aqui da camada do Sistema Operacional, essencial para que o ERP seja executado, que para a empresa é essencial.

Neste vídeo abordamos de forma clara o que é ERP, clique e assista

4. Por que o software ERP é modular?

Na sua maioria o software ERP é dividido por Módulos. Os Módulos refletem 2 Visões; A Visão departamental e a visão por segmento.

Visão Departamental: Módulo Contábil, Financeiro, Compras, Faturamento, Estoque entre outros, com esta visão é possível manter os processos de cada departamento dentro do mesma tela, facilitando a vida dos usuários e o controle sobre eles, pois não teremos pessoas não envolvidas com o processo de folha de pagamento acessando este tipo de informação, nem funcionários da produção com acesso a lançamentos contábeis.

Visão por Segmento: Avaliando os segmentos das empresas, claramente temos a ciência que cada uma tem suas particularidades, e neste caso, a visão departamental atende a especificações gerais, mas são necessários módulos para atender unicamente algum processo do segmento, por exemplo, uma empresa de Plano de Saúde tem um processo específico que visa atender apenas as suas atividades, diferente de uma empresa de comércio exterior que terá que executar processos de despachos aduanas, por exemplo, neste caso podemos ter módulos específicos para segmentos de mercado, chamados Verticais.

Os Módulos com a visão departamental visam suportar módulos Verticais na execução das rotinas padrões e que pouco muda de empresa para empresa, como Contabilidade, Contas a Pagar e Receber, por exemplo.

Mesmo o ERP sendo dividido por Módulos, os seus dados são armazenados de forma única, independente do módulo que acessará.

5. Qual o objetivo do ERP?

O ERP tem como objetivo organizar o trabalho numa empresa. Um ERP registra informações referentes a clientes, fornecedores, funcionários, produtos, vendas, compras, pagamento, impostos entre outras.

A forma como estes registros se "conversam" faz parte do desenho de processos do ERP, é neste momento que o ERP tem a função de ser um integrador de processos com base nas regras de negócios e definições parametrizadas pela empresa.

Claro que o ERP faz muito mais pela empresa, ele mantém todos os dados registrados e com base nestes dados é possível trabalhamos informações mais abrangentes e refinadas, tais como; "Qual nosso produto mais vendido, Quem é o melhor cliente da empresa, Qual época do ano mais se vende determinado produto, Qual a margem do meu produto" com o registro correto dos dados temos informações importantes sobre o negócio, aumentando a competitividade no mercado. 

Com base no exposto acima, o ERP organiza o trabalho na empresa aplicando regras de negócios e parâmetros definidos para atender os processos e tarefas diárias feitas pelos funcionários das empresas.

6. ERP personalizado ou pré-projetado

O Dependendo do tamanho, a empresa pode optar por instalar um ERP personalizado, capaz de atender às necessidades mais pontuais da instituição. 

Esses tipos de programas possuem funcionalidades específicas que podem ser sugeridas pela empresa em questão. Contudo, o custo dessas aplicações pode ser alto, portanto, a maioria das pequenas e médias empresas tendem a optar por soluções padrão ou pré-projetadas. 

Neste caso, encontrar um fornecedor que atenda às necessidades da empresa se torna uma tarefa mais complexa, e o período de adaptação pode ser estendido consideravelmente. 

É importante destacar que existem soluções pré-definidas que possuem uma estrutura modular, de modo que o usuário possa adicionar ou remover funções de acordo com suas preferências. Portanto, é importante que o usuário analise as diferentes opções disponíveis, para que possa encontrar a que melhor atende às necessidades da empresa.

7. ERP Local ou ERP na nuvem , ou em ERP em cloud

O Ao implementar uma ferramenta de gerenciamento, esse é um dos pontos que toda empresa deve ter em mente. Os ERPs podem ser agrupados entre o modo de hospedagem no servidor local ou na nuvem. 

A diferença entre eles é que as soluções locais limitam o uso de software no dispositivo em que for instalada, enquanto o modo Cloud, possibilita acesso ao programa de qualquer lugar e a qualquer momento, por meio de qualquer dispositivo com conexão à internet. 

Por outro lado, ao hospedar um software na nuvem, é preciso saber que as informações serão armazenadas nos servidores em nuvem do provedor e não nos da empresa. Fato que acaba refletindo em uma grande economia de espaço. 

Da mesma forma, as soluções em Cloud permitem que o usuário faça cópias de backup dos dados automaticamente, o assegurando assim, a proteção das informações e sua recuperação em todos os momentos. 

Para escolher entre as duas modalidades, é importante que a companhia se pergunte se tem a necessidade de acessar dados de qualquer lugar e se a segurança das informações é uma prioridade para você. 

Nesse caso, o ideal é que você opte por um ERP Cloud. No entanto, se você preferir controlar os dados, talvez prefira um software local.

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8. Como o software ERP é utilizado atualmente nas empresas?

Segundo pesquisas realizadas pelo Aberdeen Group (consultoria americana) estima-se que apenas 27,6% das funcionalidades disponíveis no software ERP são utilizadas.

Ou seja, podemos afirmar com base na pesquisa acima que 73,4% das funcionalidades de um sistema integrado de gestão não são utilizadas.

Atualmente no Brasil e na América Latina, o ERP é utilizado de forma simples , ou seja, muitas funcionalidades e rotinas não são utilizadas, por desconhecimento ou dificuldade de organização interna das empresas.

A maturidade de gestão das empresas com o ERP ainda é tímida e com foco principal em processos básicos de organização, ainda assim nestes processos, com alto índice de retrabalho e não-confiabilidade dos dados gerados.

Um dos maiores percalços para que as empresas utilizem o ERP de forma mais ampla e com maiores resultados é a correta operacionalização dos processos básicos, processos geradores de dados, como por exemplo; a entrada e saída de matéria-prima do estoque, se este processo estiver rodando de forma eficaz, a acuracidade da quantidade em estoque no momento do inventário seria altíssima, por exemplo; o sistema informa que temos 100 peças e na contagem física confere-se que temos 100 peças mesmo, com base em informações corretas, podemos;

• Comprar matéria-prima com base na avaliação da média de consumo;
• Calcular a curva ABC de matéria-prima;
• Calcular a quantidade de estoque de segurança entre outros;

E no momento do reabastecimento teríamos a tranquilidade sobre a quantidade a ser comprada é realmente a necessária, evitando assim, desembolsos financeiros desnecessários.

9. Quais os principais benefícios atingidos pelas empresas com a utilização do ERP?

Os principais benefícios que as empresas têm com implantações bem-sucedidas de ERP são os seguintes; Redução de estoques 32%, Redução de Pessoal 27%, Aumento de produtividade 26%, Redução no tempo de ciclo de ordens de produção. 20%, Redução no tempo e no ciclo de fechamento contábil/financeiro 19%, Redução nos custos de TI 14%, Melhoria nos processos de suprimentos 12%, Melhorias na gestão de caixas 11%, Aumento em receitas / Lucros 11%, Melhoria em Transportes / Logística 9 %, Melhorias em processos de manutenção 7 % e Entrega no Prazo 6%.

Fonte: Colangelo Filho (2001, p.53) 

10. Satisfação das empresas atualmente com o uso do ERP ?

Com base na pesquisa Panorama do Mercado de ERP no Brasil, feita pelo Portal ERP, em 20190, as empresas de forma geral estão satisfeitas com seus sistemas de gestão, com aproximadamente 10% das empresas avaliando a mudança ou substituição do seus software.

Saiba também como Selecionar Fornecedores de ERP e formas de Contratação de Sistemas ERP usadas pelo mercado

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