A empresa otimizou sua gestão orçamentária para ganhar agilidade nas análises e na tomada de decisões

A pandemia de Covid-19 pegou todo mundo de surpresa. Vivenciando uma crise sanitária que perdura há mais de 1 ano, a área da saúde sofreu grandes impactos ao enfrentar um vírus desconhecido enquanto deveria responder às demandas de forma rápida e adequada.

Diante de tantos desafios, a Unimed Santa Catarina é um exemplo do que pode ser feito de melhor na gestão da crise que estava iminente. Com um aumento de 90% das internações no primeiro semestre de 2021 em comparação ao mesmo período de 2019, a Unimed SC conta com uma ferramenta de gestão orçamentária para auxiliar no planejamento da empresa, de forma a suprir as necessidades dos planos de saúde.

Israel de Oliveira, Controller da Unimed Santa Catarina, conta que antes o acompanhamento era feito com planilhas carregadas de dados. Todo o processo levava em média 2 meses para ser concluído. A partir de 2018, com a introdução de um software de planejamento orçamentário, isso tornou-se mais ágil.

“Com a implantação do Software Plano, através dos modelos pré-definidos, liberamos a ferramenta para os gestores e colocamos data limite. O próprio software sinaliza o prazo final para envio das informações que após inseridas no sistema são analisadas. Com base nesses dados, projetamos os cenários. Todo o nosso processo de planejamento orçamentário é executado em 2 semanas.” (Israel de Oliveira - Controller da Unimed Santa Catarina)

Outra dificuldade identificada pela Unimed SC era a necessidade de segregar os arquivos no servidor, além de realizar uma série de procedimentos para inserir informações no sistema. Na ferramenta adquirida é possível realizar projeção de cenários e planos de ação para minimizar os impactos econômicos durante este período, como aponta Israel:

“Sem dúvida a ferramenta de gestão orçamentária foi e está sendo muito utilizada para acompanhar os impactos econômico-financeiros. Com base nas informações apresentadas nas cerimônias mensais, são gerados planos de ação para mitigar os desvios.”

Nesse sentido, vale ainda ressaltar a importância da projeção de cenários para as organizações, sobretudo para alcançar as metas esperadas pela gestão estratégica. Com o planejamento econômico como aliado, é possível projetar cenários de forma mais eficiente. Os recursos disponíveis no Software Plano permitiram à Unimed SC potencializar os resultados e facilitaram a elaboração de processos durante a crise. Sobre isso, Israel comenta:

“A utilização do software Plano foi indispensável no nosso planejamento orçamentário, principalmente pelas revisões orçamentárias e a projeção de cenários de forma dinâmica.''

Ainda sobre gestão e planejamento orçamentário, o Controller da Unimed SC elenca três dicas na elaboração e execução de planos para 2022:

1- Faça no mínimo 3 cenários (otimista, realista e pessimista), mensalmente acompanhe a evolução e, se possível, faça revisões mensais no cenário realista para detectar possíveis desvios da sua meta orçamentária;

2- Planeje considerando o modelo base zero. Isso será fundamental para retirar da projeção os impactos da pandemia e detectar desvios;

3- Com as oscilações inflacionárias, construa o orçamento onde seja fácil aplicar o reajuste da inflação, tanto nas contas de receitas quanto de despesas.

Na Unimed Santa Catarina, a atual dinâmica para realizar o planejamento, assim como as novas ferramentas, contribui para o desenvolvimento dos processos. A partir disso, Israel conclui:

“Fazer o planejamento orçamentário não é mais opcional, mas sim uma prática para empresas que buscam se destacar perante os seus clientes.”