O orçamento matricial realizado com o Software Plano permite a redução de despesas e a melhor aplicação dos recursos com mais segurança e transparência

Embora o processo de Gestão Matricial de Despesas (GMD) seja aplicável em todos os segmentos, alguns obtêm benefícios a mais com a prática dessa metodologia. Fazem parte desse cenário, no qual o uso do GMD é transformador, os segmentos industrial, logístico, educacional e operadores de saúde.

Em função das particularidades desses negócios, Gabriel Polita, gerente do setor de Customer Success (CS) da AllStrategy, explica:

“As empresas que mais se beneficiam da metodologia GMD são aquelas onde as despesas e custos fixos têm alto impacto no resultado e precisam ser controlados de perto”.

É neste sentido que a escolha do orçamento matricial para áreas em que seus custos de produção são a base do planejamento - indústrias, por exemplo -, se destaca entre as demais.

Para companhias que atuam em segmentos em que o planejamento orçamentário necessita de acompanhamento e controle constantes, o GMD é uma ótima solução, pois permite um orçamento mais participativo e detalhado, além de tornar os processos internos mais transparentes. Ainda, é possível preparar a gestão para desvios de rota, de forma a evitar que o planejamento orçamentário seja comprometido e impacte os resultados financeiros da empresa.

“Financeiramente, o GMD permite o controle mais preciso do orçamento, pois os desvios devem ser justificados e tratados através de planos de ação, assim que ocorrem. Processualmente, a empresa que adota o GMD tem um orçamento participativo, detalhado e transparente” - completa Gabriel Polita.

Áreas como comunicação e mídias também conseguem otimizar suas despesas com a gestão orçamentária orientada à metodologia GMD. São segmentos que possuem gastos variáveis como viagens, deslocamento e horas-extras, que podem gerar um déficit orçamentário se não forem bem planejados.

Nestes casos, a escolha da gestão matricial de despesas terá como foco a otimização de recursos, e precisará contar com profissionais capacitados para o gerenciamento e controle das despesas.

“A empresa que opta por utilizar o GMD para a criação e acompanhamento do orçamento tem como objetivo ‘gastar melhor’. Ao invés de centralizar o controle das despesas na controladoria, a metodologia permite que especialistas em cada tipo de despesa aprovem e controlem o orçamento” - comenta Gabriel.

A fim de garantir que o orçamento seja seguido à risca, o gerente do setor de CS da AllStrategy aponta que é essencial que as despesas sejam aprovadas e acompanhadas por responsáveis aptos. Ele explica como isso funciona ao aplicar o GMD:

“O gestor da área de TI, por exemplo, vai aprovar e acompanhar o orçamento das despesas de TI de todas as outras áreas. E este orçamento deve ser seguido à risca, caso contrário, o gestor da entidade terá que justificar cada desvio ou economia”.

Para que a Gestão Matricial de Despesas seja ainda mais eficiente e vantajosa para a empresa, automatizar o processo torna-se fundamental, e o Software Plano, da AllStrategy, já possui um módulo desenvolvido especificamente para GMD, com base nas melhores metodologias do mercado, além de também contribuir para todo o planejamento estratégico e orçamentário. Gabriel Polita ainda complementa:

O Plano consolida automaticamente o orçamento de todos os gestores de pacote e entidades, justificativas e planos de ação, eliminando o fluxo de planilhas e garantindo a segurança e agilidade ao processo.

O sistema ainda atua como um grande facilitador na consolidação dos resultados e na colaboração entre os setores, que na Gestão Matricial de Despesas se faz ainda mais necessária, favorecendo o planejamento orçamentário de alta performance, e que já impacta muito positivamente a gestão de inúmeras grandes empresas.