Hidrovias do Brasil aprimora gestão de despesas com software de gestão empresarial

SAP Concur contribuiu para a transformação digital e fortaleceu políticas internas de reembolso e compliance

A Hidrovias do Brasil, empresa de soluções logísticas integradas, que atua com foco no transporte hidroviário em toda a América Latina, contratou o SAP Concur Expense, para modernizar o processo de gestão de despesas de seus funcionários em todo o Brasil.

A plataforma ajudou a companhia a reduzir em mais da metade o tempo gasto nos relatórios mensais e a consolidar a política interna de reembolso.

Antes da implementação, o fluxo de reembolso envolvia a abertura de chamados em uma ferramenta não integrada ao ERP, planilhas e digitalização manual de recibos enviados para a análise da tesouraria, responsável pela conferência de cada item. Um processo que, segundo Allan Favaron, coordenador de Sistemas SAP na Hidrovias do Brasil, demandava trabalho manual e muito tempo das áreas envolvidas.

“Somos clientes da SAP desde 2014 e quando fomos procurar uma solução para despesas no mercado, o Concur Expense ganhava em todos os aspectos analisados, principalmente por já possuir integração com serviços diferenciados, como os aplicativos de transporte, e por ser uma plataforma amigável para o usuário.”, explicou o executivo.

Desde o início da parceria, em 2019, a Hidrovias do Brasil tem informado ganhos no fluxo de reembolso, com destaque para a redução no tempo de processamento. Atualmente, a empresa leva uma média de 78 horas mensais para análise de 200 relatórios de despesas. Antes, eram 186 horas para o mesmo trabalho.

A experiência dos usuários também foi um diferencial, uma vez que não foi mais necessário guardar os comprovantes e recibos de cada despesa, e as informações poderiam ser facilmente registradas no aplicativo. Esse mecanismo ajudou a fortalecer a política de reembolso da companhia. Segundo Allan Favaron, a eliminação de etapas burocráticas e manuais, e a visualização de todo o fluxo, de lançamento à aprovação, trouxe mais transparência e maior alinhamento ao compliance. 

“O Concur Expense permitiu que a Hidrovias do Brasil registrasse uma diminuição significativa das horas necessárias para análise de relatórios e ainda contaram com a rápida aceitação de uma nova ferramenta por sua equipe. Esses são alguns dos resultados que mostram como a automatização de tarefas simplifica a vida dos colaboradores e traz ganhos que vão além de aspectos processuais, com impactos diretos nos resultados da organização.”, complementou Valéria Soska, diretora geral da SAP Concur.