Conheça os principais tipos de ERP e evite prejudicar o crescimento do seu negócio

Há, no entanto, no mercado, empresas de todos os portes, modelos e maturidades. Há as que estão iniciando (startups), há...

Há, no entanto, no mercado, empresas de todos os portes, modelos e maturidades. Há as que estão iniciando (startups), há as que vieram do mundo físico onde já estão consolidadas e apostam no e-Commerce como alternativa para crescimento e perenidade, há as que iniciaram no e-Commerce e agora enveredam no mundo físico para consolidar sua posição omnichannel, há as que estão com restrições de crescimento em determinado canal, mas que em outros canais vão muito bem. Há, portanto, os cenários mais diversos.

Quando observamos diversas empresas nesses cenários e consideramos a influência dos sistemas ERP nessas empresas fica evidente que aquelas que utilizam os sistemas de gestão como base para apoiar as estratégias de planejamento e gerenciamento amadurecem mais rapidamente e obtém resultados mais consistentes. 

Por outro lado, quando observamos empresas que utilizam: sistemas ERP legados (muito antigos e com tecnologias obsoletas); sistemas engessados; sistemas gratuitos; back offices; e sistemas verticalizados para apenas um canal de negócio, constatamos que essas empresas limitam seu crescimento, normalmente estão reféns de processos antiquados e/ou engessados e tem dificuldades para fazer mudanças de processos de forma rápida e consistente.

Desdobrando sobre esse assunto, consideraremos alguns pontos importantes sobre como os sistemas de gestão podem contribuir para o crescimento dos negócios e como determinados sistemas podem limitar tal crescimento. 

1 ? ERP LEGADO

Sistema ERP legado é aquele software que foi construído com tecnologia antiga e que não passou por evoluções que permitam acompanhar o crescimento da empresa.

De forma geral, esses ERPs tem as seguintes particularidades que limitam o crescimento das empresas:

- São sistemas que utilizam tecnologias velhas e/ou difíceis de dar manutenção. Há ERPs que se utilizam de linguagens de programação que já foram descontinuadas no mercado;

- São ERPs que tem diversas funcionalidades que são utilizadas na empresa, mas que não evolui com novas funções essenciais para atender às mudanças que a empresa está passando. Nesse sentido, são obrigadas a usar outros sistemas e/ou controles paralelos para suprir as deficiências desse ERP;

- São sistemas que precisam de tecnologias (hardware e software) antigas. Há ERPs que ainda precisam de um hardware para controlar o usuário que acessa a máquina, obrigando seus clientes a comprar tal hardware;

- São softwares difíceis de dar suporte ou de encontrar profissionais de mercado com conhecimento para dar manutenção no mesmo. Esse tipo de sistema deixa as empresas reféns de profissionais extremamente caros, mesmo o software tendo limitações para suportar todas as regras de negócio da companhia;

- São sistemas que não foram projetados corretamente para suportar o crescimento das empresas.

Os sistemas ERP nessa situação não oferecem funcionalidades simples para:

- Integrar o ERP com outros sistemas, por exemplo, com uma plataforma de e-Commerce e/ou Marketplaces;

- Inteligência na gestão dos processos. Estão amarrados às velhas parametrizações, confusas e densas, e não garantem fielmente as regras de negócio;

- Funcionalidades para medir, gerir e reagir rapidamente - premissas da melhoria contínua;

- Suas interfaces não são amigáveis. Em alguns casos, o usuário é obrigado a decorar códigos para acessar as telas e funcionalidades do sistema;

- Não integram informações de todos os canais de negócio em tempo real - há sistemas que só tem informações gerenciais no dia seguinte;

- Não estão preparados para Internet das Coisas.

2 ?  ERP ENGESSADO E ERP FOCADO EM PEQUENOS NEGÓCIOS

Sistemas ERP engessados e sistemas ERP focados em pequenos negócios lidam com paradigmas bem parecidos, embora sejam duas classes de softwares diferentes. O que ocorre comumente com esses dois tipos é que eles têm um apelo muito grande por oferta de baixo preço. Os sistemas engessados tentam ser mais baratos do que os concorrentes e os que são focados em pequenos negócios deixam claro que são muito baratos porque atendem a novos entrantes e negócios que não tem condições de arcar com os investimentos de um ERP idealizado para omnichannel.

O que muitas empresas não levam em consideração, quando contratam tais sistemas, é o fato de que no longo prazo, com a evolução do negócio, precisarão de recursos e funcionalidades que não são atendidas por esses softwares. Quando isso ocorre a empresa tem basicamente duas saídas, a saber:

- Criar controles paralelos

Esse, com certeza, é o caminho mais comum. Há inúmeras empresas que usam ERPs engessados e/ou focados em pequenos negócios que usam outros recursos, como planilhas eletrônicas, por exemplo, para cobrir as ineficiências desses sistemas.

Quando isso ocorre, deve-se lembrar que uma das premissas dos sistemas ERP é ser a ferramenta que centraliza as informações de negócio para a tomada de decisão e se as informações se tornam redundantes e dispersas em outros softwares e planilhas, esse sistema ERP não será utilizado para tomar decisões de forma correta.

- Migrar para outro sistema ERP

Esse é o pesadelo pelo qual executivos e empresas evitam passar a qualquer custo, pois a troca do sistema ERP é sempre bastante complexa e muitas vezes desgastante.

Além do dispêndio com investimentos financeiros para manter o ERP atual rodando enquanto se faz a implantação do novo sistema, há investimentos com pessoal, treinamentos, infraestrutura, aquisição do novo ERP e muitos outros.

Embora a opção de migrar seja a mais dolorosa, invariavelmente, as empresas acabam trocando seus ERPs engessados ou focados em pequenos negócios pelos novos sistemas ERP idealizados para omnichannel que são mais flexíveis e atendem a qualquer tamanho de empresa, como veremos mais adiante.

3 ? ERP GRATUITO

Nos últimos anos chegaram ao mercado alguns sistemas ERP que são ofertados gratuitamente. Para os entusiastas do grátis, essa abordagem parece ser um prato cheio, contudo, para as empresas que enveredaram por esse caminho ficou evidente a necessidade de despender valores com consultorias (empresas terceiras para parametrizar o ERP dito gratuito) ou despender dinheiro para que algum funcionário pudesse conhecer tal sistema, entender como parametrizar, fazer a implantação, colocar o software para rodar e dar manutenção. Além disso, é preciso ter ciência de que eventualmente, um ERP gratuito pode ser descontinuado e se isso ocorrer a empresa precisa trocar de sistema.

Como os sistemas gratuitos se assemelham bastante aos ERPs engessados ou aos focados em pequenos negócios, ficou evidente que a evolução de tais sistemas não é compatível com a evolução das regras de negócio e com isso as empresas rapidamente perceberam que nem tudo eram flores.

Outra particularidade de alguns sistemas ERP gratuitos é o fato deles terem sido criados em outros países/continentes e que por isso não estão tropicalizados para a complexa e densa legislação brasileira, portanto, exigiam a utilização de plugins e/ou add-ons para que o sistema pudesse fazer emissão de notas fiscais, calcular corretamente os impostos, gerar as obrigações assessórias e daí por diante.

4 ? BACK OFFICE PARA E-COMMERCE

Os back offices para e-Commerce nasceram de um gap criado pelos ERPS legados. Cerca de 10 a 15 anos atrás, quando os inúmeros e-Commerces brasileiros começaram a surgir, houve a necessidade de integrar as plataformas de e-Commerce com os sistemas ERP legados. Nessa época os ERPs não ofereciam uma forma simples de fazer a integração e os custos eram muito caros.

Foi nessa lacuna de mercado que surgiram os back offices para e-Commerce. A ideia era construir um sistema que fosse a ponte entre o sistema ERP legado e a plataforma de e-Commerce. Ainda em função dos processos serem engessados nos sistemas ERP legados, os back offices viram diversas oportunidades singulares para crescer no e-Commerce, foi então que, além de fazer a ponte entre a plataforma e o ERP , os back offices começaram a assumir diversas funcionalidades. Segue abaixo três exemplos:

- Faturamento

Os ERPs legados tem uma estrutura extremamente rígida para faturar pedidos. Em muitos casos, há sistemas que exigem que o usuário passe por inúmeras telas para fazer o faturamento e emitir a nota fiscal. Como o e-Commerce pressupõe que a logística interna (picking, packing, conferência, faturamento e despacho) deve ser ágil, os back offices assumiram a emissão das notas fiscais. As empresas fornecedoras de back offices construíram módulos e funcionalidades de faturamento que eram significativamente mais simples e rápidas do que nos sistemas ERP legados.

- Logística Reversa

No e-Commerce as transações de trocas e devoluções são constantes, o que pressupõe a necessidade de agilidade para receber as mercadorias, fazer o controle de qualidade para garantir que tais mercadorias estejam em conformidade, realizar a troca e/ou dar o crédito para os consumidores. Ocorre que os sistemas ERP legados são extremamente complexos para realizar esses trâmites. Em alguns casos uma troca passa por quatro ou cinco departamentos distintos, que utilizam diversas funcionalidades do ERP e demoram dias para solucionar a questão. Os back offices, percebendo essa fragilidade dos sistemas ERP legados criaram funcionalidades simplificadas para que trocas e devoluções ocorressem de forma mais ágil e mantendo toda a segurança desse processo.

- Cadastro de Produtos

Os ERP legados nunca se preocuparam com o detalhamento dos cadastros de produtos. Cadastrar produtos nos sistemas legados levava em consideração, basicamente, uma descrição que sairia em impressos (romaneios, pedidos, notas fiscais), que serviria para realizar filtros e buscas no sistema e para a impressão em relatórios. Com o advento de inúmeros canais da Omniera, como o e-Commerce e Marketplaces, por exemplo, que exigem textos bem elaborados para descrever os produtos, a forma de usá-lo, ou suas principais aplicações, os back offices se beneficiaram da possibilidade de permitir que cadastros básicos fossem integrados dos sistemas ERP legados, passando assim por um processo de enriquecimento das informações necessárias aos e-Commerces e Marketplaces. 

Dessa forma, os back offices passavam a ter informações de produtos muito mais relevantes do que os  ERPs legados e com isso esses  sistemas tornaram-se importantes para diversas empresas.

O que precisamos concluir sobre back offices é que eles não nasceram para ser sistemas ERP, pois não tem todas as funcionalidades necessárias para tal, mas são ferramentas que se utilizadas conjuntamente com os ERPs legados tem seu valor.

5 ? ERP VERTICALIZADO PARA VAREJO FÍSICO

Outra classe de sistemas ERP são aqueles que se dizem verticalizados para o varejo. Via de regra tais sistemas têm basicamente um PDV - sistema do Ponto De Venda - e uma retaguarda - sistema onde a empresa gerencia cadastros, financeiro, estoques e compras. Esses ERPs, por serem bem baratos, simplistas e limitados, são utilizados por lojas físicas e por redes de franquias. Embora não tenham camadas consistentes de planejamento e gestão, tais ferramentas se especializaram na operação das lojas físicas contendo funcionalidades específicas para promoções, controle de comissões de vendedoras e gerentes, dentre outras particularidades das lojas e redes de franquias.

Com o advento dos canais da Omniera, especialmente e-Commerce e Marketplaces, os sistemas verticalizados para o varejo físico estão passando por um turbilhão, já que o omnichannel pressupõe que o consumidor possa comprar em qualquer canal, trocar em qualquer canal independentemente de onde tenha comprado e sempre com uma experiência de compra muito satisfatória. Como os sistemas verticalizados para o varejo físico não nasceram com a premissa de integrar com as lojas online ou facilitar os tramites necessários para uma empresa que atua com omnichannel, esses sistemas estão criando, ainda que de forma não natural, novos processos para atender tais necessidades.

6 ? ERP IDEALIZADO PARA OMNICHANNEL

A mudança comportamental do consumidor trouxe a necessidade de sistemas ERP que contemplam todos os canais de negócio, inclusive lojas físicas próprias e redes de franquias.

Tal mudança sugere dentro das empresas a avaliação para uma migração de um dos sistemas citados anteriormente  para a nova tecnologia e para os novos entrantes, que já iniciem suas operações com ela

Dentre uma série de características, estas novas plataformas proporcionam um conjunto de avanços :

• Estão prontos para integrar de forma consistente com qualquer plataforma de e-Commerce, Marketplaces, Aplicativos e outros sistemas para que a empresa consiga facilmente atuar no máximo de canais possíveis;

• Estão prontos para a integração com os mais diversos meios de pagamento para facilitar o pagamento e a conciliação das vendas;

• Estão preparados para a integração com os mais diversos sistemas de antifraude, desde os mais comuns no varejo físico como os mais sofisticados no varejo online;

• Estão prontos para integrar com transportadoras, Correios e gateways de fretes para simular fretes e também para realizar a conciliação dos fretes, dando 100% de visão sobre os valores dos fretes contratados e dos valores realmente pagos, aferindo eventuais cobranças divergentes;

• Estão prontos para planejar e gerir estoques de forma avançada contemplando processos como Cross Docking, Drop Shipping, Estoques Compartilhados por vários canais de negócio, WMS próprio e etiquetas inteligentes RFID.

• Oferecem uma completa solução para planejamento e gestão de compras com modelos como Compra recorrente, Open to Buy Planning, Retail Inventory Method, Gestão por Categorias e Calendário de varejo 454;

• Permite a personalização dos fluxos dos pedidos de venda através de um competente OMS - Order Management System que utiliza BPM - Business Process Management para desenhar as regras de negócio e garantir que as mesmas foram executadas fielmente;

• Permite, através do módulo de manufatura e transformação de produtos, que a empresa venda itens personalizados atendendo todas as prerrogativas fiscais e de compliance;

• Oferece a oportunidade de as empresas implementarem conceitos de O2O - Online to Off-line - onde o consumidor compra produtos e serviços online, através de um e-Commerce e/ou aplicativo, para usufruir dos produtos e serviços em lojas físicas - é o caso de ingressos, shows, restaurantes, taxis, etc;

• Oferecem PDVs omnichannel que permitem aos lojistas atender e fechar as vendas sem a necessidade de o cliente ir ao caixa, mas também permitem vendas itinerantes;

• Oferecem a possibilidade, através da extensibilidade de software, dos usuários do ERP criarem seus próprios campos, telas, consultas e até módulos inteiros sem depender do fornecedor do ERP;

• Permitem que o usuário do ERP decida se quer adquirir o ERP no formato on premise onde adquire as licenças de uso e fica responsável por manter a infraestrutura do ERP ou contratar o ERP no modelo SaaS onde apenas aluga o software e não precisa se procurar com a infra. A premissa básica desse modelo é que o ERP seja 100% cloud.

• A questão que fica, para concluirmos esse artigo é: E o ERP adotado por sua empresa? Ele limita o crescimento de seu negócio ou já possui a inteligência no planejamento, na gestão e na operação?