Como escolher o melhor sistema de gestão empresarial (ERP) para sua empresa?

Encontrar o melhor sistema de gestão empresarial pode não parecer uma tarefa fácil para a maioria dos profissionais que fazem parte do C-level de uma empresa. Porém, sem dúvidas, é um passo fundamental para otimizar a rotina de processos em um negócio.

Você deve estar se perguntando: “qual é a importância de escolher o software ERP ideal?”. Antes de obter essa resposta, vamos relembrar alguns aspectos básicos sobre o tema.

Os sistemas ERP são programas completos para gestão de empresas. Com essas ferramentas, gestores podem acompanhar, de forma integrada, dados estratégicos sobre o negócio. Tudo isso com agilidade e segurança, proporcionando uma visão global dos processos.

Sendo assim, podemos dizer que os ERPs colaboram para a gestão de negócios eficiente, auxiliando as empresas a obterem resultados escaláveis.

Com a ajuda de softwares ERP, os gestores podem, por exemplo:

• Mapear oportunidades ou vantagens competitivas;
• Tomar decisões de cunho ainda mais estratégico;
• Acompanhar os principais indicadores do negócio;
• Analisar de perto o desempenho dos seus times;
• Observar possíveis ameaças nos processos a tempo.

Neste artigo, abordaremos o processo de aprendizagem, os critérios e a seleção do melhor sistema de gestão empresarial para o seu caso. 

Como escolher o melhor sistema de backoffice para sua empresa?

Processo de aprendizagem até a escolha do ERP

Em primeiro lugar, você precisa entender que um sistema ERP é formado por 3 etapas:

1. Desenvolvimento: envolve toda a parte de programação e codificação do software;

2. Banco de dados: é onde ficam armazenadas as informações tratadas pelo sistema;

3. Interface: é como o ERP se mostra para os usuários, já com o seu layout definido.

Depois disso, é necessário diferenciar um sistema ERP na nuvem de um On-Premise.

Os ERPs na nuvem são aqueles que disponibilizam várias ferramentas em um software, possibilitando o seu uso por diversas empresas. O acesso é online e pode ser feito por aplicativos mobile, possibilitando aos gestores fazer a consulta de dados importantes a qualquer hora e lugar.

Já os sistemas On-Premise dependem de instalação nos computadores das empresas. Isso porque eles costumam ser robustos e exigir profissionais especializados para manutenção. É mais indicado para os negócios que buscam integrações entre áreas complexas.

Quais critérios devem ser levados em conta nessa escolha?

Para avaliar todas as opções disponíveis no mercado e decidir qual é o melhor sistema de gestão empresarial para o seu negócio, é preciso considerar os seguintes fatores:

• Você já elaborou o seu RFP? Sabe o que esperar desse novo software?
• Quais processos devem estar, obrigatoriamente, integrados ao sistema?
• Quantos usuários precisarão ter acesso ao software ERP no dia a dia?
• Quanto custa cada acesso? A cobrança é feita por usuário ou por grupo?
• Quão fácil é o processo de implantação do sistema? Haverá suporte?
• O sistema oferece relatórios prontos e fixos, ou é possível personalizar?
• O software pode ser customizado de acordo com o nicho da empresa?
• O que esses fornecedores podem oferecer em um segundo momento?
• Os prestadores de serviços têm credibilidade? Eles são flexíveis?
• O suporte técnico é de qualidade? É possível ter autonomia na chamada?

Ao comparar várias soluções, a grande lição aprendida é que o decisor de negócio precisa minimamente da ajuda de um especialista em inovação e tecnologia para poder decidir a compra de um ERP. Assim, a tomada de decisão consegue ser mais eficaz.

5 dicas para escolher o melhor sistema de gestão empresarial

Observar a partir das regras do negócio

É preciso conhecer muito bem sobre as necessidades da sua empresa para identificar se a solução é ou não adequada à sua realidade.

Ter paciência (muita paciência!)

Não é tão simples comparar sistemas de backoffice. Isso exige tempo e dedicação para se aprofundar no detalhe. 

A recompensa, no entanto, é uma escolha altamente assertiva.

Ter critérios bem definidos para fazer as comparações

Com os critérios que listamos do tópico acima, e alguns outros que podem partir das dores da sua empresa, é possível fazer uma pesquisa de mercado em busca do melhor sistema de gestão empresarial, garantindo uma opção que atinja às expectativas.

E tome cuidado com o shelfware!

Revisar sempre as necessidades

Um dos segredos da governança corporativa é fazer a revisão do planejamento estratégico de tempos em tempos. Assim, as metas do negócio nunca estarão obsoletas.

Considerar usabilidade da ferramenta e design

É de extrema importância que a UX e a interface do ERP sejam simples e intuitivas. Afinal, elas irão impactar diretamente na adaptação das equipes ao seu uso diário.

Quais são os principais benefícios dos sistemas de backoffice?

Entre as vantagens de contar com o melhor sistema de gestão empresarial para o seu negócio, podemos destacar:

• Centralização das informações;
• Padronização dos processos;
• Aumento da produtividade;
• Melhora no índice de satisfação;
• Aprendizagem contínua;
• Economia de tempo;
• Otimização dos esforços;
• Redução de custos;
• Criação de novas estratégias;
• Segurança de dados.