Tudo o que você precisa saber sobre sistemas ERP

Rentabilidade, qualidade, eficiência, competitividade, lucratividade, custo-benefício e resultados positivos. Essas são algumas das palavras mais lembradas quando se fala da necessidade de implantação de um sistema ERP na empresa.

Mas afinal, o que é um ERP e como ele pode auxiliar as empresas a alcançar rentabilidade, eficiência e resultados aliando qualidade e custo-benefício?

O que é ERP? ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, o que significa Gerenciamento de Recursos Empresariais. O termo foi criado em 1990 pela empresa norte-americana de consultoria Gartner para identificar sistemas de administração feitos por computador.

Dessa forma, ERP é o nome usado para designar um software de gestão empresarial. O seu objetivo é auxiliar na tarefa de organização de processos internos interligando os vários setores de uma empresa. Embora possam existir diversos tipos e modelos diferentes de ERPs, geralmente eles apresentam estrutura semelhante, reunindo todas as informações e processos de uma empresa, sendo, em suma, uma ferramenta essencial para viabilizar uma gestão eficiente e com rentabilidade.

Como um ERP pode tornar a gestão mais eficiente?

O ERP permite estabelecer relações entre os dados de diversos setores da empresa.

Uma vez que uma informação é adicionada por determinado departamento, ela é compartilhada e analisada pelos módulos que cuidam de outros setores. É dessa maneira que o ERP consegue identificar perdas, eliminar processos duplicados e descobrir onde há mais lucratividade, além de introduzir práticas de negócio que já alcançaram êxito em outras experiências de gestão.

No entanto, a eficiência gerada pelo ERP não é exatamente o resultado de uma ferramenta pronta e acabada, ela é, antes de tudo, consequência de um sistema bem utilizado pelos colaboradores e da qualidade da configuração e exploração de seus dados alinhada ao modelo de negócio da empresa.

Para qual tipo de empresa o uso de um ERP seria indicado?

Um ERP é uma ferramenta que segue padrões administrativos comuns. Dessa maneira esses sistemas podem auxiliam empresas de diferentes setores como agronegócio, distribuição, logística, serviço financeiro, educação, industrial, metalúrgica, construção civil, serviços, manufatura, entretenimento, tubos e derivados entre outros.

Por quais motivos deve ser feita a contratação de um ERP?

Primeiramente, a contratação de um sistema ERP tem um motivo central que é a introdução de melhorias nos processos de gestão. Pois, já de início, a ferramenta vai fornecer mais agilidade e controle dos procedimentos administrativos, além de permitir que colaboradores possam melhorar a produtividade e eficiência. Entretanto, há ainda muitos outros motivos para uma empresa contar com as soluções de um ERP.

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Se atente a essa informação divulgada pelo Sebrae, Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas. Segundo dados do relatório “Causa Mortis, o Sucesso e o Fracasso das Empresas nos Primeiros 5 Anos de Vida”, 24,5% das empresas fecham as portas antes de completar 2 anos de vida. Ou seja, 1 em cada 4 empresas deixam de existir após pouco mais de um ano de existência.

E quais os motivos para isso? De acordo com o Sebrae, “o relatório aponta que de 9 em cada 10 gestores que permanecem no mercado estão satisfeitos com a opção de empreender, pois, essa satisfação é derivada do sentimento de liberdade e independência, e também do retorno financeiro. Contudo, os que estão insatisfeitos com a opção de empreender reclamam de falta de lucro e dos impostos elevados, ou da falta de apoio.”

Desse modo, um dos grandes motivos além da falta de apoio e de impostos elevados é a ausência de rentabilidade. É com esse capital que as empresas conseguem realmente manter-se, pois, além de pagar suas próprias contas, elas podem ainda investir em melhorias estruturais, contratação de novos funcionários, equipamentos, planejamento para tornar-se uma empresa competitiva e reconhecida em sua área de atuação.

Como obter rentabilidade com o ERP?

Essa é uma resposta que interessa à grande maioria dos gestores. Fazer com o que um sistema ERP possa se tornar um aliado confiável e preciso trazendo resultados positivos para a empresa. Os ERPs são ferramentas de automatização baseadas em experiências de negócios que obtiveram êxito.

Claro, não são todas as ferramentas que entregam esse potencial, mas a partir do cruzamento de dados, o ERP pode informar, por exemplo, não só quais vendedores conseguiram realizar mais vendas, mas também aqueles que mesmo vendendo menos conseguiram gerar mais lucros para a empresa.

Do mesmo modo, por exemplo, antes do fechamento de uma determinada compra ou venda, o ERP pode gerar um alerta avisando que determinado parceiro permanece em dívida com a empresa. O que ativa um novo procedimento para que não haja perdas em negociações. Igualmente, o sistema de gestão pode indicar negociações que podem ser mais rentáveis gerando mais lucratividade e auxiliando na conquista de metas pré-estabelecidas.

Como um ERP pode, em pouco tempo, pagar o valor investido na ferramenta?

Muitos gestores têm receio na hora de contratar um sistema de gestão empresarial, mas geralmente os ERPs oferecem um retorno de investimento muito rápido. Isso ocorre não só pelo fato de auxiliar a empresa a adquirir rentabilidade, como também oferecer mais competitividade, redução de custos, tomadas de decisão mais assertivas, além de uma gestão mais eficiente.

Ou seja, as vantagens em termos de competitividade e possibilidades de lucro são enormes para empresas que possuem um sistema ERP e essas vantagens rapidamente começam a se traduzir em lucros. No entanto, é importante deixar claro que para alcançar rentabilidade com o apoio de um ERP e alcançar o valor investido é preciso buscar ao máximo utilizar os recursos oferecidos pela ferramenta.

Quando realizar a troca de um ERP?

1 – Quando o sistema for incapaz de oferecer ferramentas para tornar a empresa mais competitiva em seu mercado de atuação.

2 – A empresa cresceu, mas o sistema de gestão não é capaz de acompanhar esse crescimento.

3 – Quando o suporte não for capaz de atender de forma satisfatória às necessidades da empresa.

4 – Dificuldades de adaptação e de ferramentas adequadas para treinamento dos colaboradores.

5 – Quando o ERP não tem flexibilidade para acompanhar de forma satisfatória as mudanças tributárias e fiscais que ocorrem de maneira diferente nos diversos estados do país.

6 – Quando o uso de planilhas estiver substituindo o ERP nos processos internos.

7 – Quando o sistema atual é falho na segurança e não realiza atualizações nem melhorias constantes.

8 – Quando seu sistema atual estiver sendo produzido de forma amadora ou sem experiência com a produção de softwares de gestão.

A implantação de um novo ERP deve ser acompanhado de uma mudança cultural na empresa, onde colaboradores devem assumir uma atitude proativa diante das mudanças para facilitar, auxiliar e apoiar a adoção do novo sistema, pois, por melhor que seja a proposta, ela não vai acontecer por meio de uma simples mudança do sistema. É preciso engajamento. Aqui, a expressão “vestir a camisa da empresa” faz todo o sentido para chegar aos melhores resultados.

O que levar em consideração na contratação do ERP?

É importante observar algumas características importantes antes de contratar o ERP, como a capacidade de adaptação do sistema ao crescimento da empresa, custos de implantação, disponibilidade de plataformas de treinamento, facilidade de operação e a experiência da empresa com sistemas de gestão, a fim de que a implantação e os treinamentos sejam garantidos, respectivamente, com a devida segurança e responsabilidade, além de garantir a presença de um gestor responsável pelo processo de adoção e o engajamento de forma adequada dos colaboradores com a nova ferramenta.