Prefeitura paranaense institucionaliza processo com software de gestão

A Prefeitura de Pinhais já utiliza os produtos da SoftExpert desde 2006, mediante Processo Licitatório. Com essa Instrução Normativa, o...

A Prefeitura de Pinhais já utiliza os produtos da SoftExpert desde 2006, mediante Processo Licitatório. Com essa Instrução Normativa, o órgão detalha os procedimentos relacionados ao uso do SE Workflow e apresenta os fluxogramas dos processos, estabelecendo ainda a ordem de apresentação dos documentos na composição do arquivo digitalizado que passa a tramitar eletronicamente.

O público-alvo da Norma é composto por servidores públicos que trabalham em todas as Secretarias Municipais com os processos de pagamento aos fornecedores, bem como pelos respectivos Fiscais de Contrato, Diretores e Secretários Municipais, os quais no seu conjunto preenchem informações, atestam e aprovam as informações inseridas, de modo a permitir a análise eletrônica para liquidação e pagamento da despesa. 

?Como consequência direta haverá também significativa redução dos custos relacionados à manutenção em arquivo dos mais de 10 mil protocolos abertos anualmente para esta finalidade?, conta Lincoln Américo, subcontrolador de Normas e Informações Gerenciais da Prefeitura de Pinhais.

Lincoln explica ainda que atualmente estes custos estão presentes em todo o ciclo, indo desde a aquisição de um grande volume de papel, passando pelo custo das impressões até o valor gasto com a estrutura de arquivamento (prateleiras, arquivos deslizantes, prédios públicos, etc.).

?Um dos benefícios imediatos do workflow foi a substituição de toda a documentação impressa que atualmente compõe o protocolo físico de pagamento pelos arquivos digitalizados dos documentos e pelo preenchimento do formulário eletrônico associado ao processo (BPM), de forma integrada à Base de Dados da Contabilidade no ERP da Prefeitura?, complementa Lincoln.

De uso obrigatório a partir deste mês, a iniciativa levou em conta o esforço despendido na revisão da Instrução Normativa 021/2009 e, principalmente, o Projeto Piloto executado ao longo de 2014 pelas Secretarias de Educação, Finanças, Administração e pela Comissão Técnica de Recebimentos de Bens da Prefeitura, que já resultou na abertura de mais de 2.500 instâncias do processo eletrônico. 

Fonte: Redação