Onboarding e Coronavírus: como as empresas adaptaram seus processos?

Agora que a pandemia já está bem enraizada no dia a dia das empresas, conseguimos dar um passo para trás e enxergar alguns bons ensinamentos e mudanças processuais que foram possíveis e acelerados pela Covid-19.

Certamente o processo de onboarding foi um dos que mais sofreu alterações. E é exatamente sobre elas que falaremos neste artigo.

Primeiro, vamos rapidamente abordar o significado dos processos de onboarding, o que é um termo muito conhecido dentro da área de Recursos Humanos, mas que nem todos tem conhecimento de toda a importância e o significado.

Quando uma empresa contrata novos funcionários, normalmente, as primeiras semanas são de adaptação e de apresentação da essência corporativa. A maioria das empresas oferecia esse processo totalmente presencial, pois nada melhor do que estar fisicamente inserido dentro do ambiente corporativo para se sentir acolhido e vivenciar essa adaptação ao novo emprego, novo cargo e nova empresa.

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O coronavírus chegou da noite para o dia e enviou praticamente todos os funcionários de escritório para suas casas. Mas como lidar com os funcionários que estavam sendo contratados e prestes a ingressar na empresa? Conheça algumas alternativas e mudanças de processos que a pandemia ofereceu para a área de onboarding das empresas.

Primeira impressão deve ser única

Uma das preocupações das empresas é encontrar uma forma de entregar uma experiência única aos novos integrantes dos times. A primeira impressão deve se tornar inesquecível. O Nubank, por exemplo, mudou o seu processo através da entrega do kit de boas-vindas, onde incluiu o computador corporativo, um headset para fazer treinamentos, reuniões e outros mimos como camiseta, adesivo, copo, etc.

Esse kit ainda inclui as instruções para que os novos colaboradores pudessem fazer a configuração dos seus notebooks de maneira independente e ainda disponibilizavam um número para entrar em contato com a equipe de TI, caso necessitassem de ajuda.

Essa primeira etapa parece muito básica e simples, mas para quem recebe esse kit se sente importante e parte do time. Dá a sensação de que a empresa tem total consciência de que essa pessoa está ingressando ao time.

Reuniões em grupo em ambiente virtual

Outro ponto importante é que não é porque será tudo de forma remota que tudo deve ser gravado. Não basta a empresa simplesmente criar um vídeo de boas-vindas para que ele seja replicado a cada novo integrante utilizando esse novo processo de onboarding.

É essencial que os novos colaboradores sejam recebidos, se possível, de preferência em grupo, por algum integrante do RH ou até mesmo seus gerentes. É nessa reunião que devem ser apresentados os valores da empresa, a cultura e como a empresa está atuando neste novo cenário que estamos vivendo, ou seja, como será o trabalho totalmente remoto neste momento.

Outro processo que foi implementando por empresas foi a atividade de interação, mesmo em formato digital. Encontre alguma ferramenta de interação para que os novos contratados possam interagir entre si, se conhecerem melhor, falarem o que estão sentindo. Isso além de quebrar o gelo, promove integração e sensação de pertencimento.

Ainda durante esse momento de reunião em grupo, mesmo que a empresa normalmente não utilize de forma oficial um organograma de como a empresa funciona, essa pode ser uma boa ferramenta para oferecer, de forma visual, mais informações de como cada time influencia e ajuda o outro.

Quando essa reunião for mais direcionada a um time específico, pode-se inclusive criar um documento onde se apresenta cada integrante daquele time, qual é o papel de cada colaborador e quem são as pessoas que podem ser os suportes durante o dia a dia de trabalho remoto.

Ferramentas de comunicação

É bastante comum haver falhas de comunicação mesmo em trabalhos presenciais, onde todo o time se encontra no escritório. Imagina as dificuldades de comunicação que podem existir em um time 100% remoto que não teve um treinamento prévio para encarar essa modalidade de trabalho. Por isso, definir as ferramentas de comunicação e quais os softwares serão usados para o acompanhamento de projeto é fundamental neste momento.

É essencial que essas ferramentas sejam apresentadas no onboarding, explicando quando e, porque utilizar cada uma. Por exemplo: o chat deve ser usado somente para tirar dúvidas rápidas. Já o software de gerenciamento de projeto deve conter todas as informações relevantes para que todos do time estejam na mesma página e possam dar andamento nas suas tarefas.

Líderes remotos ativos

Mesmo que essa realidade seja nova para todos: líderes, equipes e novos contratados. Os líderes devem ter a consciência de que o sucesso da equipe, mais do que nunca, dependerá do seu trabalho como um ponto de suporte durante toda a pandemia e trabalho remoto.

Os novos funcionários devem ser informados sobre o que é esperado deles durante a rotina de trabalho, principalmente nestes primeiros meses. Ou seja, é dever do líder informar como o desempenho destes novos integrantes será medido para que eles não se sintam perdidos.

Além disso, é também papel do líder criar empatia (não só com os novos colaboradores, mas com toda a equipe), pois é um período de adaptação para todos, onde muitos possuem filhos em casa, tendo aulas online e vivendo uma nova rotina.

Se no modo presencial o líder talvez não precisasse ser tão ativo em relação os novos funcionários - até porque o contato com outros integrantes da equipe também eram parte do onboarding, agora, no modo remoto, o líder tem papel essencial de manter aquele funcionário com o senso de pertencimento presente.

Fazer reuniões periódicas de até 15 minutos pode ser uma boa saída para conversar sobre o andamento do trabalho, como o funcionário está se sentindo e se há algo que a empresa ou a equipe possa fazer para melhorar algum processo neste momento.

Tecnologia alinhada aos novos processos

Um dos grandes desafios da empresa está em alinhar a tecnologia com a implementação destes novos processos.

O ideal é escolher um fornecedor que ofereça:

• Rápida implementação: não há tempo para perda de tempo. Tudo está muito dinâmico e a implementação deve acompanhar esse ritmo.

• Interface amigável e intuitiva: quando trabalhamos com softwares intuitivos, necessitamos menos investimento de tempo em treinamentos, o que é essencial para esse momento.

• Possibilidade de integração de informações: será um período onde todos estão remotos. A integração de informações é essencial para manter a confiabilidade de processos, evitar o retrabalho e manter a organização da equipe.

• Soluções modulares: nem todos os módulos de um software precisam ser instalados agora para oferecer um bom processo de onboarding online. Por isso, é essencial que a empresa foque somente nos módulos que são relevantes para o momento.

Agora nos conte, como a sua empresa está conduzindo o processo de onboarding?