O que é e como fazer o controle de ordem de serviço?

Para atender com eficiência e qualidade seus clientes, empresas que prestam serviços devem manter uma rotina organizada e detalhadas das atividades e demandas.

Assim, a ordem de serviço (OS) acabam sendo uma ótima ferramenta para garantir o andamento dos processos e sucesso da empresa. 

Isso porque, uma vez que a OS é formalizada e o serviço começa a ser realizado, cabe ao software de gestão repassar todas as informações aos setores responsáveis na empresa, garantindo que cada colaborador saiba o andamento do serviço e qual sua data de conclusão. 

Mas você sabe exatamente o que são esses documentos, quais são as suas vantagens? Se você quer saber mais sobre esse assunto, continue a leitura!

O que é ordem de serviço

A ordem de serviço consiste em um documento que traz todas as informações necessárias para o planejamento e execução de uma tarefa, ou seja, tem como finalidade a formalização de um trabalho a ser executado, seja externa ou interna.

Além disso, o software auxilia a empresa a gerar, armazenar e controlar as informações dos serviços prestados, uma vez que é possível registrar o que deve ser feito, onde e quando. Desta forma, tanto os colaboradores quanto os setores responsáveis seguem programar e se planejar para atender com eficiência a demanda. 

Por consequência, é possível fazer levantamento de dados a partir das análises das ordens de serviços, identificando o público alvo, serviços com maior demanda, período com maior volume de tarefas e chamadas. 

Vantagens de usar ordens de serviço

As inúmeras vantagens em utilizar a ordem de serviços na sua prestadora de serviço, tanto para os colaboradores quanto para os clientes.

Uma das principais vantagens é a garantia de produtividade, afinal, um trabalho organizado consegue desenvolver um número maior de demandas diariamente, além de estabelecer  processos internos que serão colocados em prática, reunindo informações fornecidas pelo cliente.

Além disso, quando se tem conhecimento do que deve ser feito, o atendimento ao cliente passa a ser mais eficiente, sem correr o risco de haver discrepância de informações, realizando um parecer técnico. Outro setor que é beneficiado é o financeiro, com o uso sistemático das ordens de serviço pela empresa e equipe, uma vez que o documento ajuda a registrar a transação financeira e consequentemente o fluxo de caixa.

Uma boa ordem de serviço consegue:

Organizar os pedidos conforme a capacidade produtiva da equipe

• Garantir a entrega no prazo e dentro das especificações contratadas
• Controlar a produtividade dos colaboradores 
• Calcular com precisão os materiais e mão de obra necessários à execução do trabalho
• Equilibrar o estoque com os pedidos para maior eficiência
• Calcular os custos para garantir uma precificação correta
• Auxiliar no controle de trocas, reparos e alterações no pedido do cliente
• Informar aos colaboradores os detalhes do serviço e orientar a execução segura e eficiente
• Gerenciar as finanças com mais agilidade

O que uma ordem de serviço tem 

As informações presentes na ordem de serviço variam conforme as atividades exercidas pela empresa e o serviço que é prestado. De modo geral, estão presentes as seguintes informações: 

• Dados do cliente (nome/razão social, CPF/CNPJ, endereço, telefone, etc.)
• Registro do responsável pelo trabalho;
• Descrição do serviço;
• Tempo de duração da tarefa;
• Mão de obra necessária;
• Equipamentos e materiais que serão utilizados, 
• Custos da realização

Com todos os dados detalhados a empresa poderá fazer o cálculo dos valores investidos em cada serviço. Além disso, é possível acompanhar seu desenvolvimento e o cliente terá mais segurança sobre a criação do seu pedido, orientando os colaboradores por instruções detalhadas, diminuindo o risco de retrabalho. 

Além de contribuir para o controle de ordem de serviço, o software garante uma gestão de estoque e financeira de forma eficiente. Vale lembrar também que, em caso de serviço de consultoria ou assistência técnica, a OS também pode ser utilizada, facilitando a resolução e repetição de problemas. 

A tecnologia aliada ao controle de ordem de serviço

A OS  é utilizada em  muitas circunstâncias, não só serviços mas também produto. Na distribuidora, por exemplo, o sistema de controle de ordem pode ser aplicado para informar o início e conclusão de uma entrega.  

Consequentemente, não é difícil de imaginar que para todo processo é preciso um conjunto de material, valores, mão de obra etc, que manualmente ficaria altamente complexo e arriscado organizar. Por isso, um software de gestão de controle de ordem de serviço acaba sendo um grande aliado.