Saiba quais são as rotinas fiscais que tiram o sono das PMEs e como driblar os riscos.

Conhecido por sua complexidade e burocracia, o sistema tributário brasileiro será reformado nos próximos anos, o que deve contribuir para a melhoria das rotinas fiscais das empresas, sobretudo para as médias e pequenas, que dispõem de menor equipe e menos recursos exclusivos para a área fiscal.

Enquanto o período de transição da reforma não começa, é preciso que as empresas continuem respeitando as regras tributárias, mantendo uma rotina fiscal saudável. É um desafio para as PMEs atingirem um nível de maturidade mais alto no que diz respeito às questões fiscais e contábeis, mas é totalmente possível que o conquistem.

Eduardo Bacellar, especialista da área de Produto da Arquivei, ressalta a importância da modernização das rotinas fiscais por meio da digitalização: “No geral, uma das principais dores por parte das empresas é a gestão de notas fiscais de serviço (NFS-e). Embora exista desde o ano passado um padrão nacional, ainda é facultativo que as prefeituras utilizem sua própria padronização, o que dá mais complexidade à conciliação dos dados. Já as notas fiscais de mercadorias têm um padrão único, o que facilita muito o processo. É muito importante que o gerenciamento de documentos fiscais, tanto de serviços quanto de mercadorias, seja feito de maneira eficiente, pois ele é a base para a escrituração fiscal, a qual determina o pagamento de impostos, contabilidade da empresa, contas a pagar, contas a receber e tudo mais.”

Conforme um estudo do Banco Mundial, Doing Business 2020, o Brasil é o país em que as empresas gastam o maior número de horas no mundo com gestão de tributos, o que implica em alto consumo de recursos que poderiam ser melhor aproveitados.  

Para superar este imbróglio e incentivar as PMEs a ganharem maturidade fiscal, Bacellar listou cinco rotinas fiscais que podem ser modernizadas: 

1.Captura de documentos automatizada 

Como uma das principais dificuldades enfrentadas pelas PMEs está relacionada à captura de documentos fiscais, especialmente notas fiscais de serviços devido à falta de padronização, a automatização desse processo com plataformas que oferecem esse tipo de tecnologia pode reduzir o tempo e os esforços dos funcionários envolvidos nessa rotina fiscal. 

2.Lançamento automático de documentos fiscais

O lançamento manual de documentos fiscais no sistema representa outra dor para as PMEs, tornando-as sujeitas a erros de digitação e omissões. A automação desse processo não apenas aumenta a precisão, mas também otimiza a produtividade, liberando os funcionários para tarefas mais estratégicas.

3.Garantia de conformidade

A incerteza sobre a integridade e precisão das informações lançadas no sistema é uma preocupação constante para as PMEs. A validação automatizada dos dados podem garantir maior conformidade fiscal e reduzir o risco de erros que podem resultar em multas e penalidades.

4.Eficiência na apuração de impostos

A automação dos cálculos fiscais e a geração de obrigações acessórias, que são declarações para fornecer aos órgãos fiscais algumas informações, já é realidade na maioria das empresas. Porém, ainda pouco se fala sobre a qualidade do preenchimento dessas obrigações, como arquivos do SPED Fiscal (EFD ICMS IPI). 

Ferramentas adequadas, além de ajudar a reduzir o tempo necessário para realizar essas atividades, auxiliam nas análises das informações contidas na obrigação acessória antes mesmo do envio ao fisco, garantindo uma dupla verificação e evitando riscos desnecessários além de reduzir o tempo necessário para realizar essas verificações e minimizando o risco de erros que podem afetar a saúde financeira da empresa.

5.Integração de sistemas e soluções integradas

Para uma modernização eficaz das rotinas fiscais, é interessante investir em soluções integradas que permitam a comunicação entre diferentes sistemas e a automação de ponta a ponta, desde a captura de documentos até a o pagamento.

“A modernização das rotinas fiscais das PMEs não é apenas uma questão de conformidade legal, mas também uma estratégia fundamental para garantir eficiência operacional, reduzir custos e promover o crescimento sustentável do negócio”, conclui o especialista da Arquivei.