ERP e BPMS: a dupla perfeita

Os sistemas de gestão empresarial, comumente conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning), são sistemas de informação que interligam todos os dados e transações de uma organização sob a perspectiva funcional (finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras etc).

Sendo direcionado para o controle de transações e a consolidação de dados, o ERP tem natureza transacional, portanto, enxerga com limitações os muitos processos das empresas, não dispondo de ferramental apropriado para definir e gerenciar fluxos de trabalho. Por essa razão, controles manuais em papel, e-mails, planilhas etc são sempre vistos, como forma de suprir as lacunas que o ERP não preenche.

É justamente por esse motivo que as organizações, independentemente do porte ou do segmento, necessitam de um outro software para, integrado ao ERP, orquestrar os processos de negócio. Essa classe de software que automatiza processos sob a disciplina BPM (Business Process Management) para garantir o seu gerenciamento de ponta a ponta responde pela sigla BPMS (Business Process Management System).

Estamos falando em usar a tecnologia e a integrac?a?o de sistemas e dados para aprimorar o controle e o andamento dos processos, por meio da automação de atividades manuais monitoradas em tempo real, solução altamente recomendável para o alinhamento estratégico, gerenciamento de recursos e atribuição de tarefas.

Processos automatizados permitem identificar gargalos nos fluxos de trabalho, ale?m de gerar alertas em tempo real sobre atrasos ou paradas ao longo do trâmite, garantindo a otimizac?a?o do trabalho e proporcionando mais eficie?ncia, minimização de riscos, aumento da produtividade dos colaboradores e redução de erros.

A automação de processos integrada ao ERP permite a modelagem dos fluxos processuais das diversas áreas da empresa, construindo regras específicas para cada etapa. Além disso, é possível identificar o solicitante, data e hora da execução da tarefa, o que foi realizado e a coleta de informações complementares para o próximo passo do fluxo processual.

Dessa forma o sistema realiza a gestão das atividades, além de gerar uma considerável quantidade de dados extremamente úteis para a gestão.

Quando uma tarefa do processo é designada para uma pessoa, esta pode receber uma notificação, mas, independentemente disso, verá todas as tarefas que precisa executar no painel do usuário, que funciona como uma mesa de trabalho virtual.

No extenso rol de benefícios e vantagens da automação de processos, destacam-se: acompanhamento e controle das atividades organizacionais; visão da empresa como um todo, facilitando intervenções para a melhoria contínua; execução das atividades de maneira mais rápida, mais simples, com menor custo e maior eficiência; otimização dos processos, eliminando tarefas desnecessárias ou repetitivas etc.

Os BPMS normalmente oferecem um módulo BAM (Business Activity Monitoring), que permite realizar o monitoramento em tempo real do processo automatizado, utilizando uma interface gráfica para exibição de diversas informações essenciais para o seu gerenciamento.

São inúmeras as possibilidades de integração de um BPMS com o ERP da empresa, em geral associadas a ordens de servic?os, pedidos, notas, confirmac?o?es, transac?o?es, autorizações, checagens e outras atividades que passam a ser enviadas automaticamente, no tempo certo, para a pessoa certa, etapa a etapa, até a finalização do processo.

A convergência entre BPMS e ERP e? considerada uma visa?o de vanguarda na administrac?a?o, crescentemente adotada por empresas que compreendem o imperativo da estratégia e gestão orientadas a processos, essenciais para se tornarem mais eficientes e aptas a responder com rapidez aos desafios da era digital.

Foto: Jorge Santana, CEO da INFOX Tecnologia da Informação