Comunicação entre franquias otimizada com Fluig, da TOTVS

O Grupo Afeet, um dos quatro maiores varejistas de calçados esportivos do país e franqueador das marcas Authentic Feet, Magic...

O Grupo Afeet, um dos quatro maiores varejistas de calçados esportivos do país e franqueador das marcas Authentic Feet, Magic Feet, Artwalk, Tennis Express e operador parceiro da Nike Store, possui atualmente 204 lojas no Brasil. O relacionamento entre lojas e franqueados sempre funcionou, mas o Grupo sentia necessidade de padronizar a comunicação e melhorar o fluxo de processos comuns entre as franquias. Para isso, optou pela implementação do Fluig, plataforma de gestão de processos, documentos e identidades da TOTVS.

O projeto

Teve duração de aproximadamente quatro meses, entre o kick off e o início das operações, passando por todas as etapas de implantação: diagnóstico, estruturação da plataforma, comunicação, capacitação e sustentação.

O diagnóstico

Durante o diagnóstico, foi absorvida toda a necessidade de comunicação do Grupo Afeet, por meio de entrevistas individuais com os gestores da empresa. Após esse primeiro levantamento, foi criado um mockup da plataforma, com a representação das necessidades defendidas visualizadas diretamente na solução.

O plano de ação

Após essa primeira validação, foi feita a estruturação da plataforma com a parametrização do ambiente de produção e a automatização de processos. Em paralelo a essa etapa, criou-se um plano de comunicação e um plano de capacitações para o lançamento da plataforma. A meta era estabelecer estratégias para impactar todos os usuários do Fluig ? franqueados, gerentes e profissionais do Backoffice da sede administrativa.

A companhia utiliza diversos cards da plataforma: Social, com mais de 13 comunidades criadas; WCM - Web Content Management, que possibilita a customização de páginas; ECM - Enterprise Content Management, com o qual foram criadas mais de mil pastas arquivadas no sistema, e o módulo de BPM - Business Process Manager ? com três processos desenhados e ativos. Entre os profissionais das áreas Administrativa e de Marketing, gerentes e franqueados, já são cerca de 300 usuários da plataforma Fluig no Grupo Feet.

Para Flavio Mônaco, gerente de marketing do Grupo Afeet, responsável pelo projeto na companhia, o ponto de partida para a adoção da plataforma foi a necessidade de implantar uma solução mais eficiente, que pudesse substituir o envio e as trocas de e-mails entre franquia e franqueados.

?O e-mail é um recurso que já está ficando obsoleto, seja por apresentar problemas técnicos, como limite de cotas para envio ou falha no recebimento, ou culturais, pois as pessoas já não priorizam sua leitura. Com mais de 200 lojas para nos comunicar, o Fluig se apresentou como a solução certa e moderna para uma comunicação eficiente com todos. Agora, no lugar de enviar um e-mail, postamos o comunicado direto no sistema online, que funciona como um rede social corporativa?, destaca Mônaco.

Internamente, a plataforma é chamada de Hot Feet e por ela, acontece a comunicação do escritório central com todos os franqueados e gerentes de lojas. Com o recurso do card Social foram criadas comunidades divididas por marcas de lojas e por públicos ? franqueados e gerentes. Além de uma comunidade específica para os gerentes das lojas Nike Store, outra direcionada ao público interno da sede administrativa e uma terceira para a rede de lojas próprias do Grupo, que não funcionam no modelo de franquia. A ideia é ampliar a criação de novos grupos de discussões, estendendo a possibilidade de cada franqueado ter comunidades referentes às suas lojas.

Outro recurso adotado pelo Afeet foi o uso da plataforma para a capacitação da equipe de venda. ?Ela vem sustentando toda a nossa nova estratégia de marketing, pois nos permite criar um ambiente virtual de capacitação com apresentações e vídeos. Os materiais disponíveis no Hot Feet são acessados pelos gerentes, de forma simples e padronizada, para qualificar as equipes de vendas?, explica Mônaco.

Com a comunicação mais madura, o Grupo Afeet está estendendo os recursos do Fluig. A empresa já está colocando em prática a automatização de três processos por meio do Fluig BPM. Entre eles, está o Guia de Requisição de Anúncio (GRA), que estabelece um fluxograma por onde qualquer franqueado pode pedir um trabalho específico de marketing, como a criação de um anúncio local, diretamente pela solução. Toda ordem de pedido, aprovação e envio do material pronto ocorre dentro do Hot Feet, de forma mais eficiente e rápida.

Outro processo desenhado dentro da ferramenta, e que deve entrar em operação em breve, é o de ordem de pagamentos. Atualmente, qualquer procedimento é baseado em papeis impressos, grampeados e entregues fisicamente ao setor financeiro. Com a adoção da tecnologia, o processo para qualquer transação como pagamentos em geral, emissão de nota fiscal, depósitos bancários, históricos e extratos, estará centralizada e poderá ser efetuada diretamente pelo Hot Feet. ?Haverá um formulário online disponível para que os responsáveis possam agilizar seus processos de forma simples e segura?, acrescenta Flavio Mônaco.

?Desde a nossa primeira reunião, o Grupo Afeet vislumbrou toda a aplicação que poderia fazer da ferramenta no dia a dia e tem nos surpreendido com o excelente uso que tem feito dela. Partindo do objetivo inicial, que era a redução do uso de e-mail e o aumento da eficiência da comunicação com seus franqueados, a plataforma Fluig se tornou uma ferramenta muito importante para toda a nova estratégia de comunicação do Grupo?, enfatizou Gilmar Hansen, diretor de produto Fluig.

Fonte: Assessoria de Imprensa TOTVS