Como um sistema de folha de pagamento pode diminuir os problemas de sua empresa?

Lidar com pagamentos e despesas diversas, sem nenhuma centralização sistêmica, pode custar caro à sua empresa e tornar o trabalho de apuração ainda mais complicado, além de aumentar as chances de possíveis fraudes internas com relação ao manuseio de capital.

Em um cenário globalizado, as empresas dependem de soluções integradas e de fácil acesso para ter um controle seguro e adequado do dinheiro, fruto de seus esforços. Além disso, todas as engrenagens comerciais começam a funcionar melhor e com maior harmonia por conta de uma correta adequação dos sistemas de folha de pagamento.

Profissionais de contas a pagar, por exemplo, terão muito mais facilidade para exercer seus trabalhos se tiverem acesso às ferramentas simplificadas para auditoria e controle interno financeiro.

Qual a importância do sistema de folha de pagamento?

A grosso modo, a folha de pagamento é um documento elaborado com a finalidade de demonstrar, com exatidão e transparência, o que cabe ao empregado receber, além de traçar as deduções necessárias.

Para muitas empresas, não basta apenas contabilizar os respectivos salários dos colaboradores e fazer os devidos descontos (FGTS, INSS, etc.): algumas dependem, também, de cálculos mais complexos, como pagamentos de comissões, dedução de convênios (planos de saúde, seguro de vida, assistência odontológica, etc.), entre outros casos.

O que costuma causar mais problemas para as empresas é que estas informações costumam ser inseridas a contar do mês seguinte, e não de acordo com o mês corrente. Dessa forma, equívocos podem ser cometidos no que se refere às deduções necessárias para contribuição social, por exemplo.

As informações são bastante claras: o empregador é obrigado a elaborar, dentro do prazo correto, a folha de pagamento do funcionário e realizar os descontos devidos segundo a legislação vigente. Além dos casos já citados, devem ser incluídas faltas, vale-transporte, vale-alimentação, salário-família, banco de horas extras etc.

Como o cálculo é realizado?

Não basta ter automatização e simplificação dos processos: é preciso entender, a fundo, como o cálculo deve ser realizado. Geralmente, são os funcionários de Recursos Humanos os responsáveis por esta filtragem.

A primeira etapa consiste em verificar o salário-base do colaborador, discriminada na carteira de trabalho ou no contrato de prestação de serviços. Depois de realizada esta etapa, é necessário verificar o registro de admissões e demissões, uma vez que a entrada e a saída de funcionários causará impacto direto no momento de calcular os valores devidos.

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Não seria nada agradável para um empregado ativo demorar para receber ou receber incorretamente seus vencimentos finais, enquanto profissionais demitidos receberam fatias maiores do que lhes cabiam. O funcionário desligado achará graça da falta de organização do departamento de pessoal, enquanto o colaborador ativo ficará bastante insatisfeito. Sua insatisfação, obviamente, poderá ser refletida em seu desempenho profissional.

Os principais descontos em folhas são: FGTS, INSS, Imposto de Renda (IRPF) e, se houver, vale-transporte, vale-refeição, contribuições sindicais diversas, faltas e atrasos, horas extras, adicionais noturnos, horas extras noturnas, Descanso Semanal Remunerado (DSR), salário-família (aplicável em apenas algumas situações, não sendo um direito de todo trabalhador), férias e décimo terceiro salário.

Dentre os benefícios facultativos, algumas empresas dão ao empregado a opção de selecioná-los livremente. Sendo assim, cada caso deve ser trabalhado com precisão e individualmente, a fim de evitar equívocos no momento de seus respectivos descontos em folha.

Desta forma, é imprescindível que a sua empresa mantenha o cadastro de todos os colaboradores sempre atualizado, nunca deixando para depois o que pode causar problemas amanhã.

Cuidados necessários para evitar problemas

A primeira coisa que toda empresa precisa saber é: problemas na elaboração de folhas de pagamento de funcionários ocorrem, primordialmente, por falta de organização. Tais descuidos podem ocasionar problemas diversos, desde momentos constrangedores nos escritórios de RH até processos trabalhistas sérios, arruinando o clima de trabalho e onerando desnecessariamente o faturamento do empregador.

O controle de ponto dos funcionários é uma característica fundamental para o correto cálculo do salário dos colaboradores. Caso o ponto seja registrado eletronicamente e aconteça uma pane sistêmica, é necessário providenciar imediatamente outros mecanismos de registro de presença para não apenas salvaguardar os vencimentos do colaborador, como também garantir a tranquilidade jurídica da empresa.

Para tanto, o departamento de compliance precisa estar perfeitamente alinhado aos procedimentos da empresa e cobrar o respeito a estes.

Além disto, todo o cuidado com relação à legislação trabalhista é necessário no momento de elaborar a folha; por exemplo, descontos incorretos gerados por faltas devidamente abonadas (como acontece em casos de saúde) ou por conta de feriados nacionais podem causar bastante dor de cabeça.

O Decreto Nº 27.048 e a Lei Nº 8.213 são categóricos quanto aos casos citados acima: em casos de atestados médicos que solicitem o afastamento do empregado, é cabido à empresa custear os primeiros 15 dias. Após esse período, a responsabilidade passa a ser do INSS.

Conclusão

Fazer uso de um sistema automatizado, confiável e que realize parametrizações corretamente faz toda a diferença na hora de ter de lidar com documento tão delicado. Infelizmente, estes problemas não são incomuns no Brasil, o que não apenas causa dores de cabeça ao empregador e ao empregado, mas às autoridades legais.

Felizmente, segundo informações do jornal Valor Econômico, o número de ações trabalhistas caiu cerca de 32% após a reforma realizada pelo atual governo. No entanto, isso não é motivo para tratar com “folga” os procedimentos de sua empresa: estes devem ser rigorosamente analisados a todo o momento.

Em síntese, desde que os procedimentos sejam respeitados e um sistema de folha de pagamento confiável seja utilizado, as chances de erros serão drasticamente reduzidas e dúvidas com relação aos processos de elaboração da folha serão cada vez menos comuns.