Empresa implementou a solução com o apoio da AX4B e redefiniu a atuação comercial de mais de 500 associados na estrutura comercial 

A Bookeepers, empresa que auxilia companhias na aplicação da legislação tributária com foco em recuperação de crédito tributário, otimizou a operação comercial com o CRM da Oracle Netsuite. 

O time comercial da empresa possui uma rede de 545 associados, que fazem as prospecções comerciais e as reservas de oportunidades para atender determinados clientes potenciais e desenvolver novos negócios. O principal desafio era a gestão das reservas de oportunidades. 

Antes da implementação do Netsuite, a empresa fazia o controle por um sistema desenvolvido internamente, mas que não possuía as funções necessárias para manter a base de clientes e atender as necessidades de uma equipe de associados grande. Esse processo gerava pouca confiabilidade na base e dificuldade em ter o histórico completo das empresas. 

As definições de cadastro não eram definidas por um CNPJ, causando diversos problemas de duplicidade e dificuldades em encontrar os titulares de determinadas contas no sistema, reduzindo o desempenho comercial e aumentando a dificuldade na gestão dos indicadores e processos gerais. 

A AX4B,  consultoria, realizou a implementação técnica. Segundo Cristiane Monteiro, sócia da Bookeepers, o Netsuite foi escolhido justamente por ter o potencial de atender a empresa de ponta a ponta, permitindo resolver as dificuldades de gestão comercial e com potencial para embarcar em outras áreas da empresa. 

“Realizamos um mapeamento de requisitos com o time da AX4B e a proposta de solução foi totalmente aderente às necessidades do nosso negócio. Entendemos depois da implantação que a nossa base de dados não estava tão saudável, com informações básicas erradas ou com ausência de dados, o que dificultava nossa visão e gestão geral das oportunidades comerciais”, explica Cristiane. 

Com a tecnologia na estrutura comercial, houve aumento na agilidade dos processos comerciais, que passaram a ser feitos em poucos minutos. A solução aumentou a confiabilidade da base de dados, com integridade das informações e uma visão geral do ciclo de vida dos clientes. 

Outro fator importante foi a utilização de logs para mapear de forma transparente todas as movimentações de clientes e registros do sistema, mantendo a equipe dentro dos processos e prazos estabelecidos pela companhia. 

Segundo Everaldo Casaroli, Diretor de Operações Oracle Netsuite na AX4B, o projeto foi um case de sucesso, fruto do engajamento dos usuários da Bookeepers e a capacidade técnica da equipe de implantação da AX4B.

“Sem dúvida o engajamento da equipe interna atrelado com a capacidade técnica do nosso time foi fundamental para fazer com que o Netsuite fosse parametrizado para atender todas as especificações e particularidades dos processos comerciais da empresa”, explica Everaldo Casaroli. 

A Bookeepers reestruturou a gestão comercial e deu mais integridade à base de dados dos clientes, aperfeiçoando a gestão e conseguindo resultados mais efetivos. No momento a empresa trabalha em novas frentes de gestão com o Netsuite com o objetivo de integrar os processos da companhia.

Foto: Cristiane Monteiro, sócia da Bookeepers