Viagens corporativas: na mira das empresas

Este crescimento mostra que as empresas estão expandindo seus negócios, tanto regional quanto globalmente, o que exige o deslocamento de...

Este crescimento mostra que as empresas estão expandindo seus negócios, tanto regional quanto globalmente, o que exige o deslocamento de funcionários com mais frequência. No entanto, quando não são bem administradas, essas viagens podem deixar de ser uma vantagem para as empresas e passar a ocasionar perdas e dor de cabeça.

Para otimizar as viagens e gerar menos gastos, há alguns fatores para os quais as empresas e corporações devem estar atentos:

1. Ter uma política de viagens

É necessário que a empresa defina uma política de viagens que seja respeitada por  todos. Assim, é possível estabelecer padrões que facilitem o controle e permitam aprimorar os negócios. Ao escolher uma única companhia aérea ou agência de viagens, por exemplo, a empresa pode oferecer exclusividade em troca de preços melhores.

2. Formar uma equipe responsável pelo setor

Caso a empresa trabalhe com um grande número de viagens anuais, é altamente aconselhável que ela possua uma equipe responsável pelas viagens corporativas a fim de verificar a necessidade de adotar ferramentas de reservas diretas e de controle de gastos, bem como encontrar as melhores maneiras de organizar a política de viagens de acordo com o orçamento disponível.

3. Dar autonomia ao passageiro

A existência de um grupo de funcionários responsável pelas viagens ajuda a controlar melhor os custos, mas este fator não deve limitar por completo a autonomia dos passageiros. A política de viagens deve orientar o executivo, enquanto a equipe responsável deve encontrar a melhor maneira de aplicar tal política à redução de gastos, porém é necessário que ele possa definir alguns detalhes de sua viagem. Uma ferramenta de reservas on-line, por exemplo, permite que o executivo otimize as suas reservas, sem interferências.

4. Melhorar a segurança dos passageiros

A segurança do executivo que viaja a negócios é fundamental. A empresa precisa fazer escolhas e estabelecer padrões que assegurem a integridade do funcionário, como ter parcerias confiáveis (redes de hotéis, companhias aéreas, seguros de viagem) que de fato deem assistência ao executivo em diversas situações.

5. Mobilidade e automação

Finalmente, para facilitar os processos e poupar tempo, é importante automatizar a administração com plataformas de gestão. A adoção da mobilidade também se relaciona à otimização do tempo, pois permite que o passageiro tenha acesso a toda a informação que precisa em todas as etapas da sua viagem, como pesquisa e reserva de passagens aéreas ou hotéis, alertas sobre mudanças de itinerário, status de voos e informação sobre o embarque, entre outros.

Para adotar as práticas acima referidas, a melhor opção é que a empresa procure provedores que acompanhem a evolução do mercado e que possam atender as suas necessidades integralmente. Contratar serviços de diferentes provedores vai contra a otimização do negócio, por isso é mais vantajoso ter uma parceria que atenda completamente toda a cadeia de viagens.

Desta forma, além da padronização dos processos e das ferramentas tecnológicas disponíveis, a tendência é que a empresa consiga também melhores custos e aproveite melhor as viagens corporativas. 

* Por Augusto Ohashi, Diretor de Contas Globais e Corporações da Amadeus para a América Latina