A premissa de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) é reduzir custos e aumentar a assertividade das operações. Para alcançar esses objetivos, departamentos Jurídicos, de Suprimentos e de Recursos Humanos (para citar apenas alguns) são agrupados nessas estruturas centralizadas, atendendo a diversas companhias — geralmente de um mesmo grupo empresarial.

Mas não basta apenas juntar áreas variadas em um único espaço. Entregar os melhores resultados possíveis passa por garantir que todas as atividades sejam escaláveis e sigam os parâmetros de qualidade das instituições contratantes. Inclusive na gestão de documentos.

As vantagens de uma visão integral do ciclo de vida dos documentos em um CSC

É muito comum que os gestores tenham uma visão limitada das operações, composta somente pelo ponto de vista de seus próprios departamentos. Por exemplo: uma solicitação de compra movimenta o setor de Suprimentos, que só tem visibilidade sobre as atividades que são suas, como a análise de fornecedores e a negociação do contrato.

Quando o documento é enviado para o Jurídico, ou a fatura é remetida ao Financeiro, é como se ele adentrasse uma verdadeira caixa preta: não se tem transparência quanto aos prazos de análise ou ao status do pagamento até que o contrato ou fatura emerja e retorne ao setor de origem.

O contrário dessa gestão retratada acima é a chamada visão end-to-end, quando há clareza sobre as ações realizadas do início ao fim de um fluxo, mesmo que ele envolva diferentes áreas de apoio. Contar com um CSC é uma oportunidade única de colocar essa abordagem na prática, verificando a complementaridade das áreas de apoio das empresas.

Diante do volume de arquivos gerenciados diariamente por um CSC, alcançar a almejada escalabilidade e padronização só se torna viável a partir da utilização de soluções tecnológicas como as plataformas de Contract Lifecycle Management - CLM. Essa abordagem incorpora um conjunto de práticas voltadas à gestão do ciclo de vida dos contratos, desde a solicitação até a administração do seu cumprimento, passando ainda pela coleta de dados e geração de inteligência.

Sem essa perspectiva, os fluxos de trabalho certamente ficarão caóticos. Os CSCs estão especialmente bem posicionados para gerar valor empregando a gestão do ciclo de vida dos contratos, na medida em que a reunião e compartilhamento dos departamentos de apoio gera sinergia no fluxo de trabalho.

Outra vantagem dessa proposta é a possibilidade de examinar cuidadosamente os documentos e dinâmicas a eles relacionados. Após uma análise com esse nível de aprofundamento e abrangência, é possível identificar os pontos de improdutividade e endereçá-los com ajustes precisos e planejados.

Gestão de documentos e fluxos de trabalho dentro das áreas de apoio

Internamente, cada setor lida com variados tipos de demandas que originam documentos e contratos específicos. A técnica do Contract Lifecycle Management simplifica o dia a dia de cada departamento, reconhecendo suas particularidades.

Assim, é possível definir documentos padrão, com estrito controle sobre a alteração do seu conteúdo; estruturar fluxos de trabalho engajando os profissionais corretos a nível de elaboração, revisão e assinatura, definindo prazos para todas essas etapas; e registrar integralmente todos os trâmites e documentos produzidos. Dessa forma, contribui-se para a economia em escala prometida pelos Centros de Serviços Compartilhados, permitindo que as operações internas de cada setor sejam conduzidas em alto grau de eficiência. 

Mais eficácia na articulação entre áreas de apoio

É na articulação entre departamentos que se concentra o maior risco de ineficiência em um Centro de Serviços Compartilhados, justamente porque as etapas subsequentes do processo não estão visíveis para os demais integrantes da cadeia.A lógica da gestão do ciclo de vida dos documentos passa pelo engajamento das áreas corretas no momento em que sua atuação será necessária e eficiente.

É possível mapear os pontos ideias para estabelecer a interação entre áreas, evitando retrabalho e garantindo que o documento siga seu fluxo contínuo até a conclusão. Também é viável conferir transparência ao status das atividades, para que as áreas solicitantes tenham visibilidade quanto aos prazos e agentes responsáveis pelo passo atual.

Tecnologia para aprimorar os Centros de Serviços Compartilhados

Se a criação de Centros de Serviços Compartilhados já agrega eficiência ao trabalho das áreas de apoio, recorrer à tecnologia para implementar uma estratégia de gestão de contratos soma escalabilidade e padronização às operações, potencializando os resultados almejados.

Passa a ser possível centralizar todas as demandas em plataforma única, automatizar a criação de documentos, estruturar de forma personalizada os fluxos de trabalho com prazos automáticos, além de armazenar todas as versões de arquivos e informações a eles relacionadas.

O formato digital possibilita ainda que dados sejam extraídos para gestão dos contratos e dos procedimentos. Fica claro, portanto, que um software CLM bem implementado é o meio de levar os Centros de Serviços Compartilhados a outros patamares de sucesso.

Foto: Flávio Ribeiro, CEO e co-founder do netLex e Associado Mantenedor da ABSC