SoftwareONE aumenta produtividade em 80% com plataforma Adobe Sign

Processos de documentação são resolvidos em poucos minutos por todos os departamentos da empresa graças a transformação digital

A rotina da maioria das empresas envolve a realização de processos de forma tradicional. Seja pela impressão, assinatura, digitalização e envio por email, existe uma alta demanda por tempo e esforço operacional. A falta de agilidade no processo de compilar balanços mensais ou trimestrais com exigência de contratos assinados pode comprometer negociações e vendas.

Somado a necessidade de seguir processos rígidos de compliance, que obriga a ter documentos e processos controlados e organizados, esse seria o cenário que a SoftwareONE enfrentaria. A empresa, líder em soluções de software e tecnologia de nuvem, aproveitou o momento para revisar e otimizar seus processos. 

Logo, evoluiu o modelo de assinatura eletrônica com a plataforma Adobe Sign agora integrada à plataforma de cloud existente, cujo foco é apoiar negócios a funcionarem de maneira mais rápida e inteligente sem abdicar da segurança.

De acordo com Glauber Cruz, Solution Sales Specialist da SoftwareONE, o objetivo do projeto era agilizar o tempo gasto com a assinatura e organização de documentos, assim como melhorar o fluxo de trabalho de maneira geral. Sendo um dos departamentos mais impactados pelo processo atual, o comercial foi o primeiro a adotar completamente a nova ferramenta.

 “Com a grande otimização que a Adobe proporcionou ao nosso setor de vendas, percebemos que poderíamos levar essa evolução operacional também para as demais áreas da empresa, e o projeto foi expandindo-se gradativamente, contando com a demanda dos próprios usuários que perceberam os diversos benefícios da digitalização”, comenta o executivo.

Adesão e expansão para América Latina

Após a adesão do comercial, o RH foi o segundo departamento a implementar a plataforma Adobe Sign. O setor, anteriormente, levava dias para conseguir enviar documentos para que cerca de 300 colaboradores da SoftwareONE no Brasil assinassem.

Já utilizando a ferramenta Mega Sign, o processo de envio passou a ser realizado em poucos minutos pela própria solução, que ainda seleciona os usuários que já concluíram a assinatura e encaminha lembretes para aqueles que não assinaram não perderem o prazo estipulado pela empresa.

Na sequência, os departamentos jurídico e de TI também adotaram a plataforma, contando com a facilidade de salvar os documentos diretamente na nuvem e com a segurança das informações, que são todas criptografadas pela solução. Hoje, até o departamento de marketing utiliza amplamente a Adobe Sign para aprovação de cases ou validação de campanhas de maneira extremamente ágil.

“Para assinar qualquer documento o usuário precisa apenas de um navegador e de conexão com a internet, não é necessário baixar aplicativos ou ser assinante da plataforma. Essa praticidade realmente transformou o dia a dia dos nossos profissionais, por isso a ferramenta foi fortemente aderida e expandiu-se para todos os setores da companhia”, diz Glauber Cruz.

O sucesso do projeto no Brasil, que prevê a utilização de cerca de 10.000 transações por ano, foi tão grande, que agora a SoftwareONE também está expandindo a inciativa para toda a sua operação na América Latina. 

“Todos os contratos, aditivos e documentos agora são disparados pela ferramenta Adobe e ainda temos descoberto novas maneiras de ganhar ainda mais agilidade com a plataforma”, reforça Fábio Jacob, Diretor de Alianças Estratégicas para América Latina.

Produtividade e segurança de dados

Entre os benefícios estão a capacidade da Adobe Sign de gerar relatórios de acompanhamento em tempo real e a possibilidade de administrar os usuários que podem ter acesso a cada informação, o que garante a segurança dos dados. Na área de vendas, além do aumento de produtividade dos funcionários e a agilidade da assinatura de contratos, houve impacto no retorno financeiro, já que as negociações estão fora de risco de não serem executadas devido à demora no prazo de conclusão do processo.

Outro diferencial é o tempo de implementação da plataforma, que tomou apenas uma semana e, posteriormente, mais um mês para a criação de templates, capacitação dos usuários e suporte. Junto a Adobe Sign, a companhia também utiliza o Acrobat DC, que entrega muito mais poder aos documentos, desde a criação nativa de um formulário inteligente no Word até o sigilo das informações.

Segundo Fábio Jacob, todos os colaboradores da SoftwareONE, desde o comercial até a diretoria, utilizam a plataforma. Ao todo, são 73 usuários que disparam documentos para assinatura e mais de 280 profissionais já utilizaram a solução para assinatura de algum documento, que pode ser realizado por um smartphone. Por fim, o diretor afirma que o próximo passo é a finalização de estudos sobre a integração da Adobe Sign com o CRM, que agiliza mais as transações de documentos.

“Escolhemos a solução Adobe justamente por esses diferenciais competitivos e também pela sua capacidade de integração com as ferramentas de produtividade e colaboração que já utilizamos, o que facilitou a mudança do fluxo de trabalho sem impactar os projetos em desenvolvimento. Outra questão bastante importante é que a Adobe segue todas as regras e leis de proteção de dados tanto do Brasil, quanto de outros países”, completa Glauber Cruz. 

A SoftwareONE

A SoftwareONE, líder em soluções de softwares e tecnologia de nuvem com sede na Suiça, é uma provedora global com presença local. Com um portfólio de serviços baseados em tecnologia e IP, permite que as empresas desenvolvam e implementem holisticamente suas estratégias comerciais de tecnologia e de transformação digital. Através da modernização de aplicativos, migração de workloads críticos em nuvens públicas, gestão de software, inovação, segurança, governança e computação em nuvem.