Saiba como ter produtividade no lançamento de notas em ERPs

Lançar notas fiscais e conhecimentos de transportE no ERP é uma tarefa que muitas empresas tem no seu dia a dia, mas, se for feita de modo manual pode ser muito demorado.

O recebimento de Nota Fiscal de Serviço (NFSe) também é um grande problema para várias empresas, isso porque não existe um padrão nacional do documento, e sua emissão, e recebimento fica a cargo das prefeituras. Neste sentido, lançar Notas Fiscais pode ser burocrático, não só pela necessidade de preencher todos os dados, mas também de coletar as notas na SEFAZ e em diferentes prefeituras ou depender do recebimento dos arquivos XML por email. 

Como ambas alternativas demandam tempo e são improdutivas, veja a seguir como tornar todo esse processo muito mais ágil e seguro, confira!

Redução de processos

Lançar documentos fiscais de forma manual não só é improdutivo, por conta do número de campos a serem preenchidos e do retrabalho, como também pode ser inseguro, afinal, qualquer número errado pode causar confusões em dados e problemas com o Fisco.

Em um processo completamente manual, os colaboradores dependem do envio do email por parte dos fornecedores ou pesquisam as notas pelas chaves de acesso na SEFAZ e em vários portais de diversas prefeituras. Após essa atividade lenta e repetitiva, ainda é preciso digitar novamente todas as informações no ERP, a fim de lançar os documentos.

Reduzir os processos que envolvem o lançamento de XML é necessário para aumentar a produtividade do setor fiscal. Para isso, apostar em uma ferramenta de recebimento automático é a melhor alternativa.

Como lançar Nota Fiscal de Serviço mais rápido?

Com o primeiro passo concluído, que é garantir o recebimento automático das Notas Fiscais de Serviço, sem depender de emails ou consultas externas que podem travar o fluxo de trabalho, é hora de automatizar a importação das NFSes para o ERP.

Receber os documentos fiscais com as informações prontas é apenas metade do caminho. Para garantir um lançamento até 80% mais rápido, investir na Importação de XML é essencial, veja o porquê:

Importação automática no ERP: não precisa digitar a chave de acesso, as notas já vem prontas para lançar; A maioria das informações já vem preenchidas, sem precisar de intervenção; Ferramenta inteligente, faz a relação entre código do produto do ERP x Fornecedor; Realiza auditoria das informações encontradas no XML, para garantir total segurança nos documentos lançados; Uma solução ideal, além da importação, faz também o recebimento automático de NFS-e, NF-e e CT-e.

Veja o comparativo entre os processos manual e automatizado:

Contar com um sistema de recebimento automático e importação direta no ERP, além de reduzir processos, traz outros benefícios à empresa, veja a seguir.

Segurança

Quando um sistema recebe os documentos fiscais, direto da SEFAZ ou Prefeituras, não há riscos de fraudes nos documentos fiscais, uma vez que tudo já foi homologado pelos órgãos responsáveis. Além disso, não há riscos de erros nos documentos fiscais na hora do lançamento, e já existem soluções que alertam quando o documento lançado foi cancelado.

Sem multas

Softwares de recebimento também fazem a guarda de NF-e, NFS-e e CT-e pelo período determinado pela lei, e contando que a maioria destas soluções são SaaS, o armazenamento é em nuvem, sem riscos de perder arquivos no sistema interno da empresa.

Além disso, na Importação de XML há validações de segurança que garantem que nenhum erro seja cometido na hora do lançamento, promovendo uma gestão de documentos fiscais eletrônicos 100% à prova de erros.

Praticidade

Dentro de um sistema de recebimento automatizado, é possível gerar relatórios personalizados para apuração de impostos, baixar XML em lote, fazer manifesto do destinatário, desacordo do CTe e muito mais. Tudo isso integrado ao Importador de XML.

Não é apenas a importação automática que irá melhorar a rotina da sua área fiscal, são várias funcionalidades que colaboram para a empresa na totalidade, gerando fluxos de trabalho eficientes e que se comunicam com vários setores.

Agilidade

Por último e não menos importante, a redução de tempo com burocracias e eliminação de trabalhos repetitivos confere ao setor fiscal mais agilidade e produtividade, afinal, é mais tempo para seus profissionais realizarem atividades estratégicas e que colaboram com o crescimento da empresa.

Viu como é possível lançar Documentos Fiscais de forma rápida e segura utilizando a automatização de processos? A tecnologia de ferramentas que integram no ERP são cada vez mais essenciais ao negócio, e promovem rotinas menos burocráticas, mas lembre-se de estar atento na escolha da solução ideal: utilize aquela que traz mais utilidades e benefícios à sua empresa!