A automação dos processos empresariais tem sido cada vez mais importante para as empresas, portanto, tem acontecido de forma cada vez mais recorrente. Automatizar o registro das notas fiscais, por exemplo, é uma necessidade real para as empresas que procuram por agilidade e segurança.

Os processos empresariais, sejam primários, de apoio ou os gerenciais costumam apresentar inúmeras tarefas maçantes e repetitivas. Essas atividades acabam causando exaustão nos funcionários e, consequentemente, fazendo com que eles cometam muitos erros. Por ser uma área de suma importância dentro de uma empresa, automatizar a gestão fiscal pode ser um recurso decisivo no momento de expansão.

Vantagens de se automatizar o registro de notas fiscais

Automatizar o registro de notas fiscais da empresa consiste em transformar processos manuais em processos automáticos. Com essa automação a empresa ganha, dentre outros benefícios, agilidade, confiança, segurança, assertividade e eficiência. Existem também outros benefícios, que aparecem ao automatizar a gestão fiscal, são elas:

· Integração de dados

A integração de dados, isto é, o conjunto de dados coletados a partir de diferentes fontes, que possuem o objetivo de produzir informações importantes, proporcionam uma visão mais assertiva da empresa como um todo. Em um controle fiscal elaborado manualmente e separadamente, a possibilidade de erros é muito grande. Além de requerer o uso de diversos recursos operacionais, gerenciais e financeiros.

Por meio da integração de dados, no entanto, é possível que a empresa exerça um controle fiscal muito mais rápido, prático e confiável. Isso acontece porque, com a automação, é possível integrar todos os dados e informações financeiras da empresa, bem como os dados mais importantes dos demais departamentos.

· Redução de falhas humanas

Essa é uma das maiores vantagens que surgem ao automatizar o registro de notas fiscais de uma empresa. Ainda que a equipe seja extremamente habilidosa, treinada e bem preparada, os erros fazem parte da vida dos seres humanos. A automação dos processos, portanto, impacta diretamente na redução das falhas causadas por mãos humanas, além de permitir maior rapidez ao prestar contas, enviar documentos e fazer ajustes. Uma vez que os registros fiscais e relatórios acontecem automaticamente, os processos ficam mais simples de serem executados, os dados ficam corretamente catalogados e, os custos e despesas caem drasticamente.

· Aumento da produtividade da equipe

Outra grande vantagem que surge ao automatizar o registro de notas fiscais de uma empresa é a otimização do tempo e da produtividade. Uma vez que os processos se tornam automáticos, o tempo necessário para realizar as atividades cotidianas se tornam apequenados. Os problemas que demandavam horas para serem resolvidos, se solucionam facilmente em minutos. Com o tempo livre adquirido, os funcionários podem voltar suas respectivas atenções às tarefas menos burocráticas e mais importantes, como traçar novas estratégias para o crescimento do negócio.

· Monitoramento constante

Saber tudo o que acontece de importante nas grandes empresas nem sempre é possível longe das automações e integrações. Somente com o monitoramento constante da gestão fiscal da empresa é possível identificar problemas e resolvê-los quanto antes. Quando o processo é feito de forma manual com controle de planilhas, por exemplo, o gestor demanda muito tempo. E esse tempo pode ser crucial na tratativa da questão. Nesse sentido, automatizar a gestão fiscal é a maneira mais rápida e segura de ter acesso irrestrito a todas as informações e operações da empresa.

· Redução de custos

Tão importante para a saúde da empresa quanto o lucro, são os gastos. Nesse contexto, reduzir custos é uma preocupação real e constante nas instituições. A automação se torna importante nessa fase porque com ela é possível entrever todos os custos operacionais, desde a folha de pagamentos até o uso do papel usado nas impressões do dia a dia. Os custos destinados para maximizar a infraestrutura de salas comerciais, de equipamentos ou materiais de escritório também são reduzidos. Lembre-se que, um bom resultado permite que a empresa se torne competitiva no mercado.

Foto: Leonardo Vasco Viana de Oliveira, Fundador e sócio diretor da Ábax Sistemas