Melhores práticas para realizar o controle de contas a pagar e receber

Gerir adequadamente o controle de contas a pagar e receber é fundamental para garantir o pleno desenvolvimento das operações de uma empresa, bem como o seu crescimento sustentável.

Afinal, se os gestores não administrarem corretamente as contas a pagar, por exemplo, poderão colocar em risco a relação com fornecedores e funcionários, de modo geral.

Foi tendo esse pensamento como pano de fundo que montamos este conteúdo, o qual aborda as melhores práticas do mercado para realizar o controle de contas a pagar e receber, como criação de um planejamento financeiro, antecipação de contas a receber, não atraso de dívidas e adoção de tecnologia de gestão financeira, entre outras. Confira!

Criação de um planejamento financeiro

O planejamento financeiro é uma ferramenta fundamental para a empresa que busca melhor gerir os seus recursos financeiros e, assim, garantir o seu desenvolvimento sem qualquer contratempo. A partir dessa solução, a marca pode melhor administrar o seu fluxo de caixa e exercer maior controle em relação às contas a pagar aos fornecedores, parceiros e colaboradores.

Além disso, o planejamento financeiro possibilita que a empresa conheça melhor a sua realidade econômica e se paute com base nisso, pensando duas vezes antes de realizar novas compras, por exemplo. Em suma, é uma ferramenta que amplia a capacidade de gestão e permite maior segurança na tomada de decisão, sobretudo quando envolve dinheiro.

Registro do fluxo de caixa

Outra prática usual para uma gestão financeira eficiente é o estabelecimento de uma rotina para o registro do fluxo de caixa. Deve-se registrar todas as saídas e entradas assim que isso acontecer, para que dessa maneira possa verificar a evolução do seu caixa com maior assertividade, bem como o capital de giro de sua empresa.

O ideal, vale dizer, é realizar o registro do fluxo de caixa tendo como apoio um software de gestão. Hoje, não é mais recomendado utilizar planilhas, pois são soluções que não oferecem segurança na hora de salvar os dados.

Concessão de descontos diferenciados para pagamentos antecipados

Muitas organizações adotam soluções inovadoras para garantir a antecipação de pagamentos de vendas a prazo, por exemplo. O objetivo com isso é favorecer o fluxo de caixa, pois a marca receberá o valor da compra antes da data-limite.

Quais são essas soluções? Oferecem abatimentos ou descontos como benefícios para quem realiza o pagamento antecipado, mas sem comprometer o financeiro da empresa. Exemplo: desconto de 0,1% da parcela. O mesmo se aplica para que consumidores que realizam pagamento à vista. É uma ótima forma de favorecer o fluxo de caixa e de exercer maior controle em relação às contas a receber.

Não atraso das dívidas

Uma empresa, ao longo de sua existência, contrai diversas dívidas, o que é bastante comum, considerando o fato de que ela precisa de matérias-primas ou produtos para continuar operando.

Ela assume riscos em curto, médio e longo prazos, pois precisa ter o dinheiro para pagar os fornecedores na data certa, para que dessa maneira possa contar com eles em outras oportunidades e até mesmo evitar que o seu nome seja inserido nos órgãos de proteção ao crédito, o que pode dificultar o seu desenvolvimento.

Então, é fundamental não atrasar as dívidas, uma vez que elas podem virar uma bola de neve e somar juros e mais juros, até chegar o ponto em que a marca não poderá mais pagá-las. Pagar as dívidas em dia é também uma tarefa de quem cuida das contas a pagar e a receber e o responsável deve ter ciência disso, colocando à disposição soluções que resolvam qualquer problema nesse sentido.

Renegociação de dívidas

O fundamental é seguir o que foi recomendado implicitamente no tópico anterior, mas pode acontecer de uma empresa não gerir adequadamente as contas a pagar e a receber e, assim, contrair dívidas. Nesse caso, o que se tem adotado no mercado é a renegociação das dívidas contraídas.

O ideal é o devedor procurar o credor e explicar a sua situação, mas sempre mostrando que tem grande interesse em saldar o débito. A partir de uma boa conversa, pode inclusive propor soluções que sejam boas para ambos, como tirar do montante da dívida os juros cobrados e a multa por atraso. Depois que conseguir a renegociação de dívidas, é fundamental honrar o acordo, pagando as parcelas decorridas desse processo, para que dessa maneira a sua empresa consiga recuperar a sua credibilidade no mercado, de modo a voltar a crescer.

Adoção de uma tecnologia de gestão financeira

Hoje em dia, como já apontamos de forma breve neste conteúdo, a tecnologia tem assumido papel central nas operações de uma empresa, incluindo-se aí a gestão e o controle de contas a pagar e a receber. A partir dela, pode-se não só garantir maior eficiência a esse processo, mas também a redução de custo, de modo geral, uma vez que ela automatiza tarefas que antes eram exercidas por pessoas.

Em geral, uma tecnologia de gestão não só realiza o registro das contas que foram pagar e do saldo em caixa, o qual foi formado pelas contas recebidas, mas também emite relatórios analíticos que permitem aos gestores tomarem amplo conhecimento da situação financeira da empresa, sendo o suporte que eles precisam para tomar decisões sérias.

Qualificação de recursos humanos

Por fim, como prática usual, o que também tem se observado é o investimento na qualificação de recursos humanos do departamento financeiro de uma empresa, com foco para os que atuam no controle do fluxo do caixa.

Com a qualificação da equipe do setor financeiro, erros podem ser reduzidos e a empresa, de modo geral, pode crescer de forma sustentável, pois está nas mãos de pessoas que estão preparadas para resolver os seus problemas financeiros do dia a dia com eficiência, adotando as melhores soluções.

Agora que conhece algumas das melhores práticas de gestão e controle de contas a pagar e a receber, aplique-as em sua empresa e veja como ela poderá crescer de forma sustentável, eficiente e produtiva.