Empresa lança dois softwares que simplificam a gestão e a assinatura de documentos

A IOB, smart tech que une conteúdo e tecnologia para potencializar empresas e escritórios de contabilidade, lança duas soluções para gestão de documentos digitais: o IOB Arquivo Inteligente e o IOB Assinatura Digital.

A informação é um ativo importante para o funcionamento e a continuidade de um negócio. Porém, gerenciar dados, arquivos, documentos e contratos representa um desafio para organizações de todos os portes. Segundo uma pesquisa do Gartner, uma empresa gasta em média R$ 646 para encontrar um documento perdido e aproximadamente R$ 1.186 para refazê-lo, quando não o encontra.

Em setembro deste ano, as duas soluções passaram por um soft launch com clientes selecionados integrados ao IOB 360 - plataforma que agrega benefícios e serviços exclusivos para usuários IOB. Agora, ambas estão disponíveis para todo no mercado.   

As novas experiências entregam um mecanismo tecnológico para receber, armazenar, gerir e extrair inteligência competitiva de documentos digitais. O IOB Arquivo Inteligente funciona como um cofre digital criando um ambiente seguro para gestão de documentos e certificados digitais entre empresas, clientes e parceiros. O software tem criptografia e backup automático, além de fazer com que os níveis de permissões sejam parametrizados por usuário.

Com a plataforma, todas as alterações realizadas em um documento são registradas, com indicação por usuário e localização. Também é possível acompanhar o status e o histórico de versões, funcionalidades que, quando combinadas, permitem auditorias em todo o processo. Na hora de encontrar um arquivo, o sistema usa a indexação de conteúdo e filtros de pesquisa por termos específicos, facilitando a busca em meio a inúmeros tipos de documentos que podem ser armazenados.

O software conta, além do compartilhamento seguro, com um espaço responsável pela organização dos arquivos da empresa, separados por áreas, possibilitando a customização de permissão de segurança, criação de etiquetas por assuntos e busca inteligente por conteúdo.

Já o IOB Assinatura Digital é uma plataforma prática para assinatura eletrônica avançada ou qualificada, com certificado digital ICP-Brasil, que permite também a guarda de documentos. A novidade é a configuração de rubrica automática no rodapé das páginas do documento.

Outro destaque é o perfil para acompanhamento, um usuário que será responsável por monitorar as assinaturas em envelopes e auditoria. Um segundo fator de autenticação por e-mail ou selfie poderá ser solicitado para qualquer participante do processo de assinatura.

O IOB Assinatura é uma solução abrangente com aplicação em diversos segmentos, de empresas a escritórios contábeis e jurídicos. O sistema permite assinar contratos, processos judiciais e administrativos em meio eletrônico e documentos de cartorários. Outras aplicações possíveis são em assinaturas de participação em consórcios, baixa de empresas, aviso e recibo de férias, assinatura da declaração de renda, entre outros serviços prestados pela Secretaria da Receita Federal.