O avanço da computação em nuvem há pouco mais de dez anos trouxe diversas possibilidades para pessoas e empresas. Não é exagero dizer que o ambiente de trabalho nunca mais foi o mesmo com essa tecnologia – sem ela, seria inviável apostar no home office em meio à pandemia de covid-19.  

Entre todas as vantagens utilizadas pelas organizações, poucas se tornaram tão rotineiras quanto a digitalização de documentos. A iniciativa trouxe mais agilidade e eficiência para os processos corporativos, mas também acarretou algumas preocupações. A principal delas diz respeito à integralidade dos documentos, que precisam seguir normas e regras se quiserem ter o mesmo status dos arquivos físicos.  

Substituir os documentos por suas cópias digitais sem causar problemas legais é o desejo da grande maioria dos executivos no Brasil. Afinal de contas, estamos falando de um procedimento que combina a excelência na gestão da informação com uma importante redução nos custos empresariais.  

Segundo o estudo Total Economic ImpactTM, conduzido pela Forrester Consulting e encomendado pela Adobe, a digitalização adequada pode diminuir em 96% o tempo no ciclo do arquivo, passando de sete dias para apenas duas horas. Além disso, há uma economia de US$ 6 por operação realizada, além de um corte de US$ 540 mil por ano com a eliminação do papel.  

Números positivos demais que, evidentemente, não são ignorados pelos gestores. A digitalização avança com força, o que exigiu readequação na legislação. Afinal, os documentos virtualizados seriam cópias ou teriam o mesmo status dos originais? O Decreto 10.278, de 2020, surgiu para resolver esse ponto. Com ele, os documentos digitalizados podem ter a mesma base jurídica dos arquivos físicos se adotarem algumas medidas.  

A mais importante vai ao encontro da confiabilidade dos documentos. Ou seja, a garantia de que são idênticos aos originais, de que não foram corrompidos por eventuais falhas na leitura digital e de que são assinados digitalmente com certificado ICP-Brasil. Outros pontos fundamentais correspondem à indexação de metadados, rastreabilidade nos sistemas, armazenamento, segurança, qualidade superior de imagens, entre outros. 

Como se vê, não basta simplesmente escanear os arquivos físicos e acreditar que é suficiente para montar um ambiente corporativo sem papel. O decreto busca criar uma base jurídica, que permite às empresas terem essa possibilidade, mas trata-se também de uma mudança cultural. Isto é, promover a mudança a partir dos processos internos, enxergando a digitalização de documentos como uma estratégia viável para todos.  

São poucas as organizações que conseguem, por exemplo, realizar a indexação adequada desses arquivos. Dados como nome, assunto, palavras-chaves e espécie de documento precisam ser preenchidos corretamente – caso contrário, há o risco de se perderem digitalmente nos sistemas empresariais. Controlar o fluxo da informação, identificando quais documentos podem ser digitalizados e quais devem permanecer físicos, também exige compreensão dos objetivos e da realidade do negócio.  

Felizmente, as companhias não precisam mais fazer essas iniciativas sozinhas como acontecia há pouco tempo. As soluções de digitalização de documentos também estão ficando mais inteligentes, acrescentando recursos e funcionalidades que melhoram todos os processos – tudo para garantir mais eficiência e produtividade para todos.  

Hoje, por exemplo, é possível encontrar soluções completas que realizam desde a captura em si do documento até a integração de todos os dados com os sistemas empresariais utilizados. A funcionalidade multicanal também se revela imprescindível, possibilitando a digitalização a partir de diferentes fontes. Sem falar, claro, na validação, classificação e indexação inteligentes que facilitam a busca dos profissionais, permitindo que a decisão esteja em mãos rapidamente.  

A transformação digital realmente remodelou diversas áreas, promovendo novos hábitos em contraponto a outros que estão em reformulação. Guardar documentos físicos e impressos ainda será uma prática importante nas empresas? Sem dúvida, mas é preciso combinar essa ação com as possibilidades digitais. Quando os profissionais enxergarem essa relação, o fluxo de informação vai se elevar naturalmente, garantindo que todos possam receber os insights que mais precisam de forma rápida, ágil e eficiente. Chega de perder tempo – e dinheiro –procurando arquivos entre vários papéis!  

Foto: Rodrigo Reis, diretor comercial e sócio da Reis Office