A partir dessa evolução digital, todo o quadro de funcionários da nova unidade industrial de Itajubá/MG foi treinado remotamente utilizando a plataforma

Com presença consolidada nas regiões Norte e Nordeste do País, o Grupo Raymundo da Fonte, fabricante de produtos de higiene, condimentos e inseticidas, elevou o nível de maturidade de seus processos organizacionais com o apoio do SoftExpert Suite, uma solução corporativa para a gestão integrada.

A partir dessa evolução digital, todo o quadro de funcionários da nova unidade industrial de Itajubá/MG foi treinado remotamente utilizando a plataforma. Responsável por atingir 95% dos pontos de venda no Norte e Nordeste, o grupo conta com mais de 2.400 funcionários que atuam em cinco plantas industriais situadas em Pernambuco, Pará, Bahia, Ceará e Minas Gerais.

Com 330 produtos no portfólio, a empresa detém, entre as líderes de mercado, as marcas Brilux, Even, Sonho, além do vinagre Minhoto. Com faturamento de R$ 950 milhões em 2021, o grupo produz, por ano, 300 milhões de litros de água sanitária, 100 milhões de litros de Amaciantes, 207 milhões de sabonetes, 60 milhões de litros de vinagre, e diversos outros produtos como desinfetantes, multiuso, creme dental etc.

Com crescimento acelerado, uma média de 15% nos últimos cinco anos, e a implantação de novas unidades como Horizonte – CE em 2019 e Itajubá - MG, em 2021, o grupo precisava de uma ferramenta de gestão em que os processos pudessem ser estruturados, garantindo a segurança das informações, que fornecesse dashboards para acompanhamento de resultados, além de ser facilmente integrado aos processos e sistemas já existentes.

O gerente de processos corporativos, Marcos Martareli, cita que, antes da contratação da solução SoftExpert Suite os métodos eram muito artesanais, principalmente em relação à gestão de documentos. Martareli ressalta que a facilidade de integração da ferramenta com outros sistemas foi um dos diferenciais. 

“Muitas vezes, um procedimento simples de consulta de nota fiscal para devolução de produto, por exemplo, acabava se tornando exaustivo, pois não havia uma ferramenta integrada ao ERP que permitisse esse controle e acesso às informações de forma ágil e segura. O SoftExpert Suite nos permite realizar tudo aquilo que é importante no processo e não é encontrado em um ERP”, lembra Martareli

Atualmente, todas as áreas e unidades do grupo são atendidas pela solução, sendo que 20 processos automatizados são utilizados diariamente, com uma média de 8 mil acessos/mês. Entre as principais automações estão os processos e formulários eletrônicos para cadastro de clientes, chamados de TI, devolução de mercadorias, gestão de pessoas, solicitação de mudança, registro de ocorrência, tratamento de reclamação de cliente e fornecedor e gerenciamento de resíduos.

Mais agilidade, controle e segurança na Gestão dos Serviços

Além da automação de processos, o Grupo também obteve sucesso na implantação de componentes como Documento, Auditoria, Plano de ação e Calibração. A partir deles, são criados e gerenciados os mais de três mil documentos do grupo, administrados os mais de 30 planos de ações mensais, possibilitando a realização de auditorias de aspecto legal e normativo do sistema de gestão integrado, além do gerenciamento dos planos de calibração que garantem o status dos equipamentos do grupo. 

“Podemos afirmar que os ganhos são tanto em relação ao tempo na execução de atividades – em algumas delas tivemos um ganho de até 50%, quanto na qualidade das tarefas executadas.  Por meio das análises de dados e dos dashboards, com a disponibilização rápida e confiável das informações, podemos tomar decisões com mais segurança”, pontua.

Martareli explica que, após a implementação, o grupo identificou a necessidade de ter controle dos chamados da área de TI também. Dentro da própria plataforma SoftExpert Suite foi incorporada à ferramenta ESM - Enterprise Service Management – para gestão de serviços. 

Com isso, é possível monitorar os níveis de SLA, por criticidade do chamado e por status, ter controle de quantos chamados são atendidos e quais deles foram aprovados ou reprovados pelo solicitante, classificar por categoria (sistema, infraestrutura ou telefonia), além de ter visibilidade em tempo real do andamento de cada chamado.

Atendimento à legislação

A companhia tem uma certificação específica para embalagens de álcool, emitida pelo Inmetro, orientada por portarias, que são embasadas na Norma ISO 9001. A comercialização do produto só é permitida se houver essa certificação, que considera tanto questões processuais quanto documentais.

Nesse contexto, a solução também trouxe resultados importantes, percebidos em auditorias externas. Dentre os desafios da Companhia agora estão a criação de novos workflows, ativação de novos componentes da Suite e integração com plataforma de RPA.