Flex lança plataforma Yaky

Solução digitaliza documentos e implementa política ‘zero paper’ nas empresas

De acordo com uma pesquisa realizada recentemente pela consultoria Gartner, 92% dos CEOs admitiram a necessidade de digitalização no setor de RH.

Com base nesse cenário, a Flex Relacionamentos Inteligentes, empresa que oferece soluções multicanais de relacionamento com os stakeholders, desenvolveu uma plataforma de digitalização de documentos que faz uso de inteligência artificial para reconhecimento e validação de conteúdo.

Batizada de Yaky, a plataforma permite o envio de documentos, como folha de ponto, contratos, comprovantes para reembolso e atestados médicos, via Whatsapp, com uma simples foto.

Segundo a empresa, a veracidade da documentação é assegurada através de assinatura digital e a armazenagem em Cloud, permite que os colaboradores acessem os arquivos para realizar a consulta. Todos os colaboradores recebem um token, que permite a resolução de todas as burocracias digitalmente, sem emissão de papéis.

Na Flex, o projeto foi implementado para aprimorar os processos da empresa e sua performance. Com o uso do Yaky nas unidades de Santa Catarina e São Paulo, que somam cerca de 12 mil funcionários, a empresa passará a economizar mais de meio milhão de reais por ano somente com armazenagem e impressão de documentos e, em breve, pretende se tornar uma empresa "zero paper". 

“Gastos com impressão e armazenagem aumentam exponencialmente nas empresas, pois, os documentos dos funcionários precisam ser arquivados por pelo menos cinco anos, conforme a legislação. E a cada mês o volume de papel que precisa ser guardado só aumenta.”, informou Angela Casali, diretora de RH da Flex.

Gestão estratégica 

Ainda segundo a empresa, os benefícios, transcendem a redução direta de custos. De acordo com Marcelo de Oliveira, diretor responsável por Relações Trabalhistas da Flex, a plataforma também trouxe diversos ganhos de forma indireta, como o armazenamento de dados estratégicos, para o desenvolvimento de políticas de gestão que visam a melhoria da qualidade de vida dos colaboradores.

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Apesar da empresa já contar com uma taxa de absenteísmo bem abaixo do mercado, o uso do Yaky é visto como uma oportunidade de aprimoramento, pois, os dados armazenados no sistema permitem aos gestores gerar relatórios e acompanhar problemas que podem estar acontecendo em suas áreas.

O Yaky também otimiza o tempo do colaborador, que não enfrenta mais filas no balcão de atendimento do RH para entrega de documentos. Essa economia, segundo a empresa, permite ao departamento de RH atuar de maneira estratégica.

Pois, desse modo, o RH alimenta mais rapidamente seu banco de dados e consegue mapear a situação de cada um de seus funcionários, como analisar tempo e motivo de afastamento médico, por exemplo, elaborando políticas que minimizem esse tipo de problema.