Especialista da Qive orienta como evitar erros fiscais e manter a saúde financeira nas vendas de fim de ano

Com a Black Friday batendo na porta, o varejo e o e-commerce precisam redobrar a atenção para manter a gestão fiscal em ordem. Durante esse período, a movimentação financeira e o volume de transações se intensificam, por consequência, a necessidade de dar mais atenção às obrigações tributárias é maior.

“Erros na apuração de impostos, atraso no lançamento de documentos e um fluxo fiscal moroso acarretam no descumprimento de prazos e obrigações, o que pode resultar em multas e comprometimento do fluxo de caixa, algo desfavorável num momento em que as empresas estão focadas em aproveitar o pico de consumo com a maior agilidade e assertividade possível em seus lançamentos”, diz Adriana Karpovicz, Diretora de Vendas de Grandes Contas da Qive, uma plataforma responsável por gerenciar documentos fiscais de mais de 150 mil empresas no Brasil. 

Para ajudar empreendedores a navegar nesse cenário, a especialista reuniu oito dicas essenciais que podem melhorar a gestão fiscal da sua empresa e assegurar que, além do sucesso nas vendas, as empresas também mantenham sua saúde financeira intacta.

1. Antecipe-se na organização fiscal

O período que antecede a Black Friday é interessante para rever como está a organização fiscal da empresa. É preciso levar em consideração as particularidades da Black Friday, como descontos e promoções, que podem impactar a base de cálculo dos tributos. Para empresas menores, isso é ainda mais crucial, já que a margem para erros e imprevistos financeiros pode ser mais impactante para os resultados.  É importante checar se os sistemas de gestão estão preparados para o aumento do volume de vendas e se as informações fiscais estão corretas. Fazer um breve treinamento do time para lidar com o aumento da demanda e emitir notas fiscais corretamente também pode ser positivo. Manter a documentação fiscal, como notas fiscais de entrada e saída, organizada também facilita a emissão de notas fiscais e a apuração dos impostos.

2. Monitore a legislação vigente

As regras fiscais podem sofrer alterações ao longo do ano, e estar atualizado é fundamental. Acompanhe mudanças que possam impactar a tributação de vendas online ou físicas durante a Black Friday. Pequenas empresas e e-commerces devem prestar atenção especial às mudanças em tributos como o ICMS e ISS, que podem variar por região. 

3. Atenção às condições de parcelamento e impostos

Oferecer parcelamentos é comum durante a Black Friday, mas é preciso lembrar que os impostos são recolhidos na emissão da nota fiscal, independentemente do pagamento a prazo. Portanto, é preciso considerar o fluxo de caixa no planejamento de forma a não comprometer a saúde financeira do negócio com parcelas a longo prazo.

4. Reforce a documentação e arquivamento

Organize todos os documentos fiscais gerados nesse período: notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento de impostos. Isso facilita a prestação de contas e auditorias futuras. Para PMEs, que muitas vezes operam com equipes reduzidas, essa organização pode evitar complicações legais e retrabalhos.

5. Realize auditorias internas

Antes do início da Black Friday, considere realizar auditorias internas para revisar processos fiscais e garantir que não haja pendências ou falhas que possam resultar em penalidades. Esse cuidado é ainda mais relevante para empresas de varejo físico, que tendem a lidar com uma quantidade elevada de documentos fiscais durante o período. Crie processos para ter um controle eficiente de estoque e, assim, evitar problemas de tributação. Garantir que os produtos sejam devidamente registrados é essencial para evitar diferenças no cálculo de impostos. Mantenha o estoque atualizado e acompanhe a entrada e saída de mercadorias para alinhar o faturamento ao estoque real.

6. Planeje o fluxo de caixa com precisão

A alta nas vendas da Black Friday é uma oportunidade para aumentar o caixa, mas os tributos podem consumir parte desse resultado. Mantenha uma previsão clara dos impostos que deverão ser pagos nos meses seguintes, para evitar surpresas e garantir um balanço positivo após o período de promoções.

7. Aproveite incentivos fiscais e regimes tributários

Pesquise e aproveite possíveis incentivos fiscais que possam beneficiar sua empresa durante a Black Friday. Pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional, por exemplo, podem se beneficiar de um regime de tributação simplificada, enquanto grandes varejistas podem buscar incentivos estaduais ou federais para aliviar a carga tributária.

8. Uso de tecnologias de gestão fiscal 

Adotar tecnologias é crítico para garantir uma gestão fiscal eficiente. Ferramentas digitais, como softwares de gestão, automatizam processos como emissão de notas fiscais, cálculo de impostos e controle de estoque, praticamente anulando a possibilidade de erros, perda de prazos de pagamentos e emissão de notas fiscais com informações incorretas. Além disso, plataformas de e-commerce e pagamento integradas ajudam a monitorar vendas em tempo real, garantindo que todas as operações estejam em conformidade com as exigências fiscais. O uso de tecnologias simplifica a gestão e reduz erros manuais, permitindo que o empreendedor foque nas estratégias de vendas durante a Black Friday.