ERP versus Planilhas: o que é melhor?

O ERP é um dos sistemas de gestão mais usados atualmente pelo mercado e consiste na centralização de dados em uma única plataforma, para maior controle das informações e melhoria na tomada de decisões. 

A tecnologia tem estado cada vez mais presente nos processos operacionais das empresas.

Muitas estão sempre atentas para novas ferramentas tecnológicas, a fim de integrá-las ao dia a dia do negócio, porém, outras ainda ficam assustadas com tantas novidades e possuem receio de adotar algo novo. 

Esse cenário pode ser visto entre os adeptos de um sistema de gestão, como o ERP (Enterprise Resource Planning), e os adeptos da planilha.

Certamente, há vários prós e contras de implementar um ERP e uma planilha nas atividades das organizações, no entanto, qual é melhor?

O ERP é um dos sistemas de gestão mais usados atualmente pelo mercado e consiste na centralização de dados em uma única plataforma, para maior controle das informações e melhoria na tomada de decisões. 

Dentre os prós que podem ser citados na utilização de um ERP, estão o acesso simultâneo de diversos colaboradores, a automatização de processos e o aumento de produtividade. Podemos também destacar a integridade dos dados e segurança da informação.

Primeiramente, pelo fato de os dados de todos os departamentos da empresa estarem em um único sistema, torna-se mais fácil o acesso por parte dos colaboradores, principalmente, se o ERP estiver implementado na nuvem, possibilitando, além do acesso fácil, uma maior mobilidade para os funcionários. 

Por conseguinte, a automatização de processos é uma das maiores vantagens de um ERP, aprimorando a gestão da empresa em diversas áreas. Por fim, o ERP permite gerar mais produtividade, graças, também, à automatização que é criada pelo sistema. 

No entanto, por mais que os prós sejam atraentes para a implementação de um ERP, seus contras podem ser um empecilho. Ao contrário das planilhas, um software de ERP exige um investimento maior para a sua aplicação, exigindo um planejamento financeiro de investimento durante um período.

Além disso, se o ERP não for armazenado na nuvem, ele dependerá de uma infraestrutura física de TI, exigindo computadores com grandes capacidades de armazenamento; da mesma forma, se o ERP for instalado na nuvem, ele dependerá de internet para funcionar.

Assim como o ERP, as planilhas também possuem seus prós e contras. Dentre as maiores vantagens de usar uma planilha no lugar de um ERP estão o funcionamento offline, o baixo custo de implementação e a aceitação dos dispositivos. 

Por pertencer ao mundo pré-internet, as planilhas não dependem de uma conexão para ter um pleno funcionamento. Além disso, seu custo de implantação é muito baixo, considerando a assinatura ou compra do pacote Office para o funcionamento da planilha no programa Excel, o mais comum. Por último, as planilhas, geradas no formato csv, podem ser lidas em, praticamente, qualquer dispositivo.

Porém, há os contras em se adotar as planilhas como ferramenta de gestão na empresa, como a baixa segurança de dados, falta de suporte especializado e alto investimento de tempo. 

Por se tratar de um arquivo frágil, as planilhas podem se perder ou ficar inacessíveis caso haja um problema no computador. Ademais, não existe um suporte para as planilhas, a não ser que ele seja especializado e voltado para problemas estritamente técnicos. 

Por fim, o tempo necessário para finalizar uma planilha muito complexa é alto, já que depende de realização manual.

Diante disso, por mais que as planilhas possam ter seus benefícios, o ERP é uma opção mais eficiente para empresas que querem, de fato, obter uma vantagem competitiva no mercado. 

No caso do tempo, a planilha dificulta o trabalho dos colaboradores, já que eles precisam inserir os dados manualmente e isso acaba interferindo a execução de outras tarefas; dessa forma, o ERP, ao automatizar os processos, é a melhor escolha para quem quer otimizar tempo.

Com relação à organização e integração, o ERP exerce essa função de forma superior à exercida pelas planilhas, visto que elas realizam a organização e controle de dados, porém não conseguem integrar informações sem ser manualmente. 

Essa integração, em um ERP, é feita de forma automática, diminuindo as falhas humanas e ampliando a visão do negócio.

No que diz respeito à análise de dados, as planilhas geram excelentes gráficos para o acompanhamento de métricas, no entanto, esses devem ser gerados manualmente. Com o ERP, ao contrário, fornece relatórios detalhados com o resultado de cada setor, sem que seja necessário gerar gráficos de forma manual.

Sobre a segurança, as planilhas, também, estão atrás do sistema de gestão ERP, já que são armazenadas no computador e são vulneráveis a riscos; caso não haja um backup das informações, elas podem ser perdidas em uma invasão de malware, por exemplo. 

Já o ERP, mesmo que armazene seus dados em uma infraestrutura física, as informações estão mais protegidas, graças à backups automáticos e uma criptologia mais específica. Em casos de o ERP ser armazenado na nuvem, as informações são todas mantidas em rede. 

Com isso, tem-se que o ERP é uma solução tecnológica mais eficiente para a gestão de processos nas empresas. Mesmo que seus contras envolvam algumas questões importantes, como o custo de implementação, eles são compensados com as diversas vantagens que os empresários garantem ao usar um sistema de gestão.