Distribuidora reduz custos com plataforma de gestão

Com nove escritórios pelo país, 170 funcionários e mais de 14 mil clientes, o Grupo JAV tinha alguns desafios a...

Com nove escritórios pelo país, 170 funcionários e mais de 14 mil clientes, o Grupo JAV tinha alguns desafios a serem solucionados. Antes da adoção do fluig, alguns processos da distribuidora não eram bem definidos e integrados. Havia falhas de comunicação entre as unidades, que eram muito regionalizadas, e entre os times de campo e backoffice, que realizavam a maior parte de suas tarefas manualmente como solicitações de documentos, análise de pedidos, aprovações de crédito, entre outras.

O resultado disso era retrabalho, perda de informações e falta de rastreabilidade - uma vez que a maioria dos dados ficavam divididos entre históricos de e-mails e computadores pessoais - perda de credibilidade, além de desmotivar os próprios colaboradores, que se viam muitas das vezes desinformados sobre o que acontecia na companhia. Com o fluig, foi possível revigorar o time e toda a operação, a plataforma possibilitou que as unidades se aproximassem dos processos, centralizando os acessos e permitindo um melhor controle dos dados e uma comunicação fluída.

A empresa comenta que antes, era comum chegarem notas dos escritórios espalhados pelo Brasil com compras desnecessárias, o que aumentava o custo e que, no pior cenário, eram pagas com o dinheiro do caixa, correndo riscos de fraude. Atualmente, com um processo automatizado, as notas fiscais são enviadas digitalizadas e ficam sujeitas à aprovação do centro de custo local. Se o valor limite for ultrapassado, a informação chega para a matriz que pode recusar ou não o pagamento. Essa regularização reduziu consideravelmente as compras desnecessárias, facilitando as negociações com os fornecedores e gerando uma economia de cerca de R$ 30 mil por mês, ou seja, R$360 mil em um ano.

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O processo para cadastro de produtos também foi aprimorado. Antes, o dia a dia do vendedor era burocrático, era necessário pedir uma solicitação para cadastrar um produto e isso podia levar cerca de um mês para ser finalizado, gerando perdas de oportunidades comerciais. Hoje, esse cadastro é feito em poucos minutos por um fluxo rastreável, que notifica a área de cadastro já no momento do pedido. 

A busca por sua transformação digital foi o primeiro passo rumo aos benefícios e conquistas que o Grupo JAV encontraria com o fluig, além de uma tecnologia que tivesse facilidade de integração com seu ERP e demais sistemas, acompanhando seu crescimento.

?A força do fluig veio para revolucionar a forma de trabalharmos. Conseguimos fazer com que as unidades não se sentissem mais tão distantes dos processos e centralizamos os acessos. A transformação digital realmente está acontecendo e não só trouxe ganhos de produtividade como gerou novas oportunidades, aumentando as conversões e engajamentos. Além disso, tivemos um ganho de até 99% de efetividade, pois reduzimos o tempo gasto em processos de 720 horas para 20 minutos?, explica Sérgio Kunio, diretor de operações do Grupo JAV.

Fonte: Redação

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