Você já deve ter ouvido falar de “Compliance”, ou Gestão de Governança e Risco. Independentemente de como tenha sido seu primeiro acesso ao termo, ele tem sua relevância e, também, se estende a atividades fiscais. Uma empresa preocupada em cumprir as leis e disposta a investir em programas de compliance evita fraudes e danos maiores dentro da organização. Acompanhe o post de hoje!

Quando ouvimos falar de impostos e todos os tributos fiscais que existem em nosso país, é comum torcermos o nariz e lembrarmos de todos os casos que envolvem as obrigatoriedades fiscais, seus detalhes, bem como as condições impostas pelo governo.

As regras valem para todos os cidadãos, mas é impossível não ligarmos o assunto a situações que envolvem grandes empresas em casos de sonegação de impostos e lavagem de dinheiro. Além disso, existe um outro cenário. Como o empreendedor deve agir perante as regras estabelecidas pelo governo, progredindo de maneira segura para o bem da sua empresa.

To comply, essa expressão de origem inglesa significa “cumprir”, está relacionada a fazer valer normas e leis. Estudos apontam que o termo surgiu por conta da quebra da Bolsa de Nova York, quando o mercado financeiro norte-americano passou por grande crise em 1929.

Após 93 anos, é claro que alterações ocorreram no caminho, a própria tecnologia surgiu para fazer valer o que a expressão traz para dentro das empresas. De acordo com o CFA - Conselho Federal de Administração, em 1970, nos EUA, foi instituída a Lei Anticorrupção Transnacional, Foreign Corrupt Practices Act (FCPA). Esse órgão consolidou as punições para organizações americanas envolvidas com atos de corrupção no exterior. Tudo por conta de um grande escândalo que veio à tona, confirmando o envolvimento de empresas privadas e governos em esquemas de corrupção.

Até aqui deu para entender qual o propósito da gestão de compliance dentro das empresas. Ainda de acordo com o CFA, no Brasil, o programa ganhou evidência em 1992 com a entrada de organizações estrangeiras no mercado nacional.

Corrupção

Quem não acompanhou em nosso país os casos de corrupção e lavagem de dinheiro? Escândalos, como a operação Lava Jato que teve início em 2014, trouxeram à tona a discussão sobre programas de segurança, ou seja, o termo compliance voltou a ser mais presente.

A finalidade é acompanhar os dados, apontar divergências e, em caso de fraudes, comprovar como e por onde ocorreram os fatos. Na contabilidade, é mais uma maneira de ofertar um serviço com garantia de segurança no âmbito dos assuntos fiscais e tributários.

Como funciona?

Para implementar o compliance é importante adequar ao negócio os processos que são necessários para cada situação, adequando mecanismos que façam valer as leis que competem às obrigações, sejam elas fiscais, tributárias e/ou contábeis.

Vantagens do Compliance Fiscal

Uma das vantagens é auxiliar no desempenho das apurações fiscais, o compliance fiscal surgiu como uma ferramenta para diminuir os erros na coleta de dados e as sanções aplicadas por falta de legitimidade das informações fiscais, tributárias e contábeis.

Confira a seguir 5 vantagens que o compliance fiscal entrega na gestão dentro das empresas:

1 – Controle das obrigações e cumprimento dos prazos

? Menos preocupação

Na rotina de uma empresa contábil, é comum a preocupação com os prazos de entrega das obrigações. Afinal, sem organização, planejamento, averiguação e controle, não é possível trabalhar de maneira correta e eficiente. Seguindo as normas apresentadas nos processos de compliance, o controle das obrigações e o cumprimento dos prazos tornam-se mais eficientes, eliminando um dos problemas mais evidentes dentro da gestão contábil de uma empresa.

2 – Controle de documentação e gerenciamento de comprovantes

? Organização

Tenho certeza que você concorda, além da preocupação com os prazos, outra dificuldade é reunir comprovantes, notas fiscais e tudo que possa comprovar as transações financeiras do seu cliente. Com o método oferecido pelo compliance, a promessa é permitir mais controle da documentação e gerenciar com clareza cada movimentação financeira realizada.

3 – Automação do preenchimento de guias

? Agilidade no recolhimento de tributos

Além de automatizar o levantamento das contribuições, é possível gerar guias com mais precisão, diminuindo as margens de erro nos cálculos que anteriormente eram calculados à mão. Além disso, é possível simplificar as demandas que o departamento fiscal geralmente enfrenta, assegurando a credibilidade das informações e promovendo, antecipadamente, o cumprimento das obrigações.

4 – Notas fiscais em conformidade

? Preenchimento correto das notas fiscais de acordo com as normas tributárias

O preenchimento em conformidade com as normas tributárias afasta a possibilidade de sonegação de impostos, bem como o pagamento de tributos indevidos.

5 – Armazenamento seguro dos dados fiscais da empresa

? Com os processos bem alinhados e o auxílio da tecnologia, é possível proteger as informações fiscais da empresa

Adotar o uso de sistemas que facilitem o cálculo das taxas tributárias, armazenem os documentos fiscais com segurança e agilizem a emissão dos documentos fiscais torna os procedimentos internos da organização mais eficientes.

Como um dos resultados, temos a apuração de tributos integrada com menos risco de penalidades e multas. De mais a mais, com a congruência dos dados apurados, em caso de auditorias internas, a identificação de inconstâncias nas informações fica mais fácil.

Sistemas que entregam agilidade e segurança

A automação nada mais é do que um sistema que utiliza processos automatizados para comandar e controlar mecanismos de seu próprio funcionamento. O que no passado levava um bom tempo para concluir, hoje, com a diversidade de ferramentas inteligentes, os processos ganharam eficiência na gestão de tempo, qualidade e segurança.

A automatização dos processos possibilitou a execução de tarefas que anteriormente subtraíam muito o tempo do contador. Hoje, ele e sua equipe de trabalho podem contar com uma gestão efetiva, com softwares inteligentes de grande entrega. Os programas desenvolvidos diretamente para esse segmento envolvem sistemas operacionais que vão desde softwares tributários a melhorias automáticas em programas que envolvem normas fiscais.

Pontos importantes para a prática do compliance dentro das empresas:

É essencial colocar em prática pontos fundamentais, como:

? Análise de riscos;

? Desenvolvimento de normas e condutas de acordo com a atividade da empresa e definidas em comum pela equipe envolvida;

? Invista em comunicação interna, assim todos terão acesso às normas estabelecidas, garantindo o sucesso da implementação do compliance na organização.

Para terminar, o método oferecido pelo compliance, dentro das empresas, inclusive nos escritórios contábeis, oportuniza a conservação das mais diversas informações que são de suma importância para a gestão contábil, colocando em ordem e segurança os dados de demonstrações financeiras, obrigações acessórias, balancetes e todas as atividades contábeis que são prestados ao cliente.

Foto: Vanessa Mandarano, Jornalista e redatora na Netspeed Tecnologia em Sistemas