Companhia privada do setor elétrico moderniza sistema com software de gestão

EDP Brasil usou SAP Concur para digitalizar a gestão de despesas de viagens

A EDP Brasil, empresa que atua em toda a cadeia do setor elétrico brasileiro, implementou no início de 2019, a solução SAP Concur Expense. 

A empresa tinha como principal objetivo, automatizar o processo de reembolsos de despesas de viagens e gerenciar os relatórios de prestação de contas dos cartões corporativos de toda a operação, que contempla 3 mil colaboradores diretos no País.

A Companhia, que tem mais de 10 mil colaboradores diretos e terceirizados, atua em Transmissão, Comercialização e Serviços de Energia, e possui seis unidades de geração hidrelétrica e uma termelétrica. Em Distribuição, atende cerca de 3,5 milhões de clientes em São Paulo e no Espírito Santo, além de ser a principal acionista da Celesc, em Santa Catarina.  

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Anteriormente, as solicitações de reembolso eram realizadas a partir de um portal de serviços e o colaborador precisava preencher todas as informações manualmente. O que incluía anexar recibos e enviar à área responsável pelo lançamento. Com a digitalização do processo, o funcionário passou a solicitar o reembolso diretamente no aplicativo no celular, tirando uma foto dos recibos e encaminhando para aprovação, sem a necessidade de impressão.

Alecsandro Possenti, especialista de TI da EDP Brasil, explicou que a implementação foi realizada em etapas, mas que mesmo assim, o processo foi acelerado pela rápida adesão dos colaboradores. O executivo afirmou que o Concur proporcionou agilidade, controle e eficiência no processo. 

A EDP já utiliza o sistema de gestão SAP ECC e o novo projeto contou com a participação das áreas de TI e de Contas a Pagar.

De acordo com a companhia, o engajamento das equipes também foi indispensável para a parametrização do aplicativo, incluindo as regras para os pedidos de reembolsos, sinalizando para o colaborador se algum item está fora da política de viagens no momento em que ele insere a informação. Isso contribui para a disseminação das regras da empresa e aumenta a transparência.

Além de simplificar e trazer agilidade ao processo, a EDP afirmou que a adoção do SAP Concur Expense diminuiu o tempo médio de aprovação de cinco para até três dias. A plataforma também é utilizada por equipes terceirizadas para prestação de contas de despesas em atividades externas, principalmente relacionadas à manutenção.  

“A experiência do colaborador melhora, ao mesmo tempo que temos as políticas da empresa implementadas, trazendo transparência e redução de custos na gestão de despesas”, enfatiza Valéria Soska, diretora-geral da SAP Concur.