Mais um ano está começando e é muito normal que as empresas comecem a colocar em prática o seu planejamento e a se organizar com as contas fixas que precisam ser pagas ao longo do ano.

Uma destas contas são as obrigações tributárias e fiscais que a companhia tem que contabilizar e que exigem esforço e tempo da equipe para não correr o risco de perder algum prazo. O Brasil possui uma das cargas tributárias mais altas do mundo para empresas. Por isso, é importante realizar um bom planejamento para não deixar de pagar nada e, assim, não ser penalizado pela Receita Federal.

É possível dividir um ano fiscal em quatro trimestres ou em 12 meses - quanto maior é a divisão, mais controle a empresa possui sobre o fluxo de caixa, as variações de desempenho e outros dados financeiros relevantes. Vale lembrar que nem todo ano fiscal coincide com o ano calendário, ou seja, de 1 de janeiro a 31 de dezembro.

No Brasil isso ocorre, mas essa não é a regra em todos os países. Mencionaremos aqui os principais passos para ajudar as empresas a se organizarem melhor com as obrigações fiscais e tributárias para começar o ano de 2022 sem pendências.

Antecipação

Por envolver processos burocráticos que reúnem conhecimento jurídico, contábil e financeiro, o pagamento de impostos não pode ser feito na última hora. Isso é especialmente verdade quando se trata de empresas, afinal, sem uma antecipação para levantar os dados necessários e checar tudo antes de entregar, são grandes as chances de cometer erros que podem resultar em penalizações legais e financeiras.

A chave para cumprir efetivamente os prazos é a antecipação, ou seja: saber exatamente todas as obrigações tributárias e fiscais que devem ser pagas, como elas devem ser entregues e o que a equipe fiscal da companhia deve fazer para tornar esse processo eficaz e seguro.

Tecnologia

Contar com a tecnologia é um modo de ter um excelente aliado no controle de prazos. Um sistema de gestão ERP (sigla de Enterprise Resource Planning), por exemplo, ajuda a empresa a integrar os processos e otimizar a gestão estratégica do negócio de forma inteligente.

Este software permite que a companhia estude o cenário real de todos os departamentos através dos diversos relatórios, gestão de vendas, controles de faturamento, estoque e logística e consequentemente, reduza seus custos. Além disso, é possível fazer todo o controle dos prazos fiscais e integração com outros softwares para entrega das obrigações tributárias e fiscais, como o eSocial.

Alguns softwares já estão automatizados para atender a todas as exigências fiscais e tributárias enviando as informações necessárias diretamente ao seu respectivo órgão governamental e também fazem os cálculos de fundos, impostos e recolhimentos, otimizando assim, tempo da equipe, reduzindo erros e perda de prazos.

Criar um cronograma

Crie um cronograma para não deixar de pagar nenhum imposto organizando e disponibilizando para todo o time um calendário fiscal com cada um deles e a data limite que devem ser pagos. Esse é um processo que não pode apresentar erros, já que eles implicam em multas e autuações.

Documentos e legislação

Uma vez que foram listadas todas as obrigações fiscais, o próximo passo é organizar as informações e, se possível, centralizá-las em uma plataforma e colocá-las em pastas de acordo com a sua área ou assunto. Também é importante que a equipe contábil da empresa saiba bem a legislação tributária e fiscal do país, estando atenta para possíveis atualizações, já que, no Brasil, essas normas mudam com regularidade.

Contratar uma consultoria

Muitas empresas não possuem ainda um sistema para otimizar seus processos e irão precisar contratar uma consultoria de tecnologia especializada para ajudar no processo de implantação de um software ERP. O papel da consultoria é aconselhar os clientes na seleção e uso de boas ferramentas de ERP, bem como implementar e gerir seus negócios de acordo com sua respectiva gestão.

Também deve sugerir soluções baseadas em dados e informações coletadas no decorrer das etapas do processo desde a implementação do software até a manutenção e acompanhamento de resultados. Além disso, uma consultoria ERP, especialista no assunto, deve fazer um diagnóstico, pesquisar e propor soluções para melhorar o funcionamento do ERP, a fim de otimizar todo seu potencial e claro, estar sempre presente no gerenciamento de todo o projeto.

Por isso, é essencial que ao escolher quem irá atender a sua empresa, você também conheça o histórico e experiência de mercado da consultoria, os segmentos que ela atua e o nível de senioridade dos consultores. Seguindo esses processos e se organizando, todas as obrigações tributárias e fiscais de 2022 estarão em dia!

Foto: Ricardo Nunes, CEO da TRIYO Tecnologia