Com gestão orientada a dados, hospital aumenta eficiência e melhora atendimento aos pacientes

Hospital Mãe de Deus, de Porto Alegre, contou com o suporte da MicroStrategy para otimizar o atendimento 

Para oferecer um melhor atendimento aos seus pacientes, o Hospital Mãe de Deus, referência nacional no atendimento médico-hospitalar de alta complexidade, investiu no uso de tecnologia de análise de dados para modernizar e agilizar os serviços, além de otimizar a operação. 

Localizado em Porto Alegre, no Rio Grande do Sul, o hospital privado, que é mantido pela AESC (Associação Educadora São Carlos), tinha a necessidade de elevar a eficiência do atendimento ao paciente. Ao mesmo tempo, a área de TI (Tecnologia da Informação) sabia que poderia apoiar ainda mais o negócio. Foi então, que o hospital recorreu ao uso de dados para tornar sua gestão mais transparente e eficiente. 

O hospital já utilizava a tecnologia de Analytics da MicroStrategy para transformar o grande volume de dados que é gerado diariamente pelo negócio em informações estratégicas para os gestores do hospital. Porém, essa era uma atividade que ficava abaixo da Controladoria e que tinha um alcance mais restrito. 

Sob a liderança do CIO do Hospital Mãe de Deus e da AESC, Fabrício Dhein, que acabara de ingressar na instituição, em 2016, o hospital criou um setor específico de BI (Business Intelligence), dentro da área de TI. Poucos meses depois, Maicon Freitas se juntou ao time, assumindo a coordenação da área de BI e Analytics.

Com o MicroStrategy, a área de BI fornece aos gestores das áreas de negócio relatórios com análises de dados históricos, dashboards online sobre indicadores de desempenho e análises preditivas, além de fornecer dados para projetos de Inteligência Artificial e Machine Learning da própria área de TI. 

Toda a jornada do paciente dentro do hospital é controlada, desde sua chegada na recepção até o atendimento do primeiro médico, passando por todos procedimentos necessários como medicação e espera pelos resultados de exames, até a liberação do paciente. Cada etapa é monitorada e cada uma tem um tempo estimado de atendimento a ser cumprido pelos médicos, enfermeiros e demais profissionais. 

O hospital utiliza os dashboards produzidos no MicroStrategy a partir de dados capturados do sistema de gestão e os reproduz nos diversos monitores que ficam espalhados nas áreas de espera. Essas telas mostram o tempo estimado e o nome do profissional responsável por cada atendimento. 

As telas usam sinalizadores nas cores verde, amarela e vermelha. Se um atendimento ainda não realizado se aproximar do final do tempo estimado, automaticamente, é gerado um fluxo de ligações para os gestores do setor verificarem o ocorrido e tomarem uma ação. 

O hospital tem uma sala chamada Central de Controle onde diversas informações da operação e indicadores de negócios são monitorados o tempo todo. Utilizando dashboards do MicroStrategy, os gestores e coordenadores têm uma visão de tudo o que está acontecendo no hospital, de um único lugar para agirem de forma proativa. 

O controle do fluxo de pacientes é um exemplo do que é monitorado. Esse é um dado crítico para o gerenciamento de leitos do hospital, que tem uma taxa de ocupação alta, entre 90 e 97%. Com os dashboards, os gestores têm visibilidade, em tempo real, sobre quantos dos 330 leitos do hospital estão livres, ocupados, em manutenção e higienização a qualquer momento. 

Esse controle permite ao hospital saber, com certa antecedência, se é preciso reservar um leito para um paciente que está próximo de completar sua recuperação. Portanto, não é mais necessário esperar o paciente se recuperar para depois solicitar o leito e aguardar a liberação.  

Outro benefício que o uso de dados para a tomada de decisão deu à instituição foi a visibilidade da operação. Semanalmente, a diretoria do hospital se reúne para analisar as metas de produção diária, semanal e mensal. 

Com os dashboards produzidos no MicroStrategy é possível saber, por exemplo, quantas tomografias foram feitas, número de internações na UTI, ticket médio e os custos em um determinado período. Além disso, diariamente, os diretores recebem em seus e-mails relatórios para terem acesso aos dashboards que mostram dados sobre a operação do dia anterior.

O coordenador de BI do hospital destaca que a área deixou de ser uma criadora de relatórios e passou a dar treinamentos de self service BI. A área fornece um conjunto de informações e os cruzamentos de dados são feitos pelos próprios usuários de negócio, que recebem orientações dos analistas de BI sobre como montar dashboards e relatórios em cima de uma estrutura de dados pré-pronta.

Com o empoderamento dos usuários das áreas de negócio a usar a análise de dados, os chamados para a área de TI diminuíram muito. Segundo Freitas, eles são, geralmente, para resolver pequenos incidentes ou tirar dúvidas simples dos usuários. 

Para os próximos meses, o Hospital Mãe de Deus pretende continuar o processo de empoderamento de dados a outras áreas da AESC ainda não atendidas completamente, promovendo o self service BI. Uma meta para 2021 é atingirmos a área de Educação da mantenedora. A área de TI assumiu a gestão de tecnologia no início deste ano.