A Inteligência Artificial (IA) está causando uma verdadeira revolução na forma como vivemos e trabalhamos. Hoje, sistemas autônomos são acessíveis a quase qualquer empresa e permitem turbinar a produção, ao mesmo tempo em que reduzem substancialmente os custos.

A questão é: o que você e a sua empresa devem fazer para garantir o sucesso nesse centário de transformações geradas pela IA? Depois de estudar o impacto dos nossos sistemas em mais de três mil empresas-clientes (focando principalmente na gestão de pessoas), compartilho com você algumas estratégias que podem ser aplicadas com razoável facilidade para turbinar o funcionamento do seu negócio. 

Ao final, ofereço um autodiagnóstico para ajudar você a identificar o potencial de melhoria da sua empresa nos quesitos economia e produtividade.

1 - Configuração na era da IA: lidando com algoritmos.

O maior desafio na utilização de sistemas de gestão (conhecidos como ERP) não está na operação propriamente dita, mas sim na sua configuração. A forma como você define a estrutura de códigos, identifica os setores e organiza os dados, por exemplo, faz toda a diferença nos resultados. 

Muitos fornecedores preocupam-se apenas em mostrar como operar a ferramenta, mas esquecem que a lógica por trás da configuração das interações é tanto ou mais importante. Em outras palavras, você pode ter o melhor ERP do mercado, mas se ele estiver mal configurado, não vai desempenhar como deveria. 

É como ter um bom carro, mas com o banco do motorista na posição inadequada (muito baixo, muito alto, muito para a frente ou para atrás, por exemplo)... Você não vai conseguir um bom desempenho, por melhor que seja o motor, até fazer os ajustes. Eu lembro disso cada vez que pego o carro da minha esposa e tenho que ajustar os retrovisores.

A boa notícia é que os modernos sistemas ERP aprendem sozinhos.  Isso significa que se você fizer uma configuração "errada", ele pode até funcionar mal no início, mas com o uso ele ajusta as variáveis de forma automática e, depois de algum tempo, o desempenho melhora. 

É algo equivalente a ter um carro flex que funciona com gasolina e álcool. Se você alimentar o bichinho com gasolina premium e depois mudar para álcool, no início ele tende a perder desempenho, mas em poucos quilômetros o sistema se ajusta ao novo combustível e passa a funcionar normalmente.

O estado da arte dessa tendência é o ERP autônomo que se autoconfigura a partir do uso, muitas vezes usando linguagem natural (ou seja, o usuário nem percebe que está configurando o sistema). Um exemplo real: hoje, os usuários da ANA (a inteligência artificial da Nasajon) podem usar assistentes virtuais, como Alexa ou Siri, para dar comandos do tipo "ANA, faça uma simulação do reajuste de salário pelo IGPM e me envie um relatório por e-mail".

ANA interpreta o comando, aplica o reajuste e envia os dados de uma forma lógica (por exemplo, em ordem alfabética). Daí, se o gestor preferir outro tipo de organização, basta um novo comando pedindo os dados por setor, por exemplo. Da próxima vez que ele solicitar um relatório de salários, ANA ajustará automaticamente a configuração e enviará os dados organizados por setor como padrão para aquele usuário. 

2 - Humanos + Máquinas: repensando o trabalho

Outra dificuldade comum no uso de sistemas de gestão empresarial (ERP) é com treinamento e gestão de pessoas. O maior problema é que não existe um mercado de formação de operadores de ERP - diferentemente de pilotos de avião ou marceneiros que são formados pelas escolas técnicas e depois absorvidos pelas empresas, os operadores de ERP precisam se "formados" pelas próprias empresas usuárias. 

Primeiro, porque cada fornecedor tem as suas próprias características. O operador de um sistema é praticamente leigo em outro. É como se um piloto de Boeing tivesse que aprender tudo de novo para pilotar um jato da Embraer. Na prática até existem algumas diferenças entre os aviões, mas 90% da operação é comum. Com ERP acontece o inverso.

Segundo, porque a complexidade de um ERP é várias vezes superior à de um avião, mas a capacitação dos operadores vai na direção contrária. Qualquer ERP tem milhões de linhas de código, milhares de variáveis e centenas de funcionalidades interligadas que, se forem ajustadas de forma incorreta, podem gerar resultados totalmente imprevisíveis. 

No entanto, quem costuma operar esses sistemas altamente complexos, são pessoas que, às vezes, mal concluíram o segundo grau. Mesmo assim, existem similaridades. Um dos maiores problemas enfrentados pelos pilotos de avião em viagens longas, por exemplo, é o tédio gerado pelas tarefas repetitivas. A forma que as companhias encontraram para resolver isso foi automatizar essas atividades - daí o "piloto automático". No avião, tudo o que puder, é automatizado. 

Já nos ERPs, as pessoas optam por trilhar o caminho inverso. Muitas coisas que poderiam ser automatizadas, como a organização dos dados, por exemplo, acaba sendo feita manualmente para atender aos caprichos de cada gestor (para "não perder o controle").

Por exemplo: se você não for um marciano, é muito provável que alguns dos seus gerentes estejam usando Excel para organizar informações que "puxam" do ERP. Mas, pense comigo, se a informação já está no ERP, não seria mais eficaz configurar o sistema para emitir os dados que o gerente deseja na forma como ele mais gosta?

É inacreditável o número de gestores que prefere gastar seu tempo digitando em planilhas Excel - altamente vulnerárveis a erros - dados que o ERP poderia facilmente organizar de forma automática e muito mais assertiva (se fosse adequadamente configurado). A boa notícia é que também nesse terreno, a Inteligência Artificial tem turbinado os ERPs e, cada vez mais, os comandos de voz em linguagem natural tomam o espaço da digitação manual e dos "penduricalhos" (como as planilhas).

Hoje um gestor já pode pedir a sistemas como ANA, coisas como: "emita um relatório com a projeção dos salários para os próximos 12 meses, considerando a taxa de inflação prevista pelo ministério da economia", por exemplo. Sistemas inteligentes conectam-se com bancos e órgãos de informação, organizam os dados incorporando índices de inflação, movimentos bancários e até o histório de intervenções. Tudo sem qualquer interação humana.

3- A economia da automação

Qualquer empresa que implementa um sistema inteligente de gestão percebe, claramente, e de forma quase imediata, o impacto dessa aplicação sobre a economia do negócio. Sistemas inteligentes, que hoje estão disponíveis por uma fração do custo da operação manual, já são capazes de realizar praticamente todas as funções do departamento de pessoal de uma empresa com centenas ou até milhares de funcionários, sem qualquer interação humana. 

Isso representa não apenas uma substancial economia de custos com salários, encargos e benefícios, mas principalmente um aumento significativo na satisfação dos empregados. Usando sistemas autônomos, usuários passam a ter respostas de forma praticamente instantânea e com 100% de assertividade - algo que é impossível nas operações realizadas por humanos.

De certa forma, a revolução da IA democratiza os benefícios da tecnologia, porque melhora a atuação não só de CEOs, gerentes e supervisores, mas também de empregados e colaboradores de forma geral. Em suma: todos ganham.

Autodiagnóstico

Para concluir, ofereço a você um autodiagnóstico que costumo aplicar nos meus programas de mentoria empresarial para identificar o "potencial de melhoria" do seu negócio nos quesitos economia e produtividade. Basta responder as perguntas a seguir, somar os pontos e interpretar os resultados usando a escala no final deste artigo.

1 - Configurações e ajustes do sistema

Considerando apenas as pessoas envolvidas com a operação dos sistemas de informação (incluindo planilhas e outras aplicações), somando o total de horas gastas para configurar as mudanças nas condições do negócio, como ajustes de preços, contratações e demissões, atualização de contratos etc. em cada período:

A - Usamos 10% ou menos do total de horas trabalhadas no período.

B - Usamos de 10% a 30% do total de horas trabalhadas no período.

C - Usamos mais de 30% do total de horas trabalhadas no período.

2 - Recrutamento, capacitação e gestão de pessoas

Somando o total de horas gastas com seleção, treinamento e gestão de pessoas (incluindo o tempo integral de gerentes e supervisores) para realizar as tarefas relacionadas a Recursos Humanos e Departamento de Pessoal:

A - Usamos 10% ou menos do total de horas trabalhadas na empresa.

B - Usamos de 10% a 30% do total de horas trabalhadas na empresa.

C - Usamos mais de 30% do total de horas trabalhadas na empresa.

3 - Eficiência, eficácia e desperdício

Somando o total de horas gastas com retrabalho (quando é necessário refazer algo que não ficou bem-feito na primeira vez), atendimento a reclamações de usuários (internos e externos) e desperdícios de forma geral - inclusive tempo ocioso dos colaboradores:

A - Usamos 10% ou menos do total de horas trabalhadas na empresa,

B - Usamos de 10% a 30% do total de horas trabalhadas na empresa,

C - Usamos mais de 30% do total de horas trabalhadas na empresa.

4 - Atividades-meio e atividades-fim

Separando as horas trabalhadas na empresa em "Atividades-fim(*)" e "Atividades-meio(**)":

(*) Atividades-fim são aquelas relacionadas com a captação de clientes e entrega dos produtos e serviços, tais como: vendas, fabricação, distribuição, assistência técnica etc.

(**) Atividades-meio são aquelas necessárias para realizar as atividades-fim, mas que não produzem valor ao negócio diretamente, tais como: administração de forma geral, contabilidade, folha de pagamento, faturamento, cobrança, recrutamento, capacitação e gestão de pessoas, configuração de equipamentos e sistemas etc. 

A - Atividades-meio consomem 10% ou menos do total de horas trabalhadas na empresa.

B - Atividades-meio consomem de 10% a 30% do total de horas trabalhadas na empresa.

C - Atividades-meio consomem mais de 30% do total de horas trabalhadas na empresa.

Resultado do autodiagnóstico:
Some 5 pontos para cada resposta "A"

Some 10 pontos para cada resposta "B"
Some 20 pontos para cada resposta "C". 

O total de pontos representa, grosso modo, o "potencial de melhoria" na produtividade da sua empresa se investir na automação dos processos de gestão.

Foto: Claudio Nasajon, fundador da NASAJON