Nos últimos anos, a pandemia acelerou a transformação digital fazendo com que as empresas corressem para se adequar e inovar seus produtos e serviços. Afinal, o consumidor também mudou seus hábitos e passou a querer vivenciar uma experiência de compras cada vez mais rápida e eficaz.

Hoje, não dá mais para imaginar como seria sem a internet, os softwares de controle financeiro, CRM, e-mail, etc. Todas essas transformações tecnológicas impactam diretamente o setor da Tecnologia da Informação (TI) que possuem altas demandas e pouca mão de obra especializada para alguns projetos.

Atualmente, a TI exerce um papel estratégico dentro das corporações, pois é por meio da tecnologia que irá se viabilizar fluxos de trabalho mais eficientes, mobilidade, uma melhor jornada de compras para o cliente, maior rapidez no atendimento, criação de novos softwares e aplicativos, relatórios para análise de mercado, dentre outras funcionalidades.

Porém, tudo isso gera custo e às vezes, este investimento é alto demais inviabilizando alguns negócios. O indicado para viabilizar um departamento de Tecnologia da Informação com menos custos é adotar algumas estratégias sem que se perca a eficiência e a inovação.

1) Computação em nuvem

O cloud computing ou computação em nuvem é uma das principais tendências e uma das formas de reduzir os custos de TI. É possível migrar o data center físico das empresas para a nuvem e assim, além da redução de gastos, ganhar em mobilidade, escalabilidade e segurança. A agilidade e produtividade também são grandes vantagens, já que os softwares e sistemas também podem ser migrados para a nuvem e todo o processo de suporte e desenvolvimento pode ser feito virtualmente.

2) Automatização de processos

Ao automatizar processos, os custos de TI tendem a ter uma significativa redução a médio e longo prazo, além de melhorar a eficiência e qualidade dos processos. Isto porque, a TI pode reduzir o tempo de trabalho e erros em cada atividade concentrando-as em uma única plataforma, além de diminuir os gastos com infraestrutura e equipe. Com a automatização todos os departamentos se beneficiam através de softwares de gestão muito mais eficientes como os ERPs, CRM, Big data, entre outros, sem contar na segurança de automatizar o backup sem erros.

3) Investir em assinatura eletrônica

Este é um processo que traz muitas vantagens, pois a empresa poderá economizar em impressões, gasto com correio ou motoboy para o envio de documentos aos clientes, além da otimização do tempo, já que com a assinatura eletrônica, os documentos podem ser assinados rapidamente com mais segurança na operação por estar na nuvem.

4) Utilizar indicadores de desempenho (KPIs)

Os indicadores de desempenho ou KPIs são fundamentais para ter um controle das metas das atividades de TI, assim, o gestor terá uma visão clara se as estratégias traçadas estão gerando resultados para a empresa, como por exemplo, melhora na produtividade e redução de tempo nos processos, aumento das vendas, melhoria na jornada do consumidor, entre outras.

5) Considere adotar o BYOD e o trabalho remoto

A sigla BYOD significa “Bring your own device” ou em português “Traga seu próprio dispositivo”. Na prática, isso significa que algumas empresas podem adotar a política de autorizar e incentivar seus funcionários a usarem suas próprias máquinas para trabalhar. Desta forma, reduzem os custos com o hardware e softwares de TI e neste caso, a responsabilidade da manutenção e troca das máquinas fica por conta dos colaboradores que muitas vezes preferem usar seus dispositivos por serem mais adequados à sua necessidade.

Porém, um ponto que as empresas precisam se atentar é com a segurança das suas informações, portanto o BYOD deve ser muito bem planejado e possuir regras rígidas de segurança e uso de ferramentas para evitar vazamentos. Neste caso, o uso de cloud computing é essencial para que nenhum dispositivo seja afetado por ataques cibernéticos ou vazamento de dados. Outro ponto que pode reduzir os custos de TI é o incentivo ao trabalho remoto. Os colaboradores estando em home office, há uma considerável diminuição de gastos com infraestrutura.

6) Usar ferramentas de integração das equipes

A utilização de ferramentas de integração das equipes de TI, como as metodologias ágeis, pode garantir um melhor retorno do investimento, redução de custos e otimização de processos e prazos. Outra estratégia, é estimular a cultura de DevOps (Desenvolvimento e Operações) para a integração das equipes e diminuição de conflitos, já que todos passam a acompanhar os processos e operações, trabalhando junto com os clientes em todas as etapas do projeto, gerando menos erros, retrabalho e maior comprometimento da equipe com prazo e qualidade.

7) Invistir em treinamento

Ter uma equipe capacitada faz toda a diferença para a inovação e crescimento da empresa, pois com conhecimento, é possível encontrar soluções diferenciadas para os desafios do dia a dia, por isso, incentivar a cultura de aprimoramento pessoal entre a equipe é uma boa estratégia.

8) Virtualização dos servidores

A prática de incorporação de máquinas virtuais dentro da empresa vem crescendo a cada ano devido ao aumento da quantidade de softwares e maior disponibilidade dos sistemas em nuvem. Esta tecnologia promove a melhor performance dos sistemas e processos, além de aumentar a confiabilidade e segurança em todo o ambiente de TI.

A virtualização de servidores também pode ser utilizada para a execução de aplicações corporativas. A contratação de ferramentas SaaS (Software as a Service) é uma grande aliada para diminuir os gastos com licenciamento a médio e longo prazo e possibilita a paridade de tecnologia de ponta para empresas de todos os portes sem que estas precisem fazer altos investimentos em infraestrutura.

Existe também a possibilidade de implementar serviço de disco virtual para reduzir os custos de armazenamento de dados e até obter uma infraestrutura de desktop virtual de back-end, na qual máquinas virtuais executam sistemas operacionais de PCs, permitindo que as empresas tenham maior capacidade computacional, sem precisar gastar com computadores superpotentes.

9) Gerenciar projetos

O gerenciamento dos projetos de TI é fundamental para o acompanhamento das metas e para que a equipe consiga entregar os serviços ou produtos com qualidade e no prazo determinado.

10) investir em Outsourcing

Investir no outsourcing é uma das maneiras mais eficazes de ganhar produtividade, inovação e reduzir custos. Outsourcing é a terceirização de um setor ou uma parte dele e seu objetivo é realizar os processos e projetos com mais expertise, agilidade. Além disso, quando a organização contrata um serviço de outsourcing ela foca seus esforços no core business e ganha na expertise do profissional alocado que promove alto desempenho nos projetos de TI.

O Outsourcing agrega valor à empresa e ajuda no crescimento do negócio. Com a terceirização de algumas atividades é possível reduzir custos operacionais e melhorar processos de produção. Além disso, ele ainda gera outras vantagens, como:

1. Agilidade na resolução dos problemas;
2. Com a contratação de um Outsourcing de TI, a empresa consegue manter sua infraestrutura de tecnologia de forma contínua e com segurança;
3. Maior produtividade;
4. Profissionais sempre treinados e atualizados;
5. Melhor controle de gastos;
6. Foco no core business;
7. Otimização de processos e entrega de prazos.

As empresas que souberem aplicar bem essas estratégias estarão à frente e poderão focar na inovação dos seus negócios.

Foto: Ricardo Nunes, CEO da TRIYO Tecnologia