9 passos necessários para as indústrias integrarem o ERP e o CRM

Visando aumentar principalmente a produtividade e o engajamento do time comercial, a maioria das indústrias e distribuidoras que planeja contratar uma ferramenta de CRM possuem a intenção de integrá-la ao seu ERP. Ainda que não seja a prioridade inicial, entender as possibilidades e esforços envolvidos é primordial para que não haja surpresas mais adiante, afinal, esse tipo de integração demanda tempo e investimento financeiro considerável.

Visando aumentar principalmente a produtividade e o engajamento do time comercial, a maioria das indústrias e distribuidoras que planeja contratar uma ferramenta de CRM possuem a intenção de integrá-la ao seu ERP.

Ainda que não seja a prioridade inicial, entender as possibilidades e esforços envolvidos é primordial para que não haja surpresas mais adiante, afinal, esse tipo de integração demanda tempo e investimento financeiro considerável.

Geralmente a necessidade de integração das plataformas ocorre a partir do momento em que o alto escalão visualiza a rejeição da equipe comercial com o ERP utilizado ou constata que deixou de atender as necessidades de gestores e vendedores.

Antes de tomar a decisão, porém, é preciso avaliar as limitações de integração antes de efetivar a contratação de um software de CRM. Hoje a maioria dos fornecedores disponibilizam uma documentação para integração disponível no seu próprio site. Dessa forma, é possível seguir adiante por conta própria e consultá-los para dúvidas pontuais. O ideal é sempre contratar empresas conhecidas no mercado pelo relacionamento próximo com os clientes.

A fim de ajudar as indústrias a não enfrentarem transtornos nesse processo, listo o cronograma necessário para realizar a integração do ERP com o software de CRM de maneira eficaz e correta. Confira:

Definição do dono do escopo e líder técnico

O primeiro passo para que a integração aconteça da melhor forma é definir os dois principais responsáveis pelo projeto dentro da indústria ou distribuidora. Geralmente, o dono do escopo é o gestor de vendas ou profissional de administração de vendas, uma vez que possuem boa visão dos processos internos e mínimas noções sobre tecnologia. Já o líder técnico (na maioria dos casos o executivo de TI) é responsável por auxiliar o dono do escopo nas decisões e nas comunicações com os fornecedores do CRM. Ele também será responsável por preparar servidores de teste e homologação, assim como liberar acessos de rede a ferramentas externas. Ambos possuem, antes de tudo, responsabilidade de avaliar as soluções de CRM e escolher aquelas que permitam melhor comunicação com seu ERP.

Contratação do fornecedor do CRM

Escolha um CRM que foi feito para resolver os problemas da sua indústria. Por exemplo, caso a intenção seja centralizar toda a vida do vendedor em um novo CRM, o dono do escopo precisa escolher uma plataforma que permita gerar orçamentos e pedidos de venda para sua equipe. O líder técnico, em paralelo, precisa avaliar se o sistema contratado suporta cálculos de impostos, consultas em tempo real de alíquotas para evitar manter duas lógicas de cálculo, uma no ERP e outra no CRM e, claro, escolha uma plataforma com PDC (portas de comunicação) abertas.

Reuniões para definição de escopo

O primeiro encontro deve ocorrer internamente e nele serão definidos os casos de integração que precisam ser implementados. Após isso, é necessário se reunir com o fornecedor para validar o escopo. Esse é o momento para verificar se é possível implantar tudo o que foi definido na reunião interna. Utilize a experiência do fornecedor a seu favor.

Elencar os dados trafegados

Quais dados do ERP que precisam estar visíveis/disponíveis no CRM? Razão Social, CNPJ? A indústria também pode optar por dados mais complexos, como limite de crédito, descontos especiais, volumes de vendas, etc. É necessário fazer internamente a definição para cada item presente na integração: clientes, produtos, pedidos, etc. Depois desse processo, é preciso se reunir mais uma vez com o fornecedor para verificar se há possíveis limitações e complexidade elevada na extração dos dados requeridos.

Definição das PDC

Uma vez que seu CRM possui uma PDC bem construída e definida, é necessário determinar a preparação da PDC do seu ERP. Geralmente essa tarefa é efetuada pelo próprio fornecedor do ERP ou algum parceiro especializado. Se nenhuma das opções forem viáveis, o serviço pode ser conduzido pelo desenvolvedor da indústria. Entretanto, essa é a opção mais demorada e arriscada, pois é indicado que o profissional escalado tenha experiência prévia com esse tipo de trabalho.

Escolha do desenvolvedor e desenvolvimento da PDC do ERP

Definida a responsabilidade da PDC do ERP, chega o momento de estabelecer o desenvolvedor. É comum que o especialista da PDC do ERP acabe se tornando também o desenvolvedor. Basicamente, ele irá criar o Middleware responsável pelo tráfego de dados. Nesse momento, é preciso que esse profissional e o líder técnico se reúnam periodicamente para garantir que tudo o que será desenvolvido do lado do ERP seja compatível com o CRM.

Preparação do ambiente

Finalizada a criação da PDC do ERP, chega o momento de preparar uma instância para desenvolvimento e testes do Middleware. A tarefa é liderada pelo responsável técnico com o auxílio do responsável pela PDC do ERP. Porém, esse processo também pode ser executado durante o desenvolvimento da PDC do ERP, já que existe a possibilidade do projeto ser liberado em pequenas partes.

Desenvolvimento e definição do servidor do Middleware

A partir desse momento, o desenvolvedor deve começar seu trabalho de fato. Ao longo do desenvolvimento, é bastante provável que bugs e necessidades de ajustes na PDC do ERP surjam. Portanto, o trabalho do lado do ERP não necessariamente acabou na etapa anterior. Finalizado o desenvolvimento, é preciso contratar um fornecedor de nuvem (Amazon, Google, Locaweb, etc.) ou alocar o Middleware no seu próprio servidor.

Testes

É recomendado que os primeiros testes sejam feitos pelo desenvolvedor e responsável técnico. Em seguida, eles passam a ser realizados pelo dono do escopo e pares envolvidos no projeto. O próximo passo é passar o ambiente para produção e deixar uma pequena equipe utilizar a ferramenta por uma semana em situações reais. Caso não haja necessidades de ajustes pontuais, basta depois liberar o uso para toda a equipe comercial.