5 Dicas para obter sucesso na implantação de um software de gestão empresarial (ERP)

Isso ocorre, porque estes sistemas transformam tanto a rotina das pessoas como os processos adotados, muitas vezes, por um longo...

Isso ocorre, porque estes sistemas transformam tanto a rotina das pessoas como os processos adotados, muitas vezes, por um longo período de tempo.  Embora a informatização seja essencial para o empreendedor que deseja se manter competitivo no mercado, muitos sofrem por não escolherem o programa realmente alinhado às suas necessidades ou acabam perdendo as rédeas de sua utilização.

Algumas dicas podem ajudar a obter sucesso na implementação de um ERP. São elas:

Escolha bem o software antes de instalá-lo. Parece básico, no entanto, muitas empresas não tomam os devidos cuidados nesta importante fase. A maioria das companhias não investe tempo para conhecer o fornecedor da solução, suas metodologias e tradição no mercado, além de nortearem as suas decisões apenas no custo. Também é recomendável procurar fornecedores que desenvolvam softwares especialistas, adequados para atender às necessidades de cada empresa, de acordo com o seu setor de atuação;

Reduzir sumariamente as horas de treinamento das equipes que utilizarão os sistemas, em função do investimento no projeto, pode sair muito mais caro do que se imagina. Treinamento é essencial, pois serão os colaboradores que utilizarão os softwares após a implantação. Lembre-se, a implementadora já conhece o produto e tem um prazo contratual para deixar a empresa apta a utilizar os programas contratados, porém todos precisam estar devidamente capacitados ao final deste processo;

Não transfira a responsabilidade do sucesso do projeto apenas para o fornecedor contratado. A implementadora participa com todo seu know-how, porém o envolvimento de todas as áreas e gestores da contratante é fundamental. Somente assim será possível usufruir de todos os benefícios que a utilização destes softwares oferece;

Documente tudo. A implantação de um ERP é um momento ímpar para que haja revisão dos processos utilizados pela empresa e eliminar os vícios adquiridos ao longo do tempo, além de evitar retrabalhos no futuro. Dedique tempo ou concilie um projeto de revisão de processos internos para que você mantenha o conhecimento da ferramenta perene em sua empresa, minimizando os impactos em eventuais trocas de equipe;

E monitore constantemente o uso da ferramenta. É comum que, ao longo do tempo, os usuários, especialmente os que não participaram do processo de implantação, comecem a deixar de usar certas funcionalidades, voltando ao hábito de adotar planilhas e controles paralelos. É saudável, anualmente, fazer uma medição da utilização das funcionalidades disponíveis na ferramenta e comparar com o que é realmente utilizado na prática.

* Marcos Malagola é diretor de Serviços da Mega Sistemas Corporativos