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Em tempos de crise econômica, as empresas procuram superar as dificuldades do mercado intensificando o relacionamento com clientes e prospects.O crescimento do Indicadores Econômicos das Viagens Corporativas (IEVC), da Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas, que apresentava uma curva ascendente nos últimos anos, mostrou redução de aproximadamente 3% em seu crescimento no período entre 2013 e 2014. E a previsão para 2015 também é pessimista. As perspectivas indicam uma provável redução deste mercado, ou seja, um decréscimo do volume de viagens corporativas.
A leitura deste cenário de clara redução nos indicadores nos leva a indagar: as empresas estão reduzindo as viagens mesmo nos momentos em que devem investir na busca por novos negócios? Sim, tudo nos leva a crer que parte desta redução pode ser atribuída a necessidade aguda de cortar despesas, mas, conhecendo de perto a realidade das empresas, sabemos que hoje muitas delas têm uma grande dificuldade na gestão das viagens no que tange ao controle das despesas realizadas. Este fator também impacta na redução das viagens, que certamente não desaparecerão, mas terão que ser tratadas á luz de novas ferramentas integradas de gestão que facilitem os processos e ajudem a reduzir custos.
Por isso, soluções que realizam a gestão integrada de viagens e despesas têm se mostrado grandes aliadas na redução de custos e alternativa para a crise econômica. Estas ferramentas, inclusive, tornaram possível incorporar também o controle de despesas de viagens (prestação de contas, Expenses, etc), além da gestão rigorosa dos pagamentos às agências e aos cartões de crédito, ao universo de viagens corporativas, que, até então, era tratado individualmente. E a base para que este processo de gestão de viagens e despesas funcione é o conhecimento, sendo que alguns dados sobre as viagens da empresa precisam ser amplamente explorados, como: informações sobre o viajante e seus hábitos; dados sobre as viagens realizadas nos últimos meses/anos; panorama do mercado de viagens; necessidades da empresa e seus negócios; e ainda as estratégias futuras da empresa e suas expectativas. Todos estes fatores compreendidos, explorados e alinhados, darão ao gestor a base para trabalhar seu programa de viagens.
Porém, sem a utilização de uma ferramenta de gestão de viagens e despesas, é muito difícil ter acesso a todas estas informações. Já com o apoio de uma solução, todos os dados relacionados às viagens da empresa estarão armazenados na base da OBT (Online Booking Tool), facilitando a compreensão de como as viagens tem se comportado nos últimos períodos. Cubos, dashboards e relatórios gerados pela solução apontam desde onde estão os principais desvios de políticas de viagem, onde estão os maiores gargalos, onde se tem gasto mais com multas e remarcações, passando por onde os acordos com fornecedores são mais efetivos, onde estão os maiores volumes de viagens, e até como se comportam as despesas de viagens e quais as maiores despesas. Existem poderosas ferramentas disponíveis no mercado e seu uso, alinhado aos processos citados acima, colocam o programa de viagens e despesas da empresa em ação, gerando economia financeira e redução de custos.
Assim, forma-se um ciclo: A empresa possui um bom programa de viagens, apoiado por uma poderosa ferramenta de gestão. Esta ferramenta ajuda na aplicação do programa e gera novos dados e análises para que o programa seja constantemente melhorado e adaptado às estratégias da empresa e às suas necessidades. Inclusive, existem estatísticas que apontam que a combinação de uma ferramenta de gestão de viagens e despesas com um bom programa de viagens geram economias financeiras de 10 a 35% nas viagens corporativas. Um grande número em épocas de crises.
Portanto, as viagens diminuirão em épocas de crises e, muitas vezes, serão até substituídas por outras ferramentas que possibilitam reuniões não presenciais. Mas a profunda transformação é a forma de geri-las, o que possibilita um processo de viagens mais eficiente, com menos custos e mais satisfação dos viajantes. E isto só é possível através de uma ferramenta tecnológica que apoie este processo e também seja integrada a todos os sistemas legados da empresa (ERP, RH, CRM), gerando um processo rápido, confiável, enxuto e linear.
(*) Aoron Beyer é gerente de produtos para o mercado de turismo da Benner Sistemas