Shadow IT – o que é e como lidar com este fenômeno dentro das empresas

A IDC prevê que as despesas com Tecnologia da Informação e Telecom (TIC) somarão US$ 175 bilhões somente neste ano...

A IDC prevê que as despesas com Tecnologia da Informação e Telecom (TIC) somarão US$ 175 bilhões somente neste ano de 2014 no Brasil. O crescimento previsto, de 9,2%, deverá ser impulsionado por projetos relacionados à Terceira Plataforma, apoiada nos pilares social mídia, mobilidade, Big Data e, claro, cloud computing. Os números reafirmam o que já sabemos: a nuvem veio para ficar.

Ainda de acordo com a IDC, US$ 6 bilhões destes US$ 175 bilhões serão gastos por outras áreas das empresas e não necessariamente pelo departamento de TI ? antigamente único setor responsável por direcionar os investimentos em tecnologia. Ou seja, pela facilidade, os executivos de negócios passaram a adquirir serviços diretamente, sem consultar o CIO da companhia. Esse movimento crescente converge para a chamada Shadow IT ou TI Invisível, fenômeno que engloba todas as tecnologias adquiridas por diferentes áreas de negócios das organizações com seus próprios orçamentos.

Como as aquisições não exigem grandes ou complexos processos ? nem mesmo de adaptação, inúmeros serviços baseados em nuvem são adquiridos sem o conhecimento do time de TI. São sistemas adicionais instalados como, por exemplo, um navegador que o usuário considera ter a interface mais amigável ou um aplicativo que ele já utiliza para organização pessoal e deseja expandir sua funcionalidade para o trabalho. Um estudo da McAfee, conduzido pela unidade Stratecast da Frost&Sullivan, reforça a tendência da Shadow IT ao apontar que 81% dos funcionários da linha de negócios e 83% das equipes de TI admitem usar softwares não aprovados pela corporação.

A instalação de diferentes sistemas, sem aprovação prévia, pode culminar em problemas, como falhas de conectividade e segurança. É preciso que o CIO e sua equipe tomem algumas iniciativas para controlar a Shadow IT. Monitorar de perto a rede é o primeiro e mais simples passo. Este controle pode ser incorporado à rotina e permitirá detectar novos dispositivos ou serviços adquiridos e/ou baixados. Com estas informações é possível entender quais as necessidades específicas de cada área de negócios e, então, oferecer alternativas mais indicadas aos recursos.

É cada vez mais comum que os profissionais acessem remotamente dados empresariais e é preciso gerenciar, também, esta questão da mobilidade. É necessário ter certeza de que a companhia provê alternativas móveis aos seus colaboradores, caso contrário, eles poderão encontrar as que mais lhes convém. Compartilhar uma lista de softwares e aplicações pré-aprovadas é outra dica bem eficaz. Com opções, os profissionais tomarão decisões mais assertivas, com respaldo e certeza de que não oferecerão qualquer risco de segurança para a organização.  

Pequenas medidas como estas trarão os executivos para perto do CIO e essa independência tecnológica das áreas poderá ser contornada. A aproximação, além de manter a relevância do departamento de TI, também dará visibilidade estratégica do setor para a empresa. A tecnologia é parte do dia-a-dia dentro e fora das companhias e o time de TI passou a ser uma consultoria dentro das organizações. Os executivos? Além de serem parceiros, agora devem ser encarados também como clientes e o CIO deve guiá-los para as melhores práticas de uso da tecnologia, já que ele possui este conhecimento. Mais do que nunca, CIO, uma visão estratégica do todo é fundamental.

* Francisco Pinto, vice-presidente da Silver Peak para América Latina