Com a integração da Arquivei, empresas como a VIA, iFood e Habibs já experimentaram uma evolução significativa em suas operações. Automatizando tarefas rotineiras e garantindo a precisão dos dados, elas puderam direcionar seus esforços para áreas mais estratégicas do negócio, reduzindo riscos e custos das operações.

O ERP é a espinha dorsal do negócio e é excelente para inúmeras tarefas, entretanto, ainda há alguns gargalos operacionais que interferem na redução de custos e eficiência operacional. Para isso, há soluções no mercado que facilitam os processos e oferecem o melhor para os dois mundos: a melhora do uso do ERP que a empresa já investe e o ganho operacional e estratégico.

Seja uma operação em crescimento de e-commerce, uma indústria ou grande multinacional - o foco em eficiência operacional para controle financeiro, com gestão de gastos e retorno financeiro, além de garantir compliance fiscal é necessária para se manter competitivo no mercado brasileiro com tantos desafios e mudanças. Para isso, as empresas modernas já não decidem se vão contratar somente um ERP e buscam soluções que complementam o ERP com integrações para alcançar total.

Empresas como VIA, iFood e Habibs, por exemplo, já aproveitam os benefícios da integração com o ERP, automatizando processos e garantindo consistência de dados por meio de soluções como a Arquivei, plataforma de gestão fiscal e financeira que integra com ERPs como SAP e TOTVS. Ambas as soluções representam um alto investimento para as empresas, que pode ser maximizado com as tecnologias adequadas, reduzindo o impacto sobre a equipe de TI e beneficiando processos fiscais, financeiros, de contas a pagar e de compras (P2P).

Os gargalos do ERP aparecem na visibilidade limitadas em gastos corporativos desde o pedido de compra, passando pelo processamento da fatura até o pagamento do fornecedor e nas pilhas de papelada, pagamentos duplicados e multas por atraso. A bola de neve se forma quando a escrituração precisa passar por retificações por conta de erros ou falta de informações, como XMLs não escriturados.

Muitas vezes o ERP não consegue atender todo essa completude de processos de forma automática resultando em tarefas manuais, como digitar nota a nota, cadastros, informações de entrada fiscal e física manualmente no sistema ERP, além de exigir mais recurso humano para suprir a quantidade de volume de informações diárias, toma tempo operacional e é passível a erros de digitação, levando a mais falhas no processo e segurança de informação para entregas importantes, como a escrituração e pagamentos de fornecedores. Esses erros a curto e longo prazo podem acarretar problemas graves como multas, desequilíbrio financeiro e inconsistência contábil.

A proposta de potencializar o uso de ERPs, auxilia no processamento de informações, automatização de etapas, como: tradução e normalização do XML para o dicionário parametrizado, no acompanhamento do status do documento fiscal e dos responsáveis definidos no SLA, nas validações sinalizando erros a serem tratados antes do lançamento, nas validações de unidades de conversões, materiais e regras, atividades executadas de forma automática individualmente ou massiva, nas validações de pedido, nas conferências, nas manifestações. Esses são só alguns exemplos de quais etapas e processos podem ser solucionados.

“Otimização do tempo e processos é o principal ganho, além de eliminar um grande número de intervenções humanas durante a rotina. A entrada de uma nota fiscal levava de 15 a 30 minutos quando era feita manualmente, a depender do número de itens. Atualmente, este tempo está girando em torno de 2 a 5 minutos.”. Uma empresa de sistemas de freio e tração, utiliza o software próprio da Arquivei, o MonitorDFe, para o ERP Protheus da TOTVS que permite a inserção 100% automática e parametrizada dos documentos fiscais capturadas pela plataforma Arquivei no ERP.

Além da automação de processos e etapas, a consulta de NFe por ERPs é comum, mas apresentam muitas falhas pela forma que é consultada. Quando o assunto é NFSe, o problema é ainda maior pela falta de padronização e dificuldade para centralizar. Para isso, a plataforma Arquivei integra diretamente no WebService da Sefaz, com cobertura de todas as prefeituras do país e outras tecnologias para garantir a captura de NFe, CTe, NFSe, CFe-Sat e outros documentos e integrá-los aos ERPs das empresas, independente do volume de XMLs recebidos.

Para pequenas e médias empresas, que utilizam outros ERPs, como Bling, Tiny, Omie e a solução apresenta integrações que potencializa o uso de facilitando a gestão fiscal e financeira. Atualmente, a empresa atende SAP ECC e SAP S/4 HANA e Protheus, DataSul e RM da TOTVS. A depender do negócio e ERP, a integração pode ser via API, RPA e add-on tanto para instalações On Premise, RISE ou HEC. A Arquivei enxerga os ERPs como parceiros para cooperar com o crescimento das empresas brasileiras, facilitando a vida de profissionais e impulsionando resultados.

Falando sobre essa solução, o Robson Sabino, profissional de TI há 20 anos, responsável pela área de pré-vendas e parcerias na Arquivei, destaca: "Nossa missão é simplificar a vida das empresas, e essa integração é um passo significativo nesse sentido. Ao eliminar a entrada manual de dados e garantir a consistência das informações, estamos capacitando nossos clientes a alcançarem novos níveis de eficiência operacional."

Com a integração da Arquivei, empresas como a VIA, iFood e Habibs já experimentaram uma evolução significativa em suas operações. Automatizando tarefas rotineiras e garantindo a precisão dos dados, elas puderam direcionar seus esforços para áreas mais estratégicas do negócio, reduzindo riscos e custos das operações.

Se a empresa está em busca de soluções para potencializar o ERP e impulsionar a eficiência da operação, a integração da Arquivei é a resposta. Para saber mais sobre como essa tecnologia pode beneficiar PMEs e grandes negócios, visite o site da Arquivei hoje mesmo e fale com um especialista.

Além disso, a Arquivei tem presença confirmada no ERP Summit para aprofundar ainda sobre como potencializar seu investimento eliminando processos manuais e gargalos ao potencializar o uso do ERP. A palestra será na Arena Forest, dia 18/03 às 14h10. Visite o estande da Arquivei e entenda mais sobre integrações com ERP.