A tecnologia a favor do setor Educacional

Confira o artigo de Ricardo Nunes, CEO da TRIYO Tecnologia

O mercado educacional está em pleno crescimento. Segundo o IPC Maps, em 2023, o segmento possuía 764.796 unidades instaladas no Brasil e movimentou cerca de R$ 220,5 bilhões. Somente os cursos de graduação e sequenciais de formação específica eram 2.595 instituições de ensino, 2.283 sendo privadas (87.9%) e 312 públicas (12.1%), segundo o Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep).

No entanto, com o crescimento, também aparecem os diversos desafios do setor. Entre eles, manter a qualidade do ensino, se adaptar rapidamente às mudanças do mercado, ensino à distância, a retenção de alunos e professores, atualização tecnológica e gestão administrativa.

Gerenciar todas essas variantes não é uma tarefa fácil e contar com a tecnologia pode ser um grande diferencial competitivo.

Um sistema de gestão ERP com funcionalidades voltadas às necessidades do setor educacional pode ajudar tanto na operação, quanto na elaboração de estratégias ao fornecer relatórios atualizados e com dados confiáveis para a tomada de decisão. Além disso, o ERP possibilita a automação de processos, eliminando tarefas comumente manuais promovendo a agilidade e a eficiência, redução de erros e falhas que comprometem a gestão. Um exemplo prático é o da gestão de matrículas e registros de alunos que, com o ERP, não dependerá mais de processos manuais e papéis.

Ao centralizar a administração da escola, o ERP facilita o compartilhamento de informações entre os departamentos acadêmicos, administrativos e financeiros. Dessa maneira, elimina duplicidades e erros frequentes encontrados em sistemas distintos.

O sistema ERP para escolas oferece uma série de vantagens significativas e proporciona uma visão estratégica dos processos da instituição. A implementação traz diversas melhorias – desde uma gestão financeira eficiente até a otimização de processos e o controle da inadimplência, já que ao centralizar todos os dados da instituição, ele dá um panorama geral do negócio.

Com o sistema de gestão, as instituições têm uma visão ampla de todos os processos a serem administrados: financeiro, fluxo de caixa, cobrança, inadimplências, emissão de notas fiscais e processos que se integram e geram um fluxo de trabalho mais eficiente e fluido e com maior segurança no tráfego de informações.

Na gestão escolar, o ERP pode ser utilizado por todos os envolvidos nos processos educacionais – desde professores até gestores e funcionários administrativos.

Nas salas de aula, o sistema é útil para registrar avaliações, dar notas que ficam disponíveis on-line e com maior rapidez. O software também atua na organização do calendário de aulas e das metodologias utilizadas. Desse modo, possibilita que os profissionais registrem documentos importantes de forma transparente e acessível a todos.

Processos burocráticos, como as matrículas dos alunos, são facilmente gerenciados pelo ERP que simplifica e agiliza os procedimentos administrativos como o gerenciamento de salários da equipe, boletos e notas fiscais dos pagamentos dos alunos. Além disso, gera relatórios sobre a situação financeira e contábil da escola. Assim, fornece insights relevantes para a análise e a tomada de decisão dos gestores.

Na parte operacional, também é possível gerenciar o controle de estoque de materiais, equipamentos, biblioteca, assim como prazos de entregas fiscais.

Ele também é uma ferramenta poderosa para melhorar a comunicação entre a escola e os pais dos alunos através de envio de comunicados, fortalecendo a transparência e a parceria entre a escola e a família no desenvolvimento dos estudantes. Mas, um dos seus principais diferenciais está no acompanhamento acadêmico dos alunos ao longo do tempo. Isso porque registra notas, frequência, comportamento, participação em atividades extracurriculares e outras informações relevantes.

A partir dessas informações, gera relatórios e análises detalhadas sobre o progresso de cada aluno. Por meio deles, os professores identificam áreas de dificuldade e oferecem suporte e orientação personalizados.

São muitos os benefícios da tecnologia dentro das escolas, por isso, ao escolher qual melhor se adequa às suas necessidades é importante seguir alguns passos:

· Faça uma análise detalhada da situação da escola.

· Levante quais são as necessidades que podem ser atendidas pelo software.

· Defina os módulos e as funcionalidades indispensáveis.

· Analise se o ERP está disponível também na versão mobile.

· Avalie o custo-benefício da ferramenta.

· Verifique estrutura, suporte e soluções de empresas fornecedoras de ERP e escolha aquela que garanta expertise e a qualidade do serviço oferecido.