4 pilares da implantação de um ERP
Um sistema ERP integra muitos setores, desde operacional, estratégico, administrativo e back office.
Na matéria dessa semana separamos os principais 4 principais pilares para ter sucesso em uma implantação de ERP.
Um projeto de implantação de um sistema ERP precisa da colaboração de toda a empresa. Ele integra muitos setores, desde operacional, estratégico, administrativo e back office. A ferramenta é indispensável para quem busca o aumento de produtividade e eficiência, o acesso facilitado e interconectado dos dados do negócio e o controle total dos processos.
Para que tudo seja executado de forma mais eficiente e com menos impacto, um bom planejamento é fundamental, ter objetivos claros e um plano de implantação, colabora para que o processo ocorra de modo linear com o mínimo de contratempos.
Além de garantir que os aspectos técnicos do sistema sejam seguidos corretamente, a implantação do sistema ERP deve se concentrar no gerenciamento dessas mudanças, fazendo com que as necessidades da empresa sejam consideradas em cada etapa e que todos os usuários sejam muito bem treinados para usar o sistema.
Para basear esse planejamento, dividimos ele em 4 pilares fundamentais, que quando tratado de forma correta e seguindo o planejamento, minimizam os impactos dessa transformação e reduzem significativamente os riscos dos negócios da empresa que estão em andamento durante esse período.
- Solução Técnica
Esse é um pilar que engloba um conjunto de gradativas entregas que fazem parte do planejamento de um projeto de sistema ERP. Todo esse conjunto vai montando um quebra cabeça para que no final, tudo esteja em perfeito funcionamento. Eles estão exemplificados assim:
- Processos de negócios configurados e validados
- Eventuais customizações desenvolvidas e validadas. Nesse ponto entram os relatórios, automações de processos.
- Servidores Cloud instalados e validados
- Integrações com sistemas periféricos, que a empresa já utiliza, validados e em perfeito funcionamento.
- Usuários cadastrados e com as devidas permissões configuradas.
2. Dados
Esse é um ponto importantíssimo da implantação. Ele é o que gira o sistema, é o que define a importância, o sucesso e a continuidade de um sistema.
Um sistema é alimentado com os dados que são colocados nele. É isso que faz ele rodar, faz ele trabalhar e entregar o resultado que se espera. Em um projeto de implantação, geralmente utiliza-se os dados que já estão sendo alimentados no sistema atual, e faz-se cargas de dados em etapas até que todos sejam transferidos ao novo sistema ERP.
Esses são classificados em 3 tipos:
Dados mestres: São dados mais genéricos, sem muita especificação, os que são utilizados de forma genérica antes de sofrerem suas customizações. Dentre eles podemos citar: cadastro de materiais, cadastro de clientes e fornecedores, roteiro de produção, estoque e assuntos sempre de forma genérica.
Dados transacionais: talvez esse seja o ponto mais sensível do processo. Pois aqui engloba tudo que está em “transito”. Toda a informação que está rodando nesse momento, exemplos: ordens de produção e pedidos em andamentos, partidas de clientes e fornecedores, saldos de estoque ou saldos contábeis, tudo que está em processamento naquele momento.
Dados históricos: São informações de cunho histórico mesmo. Aqui vai depender muito da necessidade de carregar esse tipo de informação ou não. Geralmente esses dados não são trazidos ao novo sistema, dado ao esforço e não justifica os benefícios de fazê-lo. Aqui a solução é deixar o sistema atual para consulta durante um período ou mesmo fazer um sistema de análise de dados (BI):
3. Pessoas
As pessoas são sempre partes importantes em todos setores dentro de uma organização, sem isso, pouquíssimas demandas são atendidas. iríamos ser um dos principais pilares para fazer o processo acontecer. Aqui podemos dividir em dois grandes grupos: os usuários que farão parte do processo do início ao fim e os que receberam o projeto executado; ambas são importantíssimas para a conclusão do projeto bem sucedido.
4. Negócio
Nesse pilar, se costuma pontuar ações de negócios que precisam acontecer durante o processo de implantação. Separamos dois dos maiores pontos a serem analisados.
Impactos organizacionais: Aqui entram pontos que precisam ser melhorados com a entrada da nova solução, quais as dores que esse novo sistema precisa sanar quando entrar em operação. O que foi a mola propulsora para a troca do sistema antigo para o sistema atual. Aqui o sistema vai entrar em vigência já com essa nova roupagem e entregando o que precisa. Os impactos precisam ser tratados para que no momento da entrada em produção não sejam barreiras para a utilização do novo sistema.
Plano de transição: Nesse plano estão mapeadas todas as ações que vão proporcionar maior facilidade na entrada em produção e redução de riscos ao negócio na virada de chave para o novo sistema ERP. Tudo aqui será pensado para amenizar as possíveis intempéries que uma virada do sistema pode gerar. Trazendo assim confiança, agilidade e embasamento para essa mudança.
A partir desse cenário é possível implementar um sistema de gestão que facilitará a manutenção do controle de todos os departamentos e processos. Além, é claro, de promover a automação de processos. Desse modo, a companhia poderá atingir suas metas e se desenvolver cada vez mais.
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