3 dicas definitivas para calcular o ROI do seu software

Com estas dicas definitivas será muito mais simples chegar no cálculo do ROI do seu software de gestão.

Retorno sobre investimento é o desejo de todos os empresários, ainda mais quando se fala em sistemas de gestão. 

Porém, existe uma grande dificuldade para mensurar algo assim tão intangível, como, por exemplo, um ERP (Enterprise Resource Planning).

Mas a boa notícia é que possível e de certa forma até simples calcular o ROI (Return of investment | Retorno sobre Investimento), na aquisição e utilização de sistemas.

Ou seja, conseguimos aplicar o cálculo tanto em novas aquisições quanto em otimização do uso do software empresarial atual.

Como qualquer investimento, tudo que se deseja é o retorno, que o montante investido gere valor e retorne para seus investidores, ou por meio de maiores lucros, ou pela redução de custos, de qualquer forma se obtém margens maiores e o retorno do investimento.

ROI significa Retorno sobre o Investimento: A sua composição é simples de calcular. Basicamente o montante investido (por exemplo 100), subtraído pelo valor pago (por exemplo 80) / dividido pelo custo do investimento multiplicado por 100 (x 100). 100-80/100 = 20/100 = 0,2 multiplicado por 100 = 20% de ROI.

No ROI sobre software parte-se do princípio que o valor de investimento é facilmente obtido.

Na aquisição: Calcula-se os valores de licenças, serviços de implantação, manutenção, mensalidades de hospedagem (se for cloud) multiplicado por pelo menos 36 meses, custos de licenças de bancos de dados e sistemas operacionais, horas de coordenação pela equipe do cliente e de gestão de projetos, o tempo de dedicação em reuniões e treinamentos pelos key-users e end-users também devem estar no cálculo para assim chegar num valor mais próximo do real do capital a ser investido no software.

Quando já se usa o sistema: Se já se usa o software pode ser ligeiramente complicado reavivar as horas em reunião, pode-se fazer um cálculo da mensalidade, manutenção, ou seja, o custo mensal multiplicado por 5 anos (60 meses) para assim chegar no montante de investimento para manter o ERP.

Sendo assim, a primeira dica é calcular o valor do investimento completo.

Continuando o cálculo do ROI do seu ERP ou para qualquer software empresarial, é necessário entender que nos processos operacionais existem os que podemos chamar de documentos formalizadores de processos.

Exemplos destes documentos, temos tais como;

• Pedidos de Compras;

• Pedidos de Vendas;

• Orçamentos;

• Contratos;

• Tickets de atendimento;

• Notas Fiscais;

• Processos seletivos;

• Candidatos entrevistados;

• Romaneios;

• Entregas;

• Títulos a receber;

• Títulos a pagar;

• Movimentações de estoques;

• Requisição de Materiais;

• Ordens de produção;

• Apontamentos produtivos;

Enfim, todos os documentos gerados pelos processos automatizados pelo sistema de gestão.

Calculando o volume destes documentos, por exemplo, uma área de compras gera 450 pedidos de compras para suprir toda a demanda de uma fábrica, para gerar estes 450 pedidos de compras investe-se de forma geral 3 tipos de insumos

Insumos investidos nos processos de negócios

Investimos tempo (as horas dos compradores e todo time neste processo), logística (telefone, visitas, combustível, custo do espaço de trabalho, impressões, etc) e ferramentas (valor por usuário na utilização de sistemas de gestão, custo de contas de e-mail, aplicativos de informática entre outros necessários para a boa execução dos trabalhos).

Também é necessário mensurar outros indicadores para calcular o retorno sobre o software, tais como:

• Redução na inadimplência por conta da precisão no processo de liberação de crédito;

• Aumento do Faturamento devido a melhores ferramentas e agilidade na ponta, ou melhor, na mão da equipe de vendas;

• Maiores margens nas vendas devido a uma ajustada alçada de descontos;

• Cobranças mais ágeis por controle de devedores em tempo útil menor;

• Aumento do giro no estoque trazendo menor obsolescência de produtos;

• Redução na perda de matéria-prima no controle produtivo;

• Ampliação do desconto médio recebido pelos fornecedores devido a maior planejamento de consumo;

• Enfim, alguns indicadores empresariais que devem ser acompanhados antes e depois do processo de implantação, ou otimização (no caso da empresa já usar um software empresarial) da empresa.

A segunda dica é obter os custos unitários de documentos gerados pelos processos e também os principais indicadores empresariais.

Com base em todos esses valores chegar no custo unitário por documento formalizador do processo automatizado, seguindo o exemplo chega-se ao valor hipotético de R$ 80,00 por pedido de compra e entender que o desconto médio dado pelos fornecedores é de 14,6%. 

Se a empresa está adquirindo um sistema ou se ela já usa um ERP, da mesma forma, a empresa deve fazer as contas dos custos acima para ter subsídio para calcular o ROI na área de software.

E agora chegamos na última fase do cálculo do retorno sobre o software.

Recapitulando, temos os valores de investimento no software (na aquisição ou já adquirido), e os indicadores empresariais e custo unitário por documento formalizado do processo operacional. 

O maior trabalho já foi feito

A parte mais trabalhosa para se chegar no cálculo de retorno do investimento sobre o software aconteceu nas duas dicas acima, somar custos e investimentos e gerir indicadores, após este trabalho feito, é necessário “tirar uma foto” antes da implantação ou da otimização do sistema atual.

A terceira e última dica é fazer a mensuração de todos esses valores e números acumulados.

Após o uso do sistema implantado ou otimizado, dado o tempo de estabilização dos processos, agora é simples chegar no cálculo do retorno sobre o investimento, que pode ser positivo ou negativo, dependendo dos recursos empreendidos no processo de seleção ou na eficiência da consultoria de otimização do software.

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