Planejamento de compras: Como um ERP pode te ajudar?

O planejamento de compras é essencial para a saúde financeira da sua indústria, bem como para a eficiência da sua produção. Afinal,...

O planejamento de compras é essencial para a saúde financeira da sua indústria, bem como para a eficiência da sua produção.

Afinal, as decisões tomadas nesse processo influenciam diretamente a qualidade de suas entregas, seus custos e sua porcentagem de lucro, entre outros aspectos importantes para a competitividade e o desenvolvimento do seu negócio.

Muitos gestores ainda não têm clareza sobre as melhores estratégias de organização e análise para otimizar a rotina do departamento de compras, mas a implantação de um sistema de gestão com foco nos processos industriais é a chave para garantir informações confiáveis e precisas, tanto para as fases de planejamento como de acompanhamento.

Conheça as principais funcionalidades de um ERP que podem contribuir com o trabalho da sua equipe de compras!

1. Integração com as necessidades do plano de produção

Com integração automática ao módulo de MRPII (Manufacturing Resources Planning – Planejamento dos Recursos de Manufatura), o módulo de Compras de um ERP é capaz de analisar e encaminhar as necessidades de recursos e matéria-prima geradas para cada plano de produção.

Assim, é possível operar com um estoque minimizado, porém, com alta disponibilidade dos principais produtos de maior demanda, reduzindo as ocorrências de falta de insumos, problemas com os prazos de entrega e os desperdícios no processo produtivo.

2. Políticas automáticas de ressuprimento

Um sistema de gestão para indústrias também é capaz de estabelecer políticas automáticas de ressuprimento a partir da integração com o módulo de Estoque, fornecendo informações confiáveis e atualizadas em tempo real para o seu planejamento de compras.

Essa funcionalidade facilita a rotina de cotação, negociação e acompanhamento dos pedidos, tratando diferentes unidades de medida e formas de fornecimento. Além disso, o módulo de Compras atua com requisições manuais, garantindo segurança e rastreabilidade para o encaminhamento de seus pedidos de mercadorias e serviços.

Dessa forma, sua indústria está preparada para avaliar os melhores momentos e modelos de ressuprimento conforme a rotina da sua produção, reduzindo os custos no processo de negociação com os fornecedores, bem como as ocorrências de compras emergenciais.

3. Planilha de cotação com preços e condições comerciais

Com um ERP, você controla listas de preços e fornecedores com agilidade, praticidade e segurança. As planilhas do módulo de compras, por exemplo, permitem a importação de listas e arquivos, de forma que você possa contar com todos os documentos e dados relevantes para o seu planejamento de compras em um só lugar.

Essa funcionalidade otimiza significativamente o trabalho de pesquisa de preços e condições comerciais, especialmente em processos que envolvem múltiplos itens e múltiplos fornecedores. Além disso, você ainda pode configurar o layout gráfico de seus pedidos conforme a sua preferência e seu fluxo de trabalho.

Nessa etapa, as requisições manuais também são submetidas à parametrização de aprovação, de forma a evitar cotações e compras não autorizadas. O número de assinaturas necessárias, bem como a hierarquia dos usuários aprovadores são definidos conforme a necessidade de cada cliente. A partir desse processo, o sistema valida o orçamento conforme o saldo disponível, evitando estouros no centro de custo, e então gera os pedidos automaticamente.

4. Certificação de fornecedores, produto a produto

Um ERP sistematiza a avaliação de fornecedores, certificando as parcerias com base nos históricos de cotação, compras e entregas. Assim, você consegue avaliar qual fornecedor geralmente atrasa com os pedidos e apresenta menor margem de negociação, ou problemas de qualidade, por exemplo.

Com informações detalhadas sobre os vínculos de seus fornecedores com os itens fornecidos, você garante agilidade e segurança nas tomadas de decisão, bem como no trâmite das cotações e dos recebimentos, estabelecendo parcerias assertivas e com melhor custo-benefício para a sua indústria!

5. Consultas e relatórios para acompanhamento

Uma das etapas mais importantes para fazer um bom planejamento de compras é analisar e acompanhar todas as movimentações, orçamentos, concessões e gastos do seu departamento, de forma a adequar o seu plano de aquisições com o saldo disponível, os pedidos que já estão em andamento, além dos que foram cancelados ou alterados, os movimentos previstos de compras e vendas, além das ordens de produção e controle de estoque.

Para otimizar todo esse processo, o ERP disponibiliza funcionalidades específicas para consultas e relatórios eficientes, com dados sempre atualizados em tempo real, integração automática e registro de documentos. Ou seja, além de agilidade e credibilidade em seu planejamento de compras, você também garante uma melhor comunicação com a sua equipe e com os seus fornecedores, evitando problemas ou desencontros em relação às entregas.

Agora, esses são apenas os recursos do módulo de compras de um ERP. Esse tipo de software ainda conta com diferentes funcionalidades que englobam desde o seu controle financeiro e contábil, até a sua engenharia de produção.