Empresas com operações distribuídas em escala nacional enfrentam um desafio recorrente: garantir controle, compliance e eficiência na gestão de despesas sem aumentar a burocracia para os colaboradores. Foi esse cenário que levou a Ipiranga a transformar seus processos de viagens e reembolsos, experiência compartilhada durante o SAP Concur Fusion Exchange Latam 2026.
Com equipes espalhadas por todo o país, alto volume de deslocamentos e uma operação altamente capilarizada, a companhia convivia com processos descentralizados, baixa integração entre áreas e dificuldade para consolidar informações de forma ágil. Além do retrabalho, a falta de uma solução especializada limitava a visibilidade sobre despesas e dificultava a aplicação consistente das políticas corporativas.
Segundo os executivos da empresa, o cenário anterior exigia diversas etapas manuais para a prestação de contas. Os colaboradores precisavam reunir comprovantes, digitalizar documentos e percorrer fluxos de aprovação que consumiam tempo sem necessariamente agregar valor ao processo. A consequência era uma operação com baixa rastreabilidade, dependência de controles operacionais e dificuldades para aprofundar análises sobre gastos corporativos.
A jornada de transformação começou há pouco mais de dois anos, inicialmente com foco em compliance e governança. Antes de automatizar processos, a companhia trabalhou no amadurecimento de políticas, procedimentos e controles internos, criando uma base mais sólida para garantir conformidade em toda a operação. A partir dessa estrutura, foi possível avançar para uma segunda etapa, voltada à eficiência operacional e à simplificação das rotinas relacionadas às despesas corporativas.
Com a adoção do SAP Concur, a empresa passou a substituir atividades manuais por fluxos automatizados, reduzindo etapas burocráticas e aumentando a visibilidade dos processos. A mudança também impactou diretamente a experiência dos colaboradores, que passaram a acompanhar suas solicitações de forma mais transparente e realizar a prestação de contas de maneira simplificada, incluindo o envio de comprovantes por imagem diretamente na plataforma.
De acordo com os participantes do painel, a flexibilidade da solução foi um dos fatores que contribuíram para o sucesso da iniciativa, permitindo adaptar os fluxos às necessidades de uma operação distribuída nacionalmente sem comprometer a governança. O resultado foi uma combinação entre maior agilidade, redução de inconsistências e melhor experiência para o usuário final.
Outro avanço importante ocorreu na área de auditoria. A empresa deixou para trás um modelo predominantemente reativo e passou a atuar de forma preventiva, utilizando recursos de automação e inteligência artificial para apoiar a validação de despesas e o cumprimento das políticas corporativas. Segundo os executivos, a mudança trouxe mais consistência aos controles internos, reduziu a dependência de análises manuais e contribuiu para tornar os processos mais imparciais e confiáveis.
A transformação também ampliou a capacidade analítica da organização. Com dados estruturados e integrados, a companhia passou a gerar informações mais qualificadas para apoiar decisões relacionadas a custos, viagens corporativas e conformidade. Além de aumentar a precisão na alocação de despesas, a nova abordagem permitiu identificar padrões, oportunidades de melhoria e potenciais riscos operacionais com maior antecedência.
Entre os benefícios observados pela empresa estão a redução de atividades operacionais, a simplificação da prestação de contas, o aumento da produtividade de colaboradores e gestores e a melhoria da qualidade dos dados utilizados na tomada de decisão. A combinação entre automação, inteligência artificial e governança também contribuiu para fortalecer a aderência às políticas internas e reduzir riscos relacionados ao controle de despesas.
Os resultados renderam à Ipiranga o reconhecimento de Excelência em Compliance durante o Fusion 2025. Para a companhia, porém, o principal ganho vai além da eficiência operacional. A evolução dos processos permitiu criar uma estrutura mais consistente para sustentar a governança corporativa em uma operação de grande escala, transformando a gestão de despesas em uma fonte estratégica de informação para o negócio.
