Como manter o ERP atualizado com as mudanças de lei?

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Constantes mudanças na legislação e avanços tecnológicos exigem que as empresas busquem manter seu sistema ERP atualizado.

Essa necessidade, contudo, causa bastante dúvidas.

No entanto, manter o software da sua companhia atualizado traz inúmeros benefícios, entre eles: maior conformidade com a lei, proteção dos dados e informações e, também, adição de funcionalidades que otimizam a produtividade do negócio.

Motivos para manter seu sistema ERP atualizado

Inicialmente, faz-se necessário entender a real importância de um sistema ERP atualizado. A atualização de um software traz inúmeros benefícios, como por exemplo, novas funcionalidades, alterações e implementações de dispositivos legais, correção de falhas entre outros. Destaco a seguir, alguns dos principais motivos para as atualizações de um programa.

Manter a compliance fiscal

Uma das principais razões para a atualização de um programa é manter-se em dia com as obrigações fiscais, tributárias, trabalhistas e previdenciárias. Atender todas as exigências legais estabelecidas pelas entidades fiscais —tais como: estadual e federal — é extremamente importante para o bom desenvolvimento e crescimento da organização.

Otimizar os processos

As atualizações permitem que os processos sejam otimizados, pois deixam as funcionalidades mais rápidas e simples ou, ainda, por meio de novas funcionalidades que podem dar uma resposta mais precisa às atividades desenvolvidas.

Garantir a segurança das informações

Com o avanço da tecnologia aumenta também a preocupação com a segurança dos dados e documentos digitais, uma vez que, muitas corporações já viram suas informações sigilosas serem hackeadas sem nada poderem fazer.

Diminuir o risco técnico

A modernização do sistema por meio de novas versões é a maneira como os fornecedores garantem uma boa gestão de todas as suas funcionalidades, módulos, integrações e customizações.

Aumentar sua competitividade

Uma corporação que conta com soluções mais modernas têm melhor visibilidade das informações, que permitem agilizar as ações e as tomadas das decisões. Além disso, com todo o seu negócio incorporado ao sistema ERP, conseguem acompanhar as tendências mais atuais, garantindo as melhores práticas no mercado, ou seja, as grandes inovações.

Isso por sua vez, possibilita alavancar as oportunidades de novos negócios aumentando, consequentemente, sua competitividade.

Riscos da desatualização de um ERP

Mas o que pode acontecer de fato se uma corporação não atualizar seu software ERP? Quais são os riscos da desatualização?

Pensando em cortar e economizar custos, gestores negligenciam esse procedimento tão importante. Uma solução de gerenciamento defasada prejudica o faturamento, pois podem acontecer rejeições na validação dos documentos fiscais — como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), por exemplo — pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

O envio das declarações acessórias — como o SPED e seus módulos, fiscal e contábil, por exemplo — também pode ser comprometido, caso qualquer parametrização ou o layout esteja em desacordo com a última versão estabelecida pela lei. De modo geral, o Fisco estabelece um prazo para as adaptações às novas alterações legais, que não sendo atendidas é passível de multa.

Outro fator importante, é que como a instituição é um organismo vivo e passa por constantes mudanças de influência interna e externa, precisa estabelecer uma cultura de atualizações periódicas do seu programa de gestão, bem como a adaptação as novas aplicações.

É nele que constam todas as informações relativas às atividades e operações da empresa, portanto, todos os envolvidos devem estar preparados para o procedimento de atualização. Caso contrário, há riscos de inconsistências das informações, aumento de retrabalhos entre outros, afetando diretamente o processo decisório e a lucratividade.

Cuidados que a empresa deve ter na atualização

Como você pode perceber até aqui, a atualização de um sistema ERP é fundamental para o bom desempenho do seu negócio e abre as portas para muitas oportunidades. Todavia, para que ela seja bem-sucedida é imprescindível ter alguns cuidados essenciais.

  • Conheça detalhadamente os processos da empresa: conhecer os processos da organização ajuda identificar quais são cobertos pelo programa e por onde os testes devem ser iniciados. Todos precisam ser mapeados, mesmo aqueles menos utilizados.
  • Tenha um ambiente de homologação: embora os fornecedores de ERP já executem testes, nas diversas fases do desenvolvimento, ter um ambiente próprio para homologar as atualizações antes de colocá-las em prática é um fator que pode determinar o seu sucesso ou fracasso.
  • Crie um plano de homologação envolvendo todas as áreas: todas as áreas devem ser envolvidas, cada uma com seu usuário-chave para validar e analisar o funcionamento dos processos que lhes correspondem, antes e após a atualização.
  • Teste a atualização em ambiente de produção: Depois de serem realizados os testes em ambiente de homologação, ainda se fazem necessários testes em ambiente de produção. Mesmo que a corporação opere suas atividades 24 horas por dia, 7 dias por semana e seja bem complicado para a equipe de TI conciliar esses testes, ainda assim, eles devem ser feitos.
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