Controle de estoque: como um sistema pode ajudar nesse processo?

Para uma empresa ter sucesso, ela precisa usar cada recurso da maneira mais eficiente possível.

Isso significa desde as pessoas, até os processos e os próprios materiais envolvidos. Por isso, a gestão de estoque é um ponto fundamental. Confira como fazer uma gestão de estoque eficiente e como um sistema pode ajudar neste processo.

Aplicando as técnicas e recolhendo o máximo de informação

Atualmente, existem diversas técnicas que podem ser aplicadas para fazer um controle eficiente de estoque. Por exemplo, um modelo muito famoso é o PEPS. Ou seja, o primeiro que entra é o primeiro que sai. Este modelo visa estabelecer uma linha de tempo no ciclo do estoque, garantindo a alta rotatividade dos produtos. Assim, diminuem problemas como prazos de validade.

Outra opção é o UEPS. Ou seja, o último que entra é o primeiro que sai. Neste caso, a natureza do produto não é tão considerada. O foco passa a ser o preço do último lote que entrou no estoque, que tem prioridade em relação aos que estão lá há um certo tempo.

Um modelo também bastante usado é o MPM, Média Ponderada Móvel, também conhecido como Preço Ponderado Móvel. Ele tem uma vantagem de ser fácil de implementar e não considera muito a questão do tempo. Para isso, o estoque é controlado de maneira contínua. Então, a cada aquisição, é feito um cálculo de custos que é dividido pelo total de produtos. Assim, os gestores têm uma ideia do preço médio estocado a cada momento da empresa.

Um dos desafios para fazer um bom controle de estoque é escolher o modelo que se adequa melhor a sua empresa. Outro grande desafio é ter as informações necessárias para manter esta gestão de qualidade.

No caso do controle de estoque, é preciso ter a quantidade específica de cada produto, além de determinar o momento da entrada e da saída de cada um. Assim, é possível determinar quanto de recurso financeiro está preso a um estoque parado, além do próprio volume de determinado produto.

Este ponto é o primeiro exemplo como o sistema pode ajudar muito neste processo. Não somente o sistema traz uma forma mais simples de armazenar e visualizar os dados, mas ele ainda pode fazer integração com outros aspectos da empresa, para atualizar os valores automaticamente. É claro que é preciso de um profissional para fazer a conferência, mas o sistema pode ajudar a fazer a parte mais burocrática da contabilização.

Por isso o sistema é uma ótima forma de complementar a política interna de organização do estoque. Em um período específico, que pode ser um pouco antes de cada compra, é importante verificar a organização dos produtos e conferir os números para que eles estejam de acordo com o esperado. Isso diminui o número de possíveis erros.

Planejando as compras com mais precisão

Além do controle de estoque ajudar a mensurar o recurso que existe em caixa, ele ainda ajuda a controlar outro pilar desta atividade: as compras.

O reabastecimento do estoque é um dos pontos fundamentais para uma gestão eficiente, e deve ser feito da maneira mais precisa possível. Isso significa não comprar mais do que necessário e antecipar as negociações para poder encontrar um preço e um prazo melhor.

Mais uma vez a informação é um insumo fundamental e, mais uma vez também, o sistema ajuda a encontrar esta resposta. Ele permite um histórico de transações que traz toda a movimentação de compra e venda em um determinado período. Assim, você pode mais facilmente precisar o momento da compra.

Por exemplo, certos produtos podem ser sazonais. Em alguns momentos isso é bem óbvio, mas ter uma visão mais ampla dos dados, ano após ano, permite que você enxergue estes padrões com mais facilidade. Portanto, se está se aproximando uma época em que determinado produto é muito pedido, você pode começar a trabalhar com os fornecedores para chegar no melhor preço.

O sistema ainda pode ajudar a fazer este controle de estoque a partir do volume de produtos. Por exemplo, ele pode perceber que a saída está alta demais ou que o volume está mais baixo do que um mínimo desejável. A partir disso, pode sugerir o momento ideal para fazer compras e garantir que você não vai ficar sem estoque.

O mesmo se aplica em sentido contrário. Os sistemas podem reconhecer se a venda está abaixo do esperado, historicamente. Neste caso, você pode fazer uma queima de estoque de determinado produto ou criar promoções em combinação com outros que saiam mais. Esta é uma forma de manter o giro de estoque e evitar que o produto apenas se desvalorize.

A negociação com o fornecedor

O último ponto para uma gestão eficiente é a gestão da relação com o fornecedor. Prefira sempre negociar com um fornecedor que seja flexível e jamais se coloque em uma posição muito desfavorável. Se você “precisa” comprar um produto agora, você provavelmente perderá muito poder de negociação.

Também busque ter mais de um fornecedor, pelo mesmo motivo. Neste caso, o sistema é mais uma fonte de informação. Ele pode ser um ambiente para armazenar os dados sobre o fornecedor, como o histórico de preços ou algum problema que possa ter ocorrido na entrega. Assim, não somente você tem mais poder de negociação, mas ainda pode verificar o número de ocorrências para entender se vale a pena manter este fornecedor.

Por isso, esta solução pode ser muito útil no controle de estoque da sua empresa. Primeiramente, o sistema traz para você todas as informações sobre o estoque, de forma bem detalhada e, ao mesmo tempo, acessível.

Para complementar, este recurso ainda pode desburocratizar algumas atividades, permitindo mais eficiência nos processos de controle e gestão. Por isso, não somente você tem o potencial para tomar as melhores decisões, mas também para fazer esse controle de forma mais fácil e eficiente. Felizmente, por conta da tecnologia é possível encontrar o sistema ideal para o controle do estoque do seu negócio. As soluções podem ser customizadas, com ferramentas customizadas para o que você precisa.