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A ConnectUse é uma empresa que desenvolve e comercializa soluções em nuvem voltadas à pequenas e médias empresas que desejam se organizar e crescer utilizando uma ferramenta simples, prática e ágil para suas operações do dia-a-dia, e fazer sua gestão com informações precisas e consistentes de forma descomplicada. ________________________________________

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A importância das definições iniciais para um sistema

Vai implantar ou está implantando um sistema? Este artigo é para você pensar sobre a importância da etapa de definições e cadastros.

 

Quando você contrata um sistema, sua expectativa é que ele resolva muitas operações de seu dia-a-dia, ajudando sua equipe ter produtividade e também te dê informações suficientes para análises e tomadas de decisões. Mas além disso, durante o processo de escolha deste sistema, você possivelmente viu funcionalidades que te encantaram e que poderiam ser aplicadas na sua empresa.

O tempo passa, e você se vê somente usando as rotinas básicas, deixando de lado as ferramentas de gestão e ainda fazendo controles adicionais. Aquilo que te brilhou os olhos ficou totalmente de lado. E tudo isso começou por uma causa simples, mas totalmente impactante: você não deu a atenção devida às definições iniciais do sistema.

As definições iniciais são aquelas que influenciam em como o sistema deve funcionar, que valores devem ir nos cadastros básicos e parâmetros. Elas serão utilizadas durante sua operação, que gerará informações para sua gestão.

Listo aqui algumas dicas para fazer boas definições:

  • Algumas delas podem parecer bobas, mas vão te gerar impacto em algum momento. Ex: usar maiúscula ou minúscula nos cadastros, quantos dígitos terão o código do produto. Conforme o volume de dados cresce, estas questões vão incomodá-lo. 
  • Reserve um tempo para isso dentro do projeto de implantação. Passar por esta etapa correndo pode fazer com que você gaste muito tempo no futuro tentando fazer com que as informações façam sentido.
  • Imagine o que deseja de relatórios operacionais e de gestão, com o maior nível de detalhe possível. Se já tiver exemplos, melhor.
  • Esta não é uma tarefa que pode ser simplesmente delegada a um colaborador. Ele pode te ajudar com preenchimento dos cadastros, levantamento de informações, mas a aprovação do conteúdo deve sempre passar pelo gestor.
  • Faça muitos testes antes de entrar em operação. Além de validar as rotinas do sistema e como seu processo irá funcionar dentro do sistema, você terá a oportunidade de visualizar os relatórios e consultas que deseja.

Enfim, a mensagem principal é que você seja "chato" na etapa de cadastros e definições no seu processo de implantação. Sua boa gestão e o melhor aproveitamento do seu sistema começará nesta atividade.

Sucesso!