7 benefícios da automação de processos

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automacaoprocessos artigo portalerp 4387565A competitividade no mercado é acirrada. Em grande parte dos setores, as empresas concorrem pela atenção e preferência do cliente.

E para conseguir atingir o alvo é preciso produzir mais, em menos tempo, com custos menores e com qualidade ainda melhor. Mas como fazer isso? Com a automação de processos, que traz vantagens para cumprir todas essas metas.

Automatizar processos nada mais é do que racionalizar e otimizar as atividades que geram os resultados de uma organização. Seu principal objetivo é "enxugar" a produção: reduzir o trabalho e o tempo utilizado para a execução, diminuir custos e substituir tarefas manuais por aplicações de software.

A automação alia tecnologia da informação e o gerenciamento de negócios para otimizar resultados e contribuir para o alcance de objetivos globais. Quando implementada, ela garante, de forma geral, uma produção mais rápida, que faz com que o cliente fique mais satisfeito com o recebimento de sua mercadoria ou serviço em um prazo menor.

Além disso, a qualidade é garantida, pois, em um sistema racionalizado, a quantidade de erros é menor (ou eles são corrigidos com mais facilidade) e o aperfeiçoamento da técnica favorece a redução de custos, já que tanto a diminuição de tempo quanto a menor incidência de erros poupam recursos. Finalmente, como a economia faz parte dos processos, o lucro é maior. 

Para esclarecer ainda mais como a automação de processos pode contribuir para os negócios, listo algumas vantagens específicas:

Fácil acesso e circulação da informação - Substituir atividades manuais por um software específico só traz benefícios. Com essa troca, as informações usadas pelo sistema ficam disponíveis a todos os setores da organização e é possível evitar que um departamento dependa do compartilhamento de dados realizado por outro. A consulta de informação é simplificada e as falhas de comunicação são minimizadas.  

Diminuição de custos de produção - Além de promover um processo mais racional e facilitar a correção de erros na medida em que eles aparecem, a automação gera economia considerável e reduz todo tipo de desperdício: de tempo, de dinheiro, de esforços e de recursos. Uma automação detalhada é capaz de mapear os processos e identificar tanto os pontos de ineficiência e desperdício quanto os gargalos que atrasam a produção. E as correções feitas a partir desses dados maximizam os resultados. 

Gestão segura e eficaz – A racionalização e a transparência dos processos, assim como a disponibilidade das informações organizadas em uma única plataforma, oferecem aos gestores uma visão mais abrangente do funcionamento da organização. A partir dessa nova perspectiva, a capacidade de compreender e integrar os processos internos e externos é ampliada, já que as decisões a serem tomadas passam a se basear em um escopo de conhecimentos mais efetivo.

Redução do tempo de trabalho – O tempo para a realização das tarefas é reduzido substancialmente, assim como a necessidade de realizar atividades puramente burocráticas ou manuais. Além disso, os colaboradores podem focar seus esforços em suas reais funções.

Novos investimentos em prospecção – Com a redução dos custos de produção, a empresa pode destinar seus recursos à conquista de novos clientes. Porém, ao mesmo tempo em que a automação de processos permite que isso aconteça, ela reduz a necessidade de investir em grandes ações de marketing. Parece contraditório, mas é simples: ao produzir mercadorias ou serviços de forma otimizada, a empresa consegue oferecer ao mercado um produto de melhor qualidade, preço mais acessível e entrega em um prazo mais curto. O resultado disso? A satisfação do cliente. E consumidor satisfeito, como se sabe, não apenas traz retorno, mas, principalmente, indica o serviço ao seu círculo de influência. Assim, a empresa "ganha" uma propaganda boca a boca eficiente.

Maior competitividade – Processos racionalizados e documentados facilitam a revisão permanente e, como consequência, os processos são aperfeiçoados. Fica mais fácil fazer alterações para agilizar a produção ou incorporar novas tecnologias. Isso leva à criação de um ciclo de aperfeiçoamento–avaliação–aperfeiçoamento. Além de atender o consumidor com mercadorias ou serviços de qualidade superior, a empresa desenvolve uma excelente reputação no mercado. O resultado é o aumento da lucratividade. 

Governança – Automatizar os processos de compras garante que todas as ações realizadas estejam em conformidade com as normas estabelecidas pela companhia. Tudo o que é feito no ambiente digital de uma plataforma eletrônica fica registrado para consulta posterior em um histórico, também usado para futuras auditorias.

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